Аналоги Notion: 11 инструментов для управления проектами и документами

Notion завоевал популярность благодаря своему лаконичному интерфейсу, простоте использования и широким возможностям. Этот сервис доступен на всех платформах, а его бесплатный тариф привлекает отсутствием значительных ограничений по функциям. Пользователи по достоинству оценили возможность строить рабочие процессы, организовывать личные дела и повышать продуктивность в одном приложении.

Однако с 9 сентября 2024 года Notion прекратил свою деятельность в России, и многие пользователи стали искать альтернативные решения. В статье мы расскажем о лучших заменах Notion, которые работают в России и помогают рационально организовать рабочие процессы. 

Чем заменить Notion?

Прежде чем выбрать подходящий инструмент для замены Notion, надо ответить на вопрос: 

Чего именно вы ждете от нового инструмента? Какие задачи вы решали с помощью Notion и какие потребности теперь необходимо удовлетворить. 

Это поможет сосредоточиться на нужном функционале и выбрать оптимальное решение. Например, если вы использовали Notion для создания списков дел, отслеживания задач и управления личными проектами, следует обратить внимание на сервисы с такими же функциями. А если вы вели базу знаний для хранения и ведения продуктовой документации, ищите инструменты с соответствующими возможностями.

Ниже представлен список аналогов Notion. Все плюсы и минусы описанных инструментов основаны на нашем опыте и анализе отзывов пользователей на публично доступных ресурсах. Мы стремимся предоставить объективную информацию, однако, поскольку каждый случай индивидуален, рекомендуем вам самостоятельно протестировать варианты и выбрать тот, который наилучшим образом будет соответствовать вашим потребностям.

1. Документерра

Документерра – специализированная платформа для продуктовой документации российского происхождения. Здесь есть все необходимые функции для создания, редактирования и публикации документации, поддержка управление версиями и многоязычной работы, а также интеграции с другими системами. Интуитивный интерфейс и единое пространство для различных типов документации, будь то база знаний, API-документация, онлайн-справки или руководства пользователя.

Какие задачи решает:

1. онлайн создание и поддержка баз знаний и выгрузка в различные форматы (CHM, PDF, DOCX, HTML),
2. публикация открытых и защищенных руководств во встроенном портале документации,
3. поддержка многоязычности,
4. технология единого источника,
5. совместная работа,
6. управление версиями,
7. управление правами доступа (как для авторов, так и для читателей),
8. аналитика,
9. интеграция с другими системами,
10. публикация API-документации,
11. брендирование.

Сложности и ограничения:

1. не является планировщиком задач,
2. нет ведения заметок, 
3. отсутствие мобильного приложения,
4. нет Markdown редактора (редактирование визуальное или HTML).

2. Yandex Wiki

Yandex Wiki позволяет хранить описания проектов и рабочие инструкции, форматировать текст с помощью Markdown, добавлять рисунки и таблицы. Вы можете открывать доступ к базе знаний для всех сотрудников или ограничивать его для личных заметок.

Какие задачи решает:

1. создание и поддержка баз знаний,
2. форматирование в формате Markdown,
3. отслеживание истории изменений,
4. управление списками задач из Tracker,
5. совместная работа,
6. управление правами доступа.

Сложности и ограничения:

1. отсутствие пробного периода,
2. недостаток расширенных функций,
3. для сложных проектов потребуется более специализированное решение,
4. ограничение в настройке доступа,
5. ограниченная интеграция с внешними инструментами,
6. сложный и неинтуитивный интерфейс, 
7. ограниченное количество форматов импорта.

3. Gramax

Gramax – бесплатное open source решение для создания и управления документацией. Для создания контента используется Markdown и Git, есть  комментирование в WYSIWYG-редакторе. Gramax упрощает работу с Docs as Code инструментами, позволяя сосредоточиться на написании и ревью материалов. Можно работать в браузере или скачать приложение.

Какие задачи решает:

1. управление документацией,
2. контроль истории изменений,
3. реализация docs as code,
4. ведение баз знаний,
5. офлайн режим.

Сложности и ограничения:

1. сложность освоения,
2. отсутствие мобильной версии,
3. не поддерживает единый вход,
4. ограниченные возможности совместного использования.

4. Minerva Knowledge

Minerva Knowledge —  система управления знаниями с быстрым поиском, исправлением опечаток и фильтрами. Она предлагает уведомления об изменениях и контроль за их прочтением сотрудниками, а также возможность использовать знания для создания обучающих курсов в Minerva Learn.

Какие задачи решает:

1. редактор с поддержкой совместного пользования,
2. поиск по контенту,
3. уведомления об изменениях,
4. точный поиск,
5. высокая масштабируемость,
6. совместная работа,
7. интеграции с другими инструментами.

Сложности и ограничения:

1. ограниченные функции для личного использования,
2. сложный при адаптации интерфейс, 
3. сложность миграции из других систем,
4. отсутствие таск-трекинга.

5. Eva Wiki

EvaWiki – часть платформы EvaTeam, предлагает функционал для создания и хранения корпоративной документации. Этот текстовый редактор напоминает Google Docs и поддерживает вложенную структуру, создание задач прямо из документа и сохранение в папках. Сервис поддерживает создание задач, документов и проектов.

Какие задачи решает:

1. создание и управление базами знаний,
2. совместная работа,
3. настройка прав доступа,
4. управление версиями,
5. аналитика,
6. шаблоны документов,
7. интеграция с корпоративными системами.  

Сложности и ограничения:

1. небольшое количество интеграций,
2. ограничения на тарифах (на базовом нет публичного доступа к документам),
3. проблемы с миграцией,
4. сложная адаптация к системе.

6. YouGile

YouGile – это простой инструмент (доступен в версиях SaaS и серверной) для управления задачами в больших командах. Имеет интуитивно понятный интерфейс. Также поддерживает неформальные коммуникации по задачам. Для обеспечения прозрачности предлагается гибкая система отчетов и детальная настройка прав доступа.

Какие задачи решает:

1. управление задачами и проектами,
2. управление правами доступа,
3. совместная работа,
4. CRM,
5. корпоративный мессенджер,
6. agile-доски.

Сложности и ограничения:

1. не подходит для ведения баз знаний и продуктовой документации,
2. ограниченные функции в бесплатной версии,
3. неудобный пользовательский интерфейс,
4. недостаток интеграций,
5. проблемы с производительностью,
6. ограниченные возможности аналитики.

7. ЛидерТаск

ЛидерТаск — это российский сервис, который предлагает инструменты для эффективной организации рабочего и личного пространства, помогая структурировать информацию и наводить порядок в делах. Сервис поддерживает создание списков дел, управление повторяющимися задачами, а также позволяет делегировать поручения и отслеживать их выполнение. Он включает канбан-доски для ведения проектов и интегрирован с календарем для детального планирования.

Какие задачи решает:

1. неограниченное количество проектов и задач,
2. совместная работа,
3. канбан-доски,
4. встроенные календарь для планирования,
5. подходит для персонального использования.

Сложности и ограничения:

1. не подходит для ведения продуктовой документации и баз знаний, 
2. ненадежная синхронизация между устройствами,
3. недостаточно гибкая сортировка задач,
4. нестабильная работа приложения,
5. нет интеграции с внешними календарями.

8. Yonote

Yonote – Этот российский сервис напоминает Notion. Он позволяет вести задачи, таблицы и документацию, создавать совместные документы, организовывать их в базу знаний и проводить мозговые штурмы на бесконечной доске.

Какие задачи решает:

1. управление проектами,
2. организация документации,
3. канбан-доски,
4. ведение календарей,
5. интеграции.

Сложности и ограничения:

1. базовые инструменты для оформления и форматирования текстов,
2. мало инструментов автоматизации,
3. нет статистики использования сервиса,
4. нет готовых шаблонов.

9. WEEEK

WEEEK — универсальная платформа для командной работы и личного использования, которая объединяет управление проектами, задачами, стратегическими планами и командной эффективностью. Платформа поддерживает интеграцию с более чем десятью внешними сервисами, такими как Miro и Figma, и предлагает гибкие настройки приватности для защиты информации. Отлично подходит для небольших и средних команд в различных областях.

Какие задачи решает:

1. управление проектами и задачами,
2. канбан-доски,
3. тайм-трекинг,
4. модуль аналитики,
5. CRM,
6. совместная работа,
7. интеграции с календарями.

Сложности и ограничения:

1. не является специализированным инструментом для создания продуктовой документации,
2. нельзя настраивать связи между страницами и проектами, 
3. нет условных тегов и поиска документов,
4. перегруженный и неудобный интерфейс.

10. Strive

Strive – это сервис для ведения канбан-досок, который помогает визуализировать задачи, назначать ответственных и отслеживать процесс. Он включает календари, таймлайны, списки и доски. Strive интегрируется с популярными сервисами, такими как Google Calendar и Telegram, поддерживает мобильные приложения и предлагает неограниченное хранилище.

Какие задачи решает:

1. управление проектами и задачами,
2. упрощенный интерфейс,
3. канбан-доски,
4. отслеживание действий пользователя в реальном времени,
5. управление доступом,
6. интерактивные пространства.

Сложности и ограничения:

1. не является инструментом для создания баз знаний и продуктовой документации,
2. ограниченная функциональность и кастомизация для сложных проектов,

1. недостаток интеграций,
2. ограниченные возможности масштабирования.

11. Kaiten

Kaiten — это инструмент для автоматизации процессов и управления задачами, который позволяет создавать задачи через мессенджеры, автоматически формировать карточки из чек-листов и управлять несколькими досками в одном пространстве. Инструмент также поддерживает тайм-менеджмент и отслеживание времени выполнения задач.

Какие задачи решает:

1. коллективный доступ,
2. создание досок с этапами работы,
3. поддержка документов и баз знаний,
4. интеграции с популярными сервисами (Jira, Trello, Slack),
5. модули для scrum и канбан-досок,
6. контроль и аналитика работы команды.

Сложности и ограничения:

1. не является решением для создания продуктовой документации, 
2. ограниченная функциональность для создания контента,
3. нет кастомизации,
4. инструменты для автоматизации доступны только в максимальных тарифах. 

* * *

На российском рынке существует множество аналогов Notion, каждый из которых предлагает свои уникальные возможности. Ключевое — выбрать инструмент, который точно соответствует вашим задачам, будь то управление списками дел или хранение продуктовой документации.

Важно пробовать бесплатные тарифы или пробные версии, чтобы оценить удобство использования и функциональные возможности сервиса перед окончательным выбором.