Регламент, как тяжёлое наследие прошлого

Начиная очередную работу по диагностике бизнес-процессов на предприятии заказчика, я прошу, в первую очередь, предоставить для изучения действующие на предприятии регламентирующие документы. К тому, что на поверку бОльшая часть регламентов оказывается недействующими, я уже привык. Но последний случай удивил и меня: руководитель юридического отдела не знала о существовании утверждённого по всем правилам «Приказа о порядке подготовки согласования и заключения договоров», переданного мне в качестве «действующего». Что уж тут говорить об исполнении этого Приказа ...

К сожалению, наличие килограммов и гигабайт утверждённой, но не действующей управленческой документации - это скорее правило, чем исключение для нашего бизнеса. Ещё более грустно, что многие руководители видят единственный способ повышения управляемости предприятия в наращивании массы этого бесполезного материала.

Откуда же берёт начало это заблуждение в пользе многостраничных, монструозных «локально-нормативных актов» и какая есть альтернатива?

В старые, добрые времена СССР создание регламентов был единственным способом управления предприятием. Однако, недостаточно было создать регламенты, их выполнение нужно было постоянно контролировать. Для этого на крупных государственных предприятиях создавались целые отделы контроля, которые занимались ручным сбором и анализом информации, совершенствованием регламентов. Такая система управления хотя и неэффективно, но работала.

С конца 80-х годов начался процесс строительства новой экономики. Одним из его результатов стало то, что создаваемые мелкие и средние коммерческие предприятия были неспособны содержать отделы контроля, для их оплаты просто не хватало прибыли. В результате текстовые регламенты, если и появлялись на таких предприятиях, оказывались неработоспособными, так как контролировать их исполнение было некому.

Типичным примером такого предприятия является мой заказчик, начальник юридического отдела которого до сих пор уверена, что правил по подготовке договоров в компании нет. Любопытно, что на том же предприятии есть «Регламент по работе с клиентами при возникновении просроченной дебиторской задолженности», который, по крайней мере частично, действовал. При этом «Регламент» совершенно не соответствовал высоким требованиям, предъявляемым виртуозами бумажного документооборота к регламентирующей документации.

А работал «Регламент» потому, что был поддержан средствами информационных технологий. Проще говоря, информационная система блокировала создание заказа клиенту, превысившему кредитный лимит. Вот так, безо всяких «локально-нормативных актов»...

Примерно 30 лет назад в развитых странах, и 20 лет назад в России предприятия стали использовать для управления бизнес-процессами средства информационных технологий (ИТ) - компьютеры и установленное на них управленческое программное обеспечение.

В 21 веке именно этот способ стал основным для повышения эффективности управления. Многостраничные регламенты стали совершенно не нужны, появились новые правила описания бизнес-процессов (нотации), основой которых стала графика, а не текст.

В современных нотациях регламенты исполняют лишь вспомогательную роль. Это текстовые документы, содержащие некоторые дополнительные данные, неуместные на графических диаграммах - нормативы, форматы данных, ответственность участников и т.д. и не более того.

Изменилась и методика внедрения бизнес-процессов. Если раньше упор делался на получении подписи (желательно кровью) участников бизнес-процессов на бумажной копии регламента, то теперь в центре процесса внедрения - обучение сотрудников за компьютерами по заранее разработанным сценариям и «Инструкциям операторов».

Хотя для пухлых текстовых регламентов в мире информационных технологий места нет, некоторые руководители упорно руководствуются отжившими методами, тратя время сотрудников на разработку многостраничных текстов и сваливая вину безуспешного внедрения на «безответственных» сотрудников.

Мой вам совет, уважаемые руководители: преодолейте инертность, забудьте о проклятом наследии прошлого и смело беритесь за внедрение информационных технологий для управления бизнес-процессами.