Данная заметка посвящена управлению коммуникациями проекта. Согласно PMBoK 4-й редакции, управление коммуникациями включает в себя следующие процессы: определение заинтересованных сторон проекта, планирование коммуникаций, распространение информации, управление ожиданиями заинтересованных сторон проекта и отчеты об исполнении. Практические рекомендации по управлению коммуникациями были изложены ранее, в данной же заметке, кратко, хотелось бы показать сложности и важность коммуникаций на проекте.
Если кто не знаком с дисциплиной управления проектами или ни разу не руководил работами по проекту, то область управления коммуникаций на проекте может показаться до смешного простой. Вроде, что в нее можно включить, определил, кто заинтересован в проекте и рассылаешь им информацию, ходишь на совещания и отчитываешься по проекту перед руководством. Все просто. Однако реализация хотя бы только перечисленных действий не так проста, как выглядит.
Начнем с того, что все процессы в управлении коммуникациями итеративны. Это означает, что вы не можете составить список заинтересованных сторон проекта и поставить галочку, что работа выполнена. Составив подобный список (реестр заинтересованных сторон проекта) вы обязаны следить за его актуальностью, т.е. вовремя изменять данные в списке, чтобы он содержал свежую информацию по заинтересованным сторонам проекта, иначе можно его и не составлять. Это сильно добавляет работы, если учесть, что подобные действия вам необходимо выполнять не только с реестром заинтересованных лиц, а также, что заинтересованных лиц на проекте может быть множество. Кроме того, большинство коммуникаций на проекте необходимо продумывать, т.е. вам нужно спланировать их наиболее оптимальным образом и выполнить в соответствии с планом. Даже такое простое действие как проведение встреч и совещаний требуем тщательной подготовки, впрочем, об этом в другой статье. Помимо итеративности процессов управления коммуникациями и тщательности подготовки действий, стоит обратить внимание на разнообразие форм коммуникаций и навыков коммуникаций. Например, формы коммуникаций могут включать в себя внутренние коммуникации, формальные, письменные, официальные и прочие коммуникации. Также для грамотных коммуникаций, менеджер проекта должен иметь навыки коммуникаций, например, умение слушать, проводить переговоры и умение убеждать, и это лишь примеры множества подобных навыков.
Много, очень много времени и нервов тратится на управление конфликтами. Менеджеру проектов, который по статистике до 70% времени уделяет коммуникациям в ходе проекта, приходится много общаться с разными людьми. У каждого из них есть какая-либо заинтересованность в проекте либо в работах по проекту, причем зачастую интересы разных людей противоположны друг другу. И менеджер проектов должен сбалансировать эти интересы в проекте. Также стоит учитывать, что менеджеру проекта необходимо железное терпение, т.к. именно ему приходится подстраиваться под других. Именно менеджер проекта выбирает способы коммуникаций наиболее удобные для других, а не для себя.
Что же произойдет, если не выполнять все эти действия, которые необходимы для эффективного управления коммуникациями? Например, если не составлять и не актуализировать реестр заинтересованных сторон, можно забыть выслать кому-либо из них важную информацию. Представьте себе, что произойдет, если вы забудете при разработке прототипа ERP системы про существование бухгалтерии, или про то, что они тоже могут предъявить свои требования к системе. Разумеется, вы рискуете получить систему не соответствующую требованиям бухгалтерского учета. А если вы не планируете коммуникации на проекте, вы рискуете не отослать важную информацию тем, для кого она необходима. Например, вы не предоставите государственному регулятору спецификацию оборудования, которая обязательно должна утверждаться им, что обязательно приведет, в лучшем случае к штрафам, в худшем к краху проекта. Можно не управлять ожиданиями заинтересованных сторон проекта, но это в лучшем случае приведет к удивлению со стороны заказчика при демонстрировании ему результатов. В худшем же – полное не соответствие ожиданий, реальным результатам проекта и соответственно к объявлению проекта неудачным. Ну и наконец, если на проекте не используется отчетность о ходе проекта, то ни вы, ни прочие заинтересованные лица не смогут восстановить ход проекта и извлечь из него усвоенные уроки. Также, повышаются риски недопонимания заинтересованными сторонами менеджера проекта.
Как видно из приведенных примеров, область знаний по управлению коммуникациями очень важна для успеха проекта, хотя и сложна. Помнить о ней и адекватно оценивать влияние коммуникаций на проекте – обязательное, хотя и недостаточное условие успеха проекта.
Успешных вам проектов.