Хотелось бы рассмотреть с вами вопрос автоматизации деловых процессов на современном предприятии при помощи программного продукта «1С:Документооборот 8». Ни для кого не секрет, что в каждой более-менее крупной организации существует своя сложившаяся система бизнес-процессов, и я вам предлагаю рассмотреть вопрос автоматизации согласования документов на примере вымышленного предприятия.
Предлагаю вам решить следующую задачу:
Дано: Вы работаете в крупной организации, в которой сложная, но пока не автоматизированная система бизнес-процессов. Есть директор по IT, финансовый отдел, плановая служба, и вам нужно получить ноутбук в замен поломанного.
Вопрос: Сколько времени вы на это потратите?
И так, какой путь нам пришлось бы пройти в случае если у нас нет какой-либо информационной системы документооборота. Для начала нам бы пришлось написать служебную записку и согласовать её у секретаря. Это могло бы занять у нас от 15 минут до часа, в зависимости от занятости, или очереди. Далее нам нужно было бы согласовать нашу служебную записку у директора по IT. Идем к нему, и если он на месте, времени это тоже много не займет. Затем, т.к. Покупка у нас внеплановая нужно подтвердить, что у нас хватает денег в бюджете на покупку ноутбука у начальника планового отдела. Он у нас человек нерешительный поэтому мы на протяжении нескольких дней ходим к нему за визой, но он все никак не может посчитать хватит у компании денег на ноутбук или не хватит. И вот, когда уже кажется, что визы все получены, нам остается последний этап в нашем пути - виза финансового директора, получить которую тоже не так уж и просто, потому что человек он занятой и к нему только по записи.
И сколько времени у нас это займет? День? Наделю? Месяц? Не понятно и предсказать действительно трудно. И важно даже не это, а то что при таком подходе к согласованию заявок сотрудник является двигателем процесса, и при этом он тратит свое время, то которое он должен тратить на выполнение своих неродственных должностных обязанностей.
А как бы мы поступили, если бы у нас была внедрена на предприятии система «1С:Документооборот»? Мы бы создали в информационной базе внутренний документ «Служебная записка» и указали бы там необходимые поля.
При этом, так как до полностью электронного документооборота нам далеко, нам необходимо будет создать в Word служебную записку и распечатать её. Мы можем создать такой документ автоматически по заранее настроенному шаблону. Все необходимые поля в документе заполнятся автоматически. Применение шаблонов позволит нам унифицировать внутренние и внешние документы использующиеся на нашем предприятии.
Далее необходимо запустить процесс согласования нашего документа. Создаем процесс голосования, указываем список людей, с которыми необходимо согласовать наш документ и стартуем данный процесс(Нажимаем кнопку «Стартовать и закрыть»)
Все пять минут и готово! Далее нам не нужно ничего делать, можно лишь только отслеживать на каком этапе сейчас находится согласование нашей служебной записки. В карточке каждого документа на закладке процессы можно это увидеть.
Мы рассмотрели процесс работы со стороны инициатора процесса согласования, а что же увидят наши руководители и какие действия они должны будут выполнить для одобрения служебной записки? При входе в систему на рабочем столе выводится список всех задач, которые стоят перед тем или иным руководителем.
Данный список можно настроить удобным для вас образом, например сгруппировать по важности, или как приведено на рисунке по автору. Это позволит пользователям классифицировать задачи и выделить наиболее важные.
Любую задачу можно открыть, это позволит увидеть полный текст задачи, документы по которым сформирована эта задача, а так же здесь можно вынести свое решение и написать комментарий. После того, как мы выполним задачу, следующая создаться очередному согласующему сотруднику.
Мы рассмотрели только один вид процесса: «Согласование» это один из простых или «базовых» процессов в программе, но есть и другие. Из простых процессов можно как из кирпичиков создать более сложный процесс обработки любого документа.