5 преимуществ автоматизации закупок и тендерных процедур

Участие в тендере по выбору нового поставщика товаров или услуг для внутренних нужд порой вызывают дрожь у менеджеров компании и вполне обоснованно. Утомительные процедуры, длительные сроки согласований и принятия решений, отсутствие автоматизации на всех этапах процесса, сложная оценка контрагентов зачастую приводит к нежеланию уже что-либо менять или к заключению договора с новым поставщиком, спустя три-четыре месяца с момента начала переговоров. При этом в компании могут быть установлены системы электронного документооборота, CRM-решения и другое новейшее программное обеспечение. Почему автоматизация тендерных процедур и закупок либо, вообще, не рассматривается, либо ей присваивается последний приоритет?

В большинстве компаний лоббирование подобных процессов без их усовершенствования осуществляют авторы тендерных процедур. И как показывает практика, организации порой не догадываются о том, что на рынке существуют программные решения по автоматизации данных бизнес-процессов. При этом совершенно неважно, что покупается – канцелярские принадлежности или IT-разработка, так как современные программные продукты оптимизируют любые тендерные операции и закупки со следующими преимуществами для компании:

• автоматизация тендерных процедур и закупок

Современные решения предлагают пользователю выбрать лишь тип потенциальной закупки и задать все ее необходимые параметры, после чего система автоматически осуществит запуск необходимого бизнес-процесса, вовлечёт соответствующие подразделения, подскажет, какие документы необходимо запросить у поставщика, добавит согласующих лиц в процесс и напечатает требуемые протоколы, а также листы согласования. Разработки минимизируют трудовые затраты менеджеров уже на первоначальном этапе, который предполагает заполнение карточек по контрагентам посредством загрузки данных из базы ЕГРЮЛ, автоматический поиск дублей поставщиков и объединение карточек в системе. Далее в процессе согласования осуществляется автоматический контроль достаточности документов-вложений на каждом этапе, реализации настроенных индивидуальных полномочий для принятия решений, проверки достаточности бюджета подразделения-инициатора для закупки и пр.

• прозрачность процессов закупок

Автоматизация на всех этапах позволяет сделать процесс закупки прозрачным и понятным любому пользователю системы, а также исключает возможность злоупотребления полномочиями со стороны ответственных сотрудников. А это в свою очередь, облегчает внутренний и внешний аудит данных процедур в организации с целью контроля их эффективности и дальнейшей оптимизации.

• сокращение издержек

Автоматизированный и прозрачный процесс закупок позволит эффективно управлять бюджетами подразделений, трудовыми ресурсами, расходами компании, выбирая при этом поставщиков с более привлекательными условиями сотрудничества.

• повышение эффективности работы компании

Простота работы в системе и автоматизация операций в случае проведения тендерных процедур позволяет своевременно привлекать инновационных поставщиков с лучшими предложениями на рынке. Это особенно актуально, если речь идет о вендорах ИТ-решений, которые позволяют улучшить продукты или услуги, предлагаемые компанией, или же ее внутренние бизнес-процессы.

• повышение лояльности сотрудников

Любые изменения действующих процессов вызывают нежелания учиться новым, но только не в том случае, если сотрудники понимают, что от них требуется минимум усилий. Кроме того, менеджеры компании будет охотнее предлагать производить смену поставщиков, тем самым, повышая эффективность работы компании.

В следующих статьях на примере решений Flexbby мы подробнее рассмотрим функциональные возможности систем, позволяющих автоматизировать процессы закупок и проведения тендеров в компании.