Не важно сколько зарабатывает компания – важно, как она их тратит. Автоматизация закупок в организации с помощью Flexbby

В настоящее время информационное пространство переполнено огромным количеством статей, связанных с продажами, CRM системами, оптимизацией продаж, привлечением клиентов и т.п.

Но это лишь часть айсберга под названием «Организация» и её бизнес процессов.

Важным элементом любой бизнес системы являются закупки.

Закупки – это не отдел снабжения.

Закупки – это выстроенный процесс выбора наиболее оптимальных поставщиков для компании, который позволяет максимально быстро, дёшево и прозрачно выбрать поставщика – начиная от поставщиков услуг, связанных с уборкой офисов, до компаний, поставляющих сложные интеграционные и производственные решения.

Другим важным и позитивным моментом наличия прозрачных процессов закупок является хорошая деловая репутация, так как ваши партнеры точно знают:

• На каком этапе находится закупка,
• Когда планируется подписание контракта,
• Какие документы, обоснования и т.п. необходимо предоставить.

Более того, выстроенный процесс закупок позволяет существенно экономить деньги компании, так как, согласно некоторым исследованиям, на закупки приходиться до 70% всех издержек предприятия.

Закупки, в общем-то как и продажи, с точки зрения процессного подхода совершенно по-разному протекают в организациях, и чем успешнее организация, тем более качественно у них выстроен процесс закупок.

Почему это так?

Прозрачные процессы практически исключают злоупотребления полномочиями, а также упрощают внутренний и внешний аудит.
В зависимости от суммы закупки можно организовать и автоматизировать различные процессы согласования поставщика, проведения тендерных процедур, заключения рамочных и типовых договоров оказания услуг и поставок.

Выстроенные процессы закупок позволяют привлечь наиболее эффективных и инновационных поставщиков.

Для ИТ-решений это очень важно, так как системы быстро устаревают, и если не смотреть по сторонам, то можно остаться с поставщиком устаревшего решения.
Правильно выстроенная процедура закупок всегда подразумевает привлечение в конкурс как минимум 2-х или 3-х альтернативных поставщиков технологий.
Конечно, действительность вносит свои коррективы. Как часто бывает во многих ИТ-конкурсах, поставщик технологии уже априори определен. Конкурс (закупка) проводится формально и для того, чтобы определить, кто будет осуществлять финансовые транзакции.
Если это происходит, то потому, что процессы закупок выстроены неправильно. В любом случае должно быть техническое обоснование, почему выбирается безальтернативный поставщик технологий, протокол рассмотрения альтернативных технологий, оценки рисков ее использования, стоимости перехода, выгод и т.п.
И только после этого комиссия ИТ-закупок должна определить безальтернативность поставщика технологий.

На процессы закупок в организации можно смотреть по-разному, и, как и в продажах, бывают как небольшие, редкие закупки на небольшие суммы, так и долгие тендерные процедуры на многомиллионные и/или даже многомиллиардные поставки.

Как правило, это зависит от того, какие контракты чаще всего заключает организация:

• Рамочные контракты на поставку сырья;
• Рамочные контракты на поставку компонент;
• Финансовые услуги;
• ИТ услуги, программное обеспечение;
• Расходы на офис;
• Строительство и т.п.

Как и в продажах, придётся выстраивать несколько процессов закупок по направлениям, для которых и необходимо будет выбрать систему автоматизации.

Для выбора поставщиков сырья и компонентов необходимы:

• Автоматизация процессов проведения тендеров;
• Проверки благонадежности поставщиков;
• Анализ их финансовой устойчивости и т.п.

Для небольших, разовых, редких закупок достаточно:

• Проведения процедуры сверки цен;
• Упрощённой процедуры заключения контракта, согласования оплат и актирования;
• Для небольших закупок можно предусмотреть подписание шаблонного договора, заранее согласованного юристами вашей компании, что существенным образом сокращает время заключения контракта и получения услуг и товаров.

Для ИТ-закупок можно также описать и автоматизировать процессы, которые будут выделять основных технологических поставщиков (вендоров), запускать процессы приглашения альтернативных поставщиков в закупки, что позволит анализировать новые технологии на рынке и существенно снижать стоимость у текущего поставщика.

С чего мы начинаем автоматизацию ваших закупок:

• Определяем, какие виды закупочных процедур реализованы в вашей компании;
• Что вы покупаете, когда вы покупаете и кто за это отвечает;
• Каким образом вы сегментируете поставщиков;
• Как происходит проверка и согласование потенциального поставщика;
• Есть ли упрощенные процедуры для небольших закупок;
• Каким образом выстроен процесс заключения договоров по согласованным шаблонам;
• Каким образом выстроен процесс согласования бюджета закупки;

После того как вы опишете эти процессы, можно начинать описывать функциональные требования к системе автоматизации закупок.

Основные модули системы закупок должны включать в себя:

1. Единую базу поставщиков;
2. Единую базу контактных лиц поставщиков;
3. Процесс согласования поставщиков;
4. Процессы согласования закупок;
5. Процессы планирования и контроля финансов;
6. Проведение тендерных процедур;
7. Подписание и заключение договоров;
8. Электронный и физический архив;
9. Учет первичной финансовой документации;
10. Подсистему управления процессами.

Решения для автоматизации закупок от Flexbby

В решение Flexbby One входит специальный модуль для управления закупками, который позволяет автоматизировать процедуры закупок, согласования контрагентов, заключения типовых и нетиповых договоров, согласование и контроль оплат, учет и архивное хранение оригиналов договоров, а также первичных финансовых документов.

Единая база поставщиков

Решение Flexbby позволяет:

• Автоматически заполнять карточки контрагента из базы данных ЕГРЮЛ;
• Находить дубли в режиме реального времени;
• Производить объединение карточек юридических лиц в случае появления дублей в системе;
• Вести учёт сотрудников компаний контрагентов и их должностей;
• Хранить всю информацию по поставщику в одном месте (тендеры, в которых он участвовал, заключенные договора, графики платежей, финансовые документы, акты, счета, счет фактуры, товарные накладные и т.п.).