1 день с Битрикс24 или как повысить эффективность руководителя с помощью IT

Как руководителю сэкономить 1,5 часа в день с пользой для бизнеса? Как сделать так, чтобы не ссориться с коллегами и подчиненными? Как построить систему отчетности сотрудников в компании? Как повысить качество управления сотрудниками и совместную работу?
Обо всем этом и многом другом интересном вы узнаете в нижеприведенной статье.

Как руководителю сэкономить 1,5 часа в день с пользой для бизнеса?

До использования Битрикс24 (сервис для совместной работы сотрудников через интернет) я утром и в конце дня с каждым сотрудником устно обсуждал ход выполнения его задач, критические моменты и дальнейшие планы. В итоге у меня на это уходило в среднем 2–2,5 часа в день на 5–7 сотрудников.

При этом возникали следующие негативные моменты:

— иногда мы можем уйти в сторону от обсуждаемых вопросов выполняемых в рамках конкретных задач. Думаю вам знакома ситуация, когда по ходу разговора возникают «сторонние проблемы» и ход общения уходит не в то русло. Нужно много усилий чтобы вернуться к сути задачи;
— сотруднику приходится записывать все основные вопросы и тезисы нашего общения, затрачивая и свое и мое время;
— и сотрудник и я должны найти удобное время чтобы пообщаться. На практике это не всегда удобно-то у меня встреча, то у сотрудника, то у него переговоры, то у меня встреча с бухгалтером ну и так далее. ;
— сильная привязка к нахождению в офисе. Чтобы реально пообщаться по проекту, нужно встретиться и обсудить, получить обратную связь (как понял сотрудник задачу) и зафиксировать.

С началом использования битрикс24 на просмотр и корректировку задач у меня стало уходить в два раза меньше времени. Мне достаточно с утра просмотреть за 10–15 минут ежедневные отчеты сотрудников, дать необходимые комментарии, корректировать ход задач, рассмотреть приоритеты задач, если в этом есть необходимость. Причем важно, что мне не нужен живой контакт с сотрудником, все наше общение фиксирует система. Только в редких случаях я даю дополнительные устные пояснения, когда нужно для большей понятности показать суть задачи визуально.

На практике после внедрения битрикс24 я добился следующего:

— получил дополнительные 1,5 часа свободного времени в день, которое могу использовать на другие проекты;
— улучшил качество поставленных задач в компании, так как все зафиксировано в письменном виде, поставлены сроки, розданы приоритеты;
— сэкономил время сотрудников, так как я не отвлекаю их на обсуждение задач, они приходит и уже утром 8.30 видит мои комментария к своим задачам.

Как сделать так, чтобы не ссорится с коллегами и подчиненными?

Уверен, если вы управляете коллективом больше полугода, то вы неоднократно сталкивались с такой ситуацией, когда при возникновении каких-либо проблем в ходе выполнения задачи (проекта), возникает одна неприятная проблема — участники данного проекта начинают перекладывать бремя ответственности друг на друга. Начинается: «а я так не говорил», «я не то имел ввиду», «я это не делал»…. В общем, «сам дурак».

Если руководитель хочет создать реально действующую команду, если он хочет чтобы работа выполнялась четко и вовремя, и каждый член команды знал о своей персональной ответственности, то все более менее значительные взаимодействия между сотрудниками должны фиксироваться в письменном виде(не думайте, что это сложно, смотрите видео о том, как легко это фиксируется).

Когда менеджер передает пожелание клиента дизайнеру, это должно фиксироваться. Когда менеджер ставит задачу программисту это тоже должно фиксироваться. Когда процесс работы по проекту фиксируется, то оттуда видно, что и когда сказал менеджер, когда дизайнер сдал макет, когда программист исправил доработку. И тот факт, что все это фиксируется и доступно всем участникам проекта(задачи) автоматически приводит к следующему:

— сотрудники яснее ставят задачи. Это связано с тем, что когда человек письменно формулирует задачу, она становится конкретнее, многие лишние мысли просто выпадают;

— сотрудники понимают свою персональную ответственность, другими словами отвечают за свои слова и действия;
— сотрудники почти перестают ругаться и спорить по вопросам работы, потому что 90% конфликтов между ними связано не с тем, что они хотят сделать лучше для бизнеса, а связано с отстаиванием своей позиции, своего личного «я». Когда задача зафиксирована письменно, то в правильности постановки задач вопрос обычно не стоит, и, понимая это, сотрудники гораздо быстрее переходят в конструктив;
— позволяет измерять реальный объем проделанной работы сотрудником. И что еще важнее — проверить, каким задачам сотрудник уделяет больше или меньше своего времени.

Уже в 2006 году я начал использовать специальное ПО, которое позволяет фиксировать взаимодействие между сотрудникам, но, после того, как мы начали использовать битрикс24, взаимодействие вышло на новый уровень. Появились дополнительные возможности:

— комментарии к задаче, которые ставят сотрудники, нельзя изменять(это важно, чтобы никто не могу менять свое сообщение по ходу выполнения проекта). Можно только дополнять;
— задачи интегрированы в CRM систему, что очень удобно для специалистов по продажам;
— время работ по проектам собирается в сводном отчете сотрудника. Это очень удобно, ведь ты сразу можешь увидеть всю совокупность задач, выполненных в рамках работы над CRM, и отдельные задачи, не привязанные к CRM.

Видеоролик показывает возможности создания задач и фиксирования информации, желательно смотреть в максимальном качестве

Как построить систему отчетности сотрудников в компании?

Существует несколько точек зрения на частоту предоставления отчетов сотрудниками. Кто-то считает, что сотрудники должны отчитываться каждый день, кто-то считает, что раз в неделю, кто-то раз в месяц. Я руководил несколькими видами бизнеса и торговым, и производственным, и рекламным агентством, и веб студией. Путем многих экспериментов (да простят меня мои сотрудники:) ), я пришел к выводу, что самая удобная система отчетов практически для любого бизнеса — это ежедневная отчетность + проектная отчетность (если есть крупные долгосрочные проекты).

Вот преимущества такого подхода:

— когда сотрудник делает отчет каждый день, то он вынужден прописывать конкретные работы, которые он делал сегодня. У него все свежо в памяти, и он даже с легкостью может написать затраченное время на конкретную задачу;
— когда сотрудник делает отчет каждый день, то он автоматически планирует задачи, которые не успел сделать и переносит их на следующий день;
— когда сотрудник делает отчет каждый день, у руководителя существует возможность быстрее корректировать приоритет задач и направить сотрудника в нужное русло;
— когда сотрудник делает ежедневные отчеты, то автоматически получаются и недельные отчеты, и месячные, и годовые;
— когда отчет заполняется каждый день, на него можно затрачивать не более 5–7 минут в конце рабочего дня.

Безусловно, в некоторых случаях, особенно при крупных и долгосрочных проектах, существует необходимость запрашивать у сотрудников проектные отчеты конкретно о проделанной работе по данному проекту. Тут советов давать не могу, всё строго индивидуально и зависит от особенности проектов.

Предупреждение: ежедневная система отчетности удобна только при условии, если вы используете IT-системы, в противном случае вы «утонете» в таком количестве отчетов. Сотрудники закидают вас отчетами:) . Важно также, чтобы ежедневные отчеты хранились в определённом порядке и месте.

Битрикс24 позволяет в очень удобной форме сохранять сотрудникам ежедневный отчет. А руководителю в удобное время просматривать эти задачи.

Наш случай. Сотрудники пишут отчет в конце дня, в 16.55, а я просматриваю отчеты с утра 8.00 и сразу же даю указания и корректирую задачи.

Также хочу обратить внимание на некоторые удобные моменты, которые предоставляет битрикс24:

— отчеты не нужно отправлять по почте, писать в word или отправлять на email. Все удобно и красиво структурировано и распределено по дням месяца в соответствующем разделе сервиса, в рабочих отчетах (смотри видео);
— каждый отчет я могу отметить положительной или отрицательной оценкой. Это важно для того, чтобы сотрудник получал обратную связь о проделанной работе, кроме того, к каждому отчету можно добавить комментарии, и прокомментировать то, что конкретно вы бы хотели улучшить или сделать по-другому.

Видеоролик показывает возможности системы отчетности, желательно смотреть в максимальном качестве

Как повысить качество управления сотрудниками и совместную работу?

Так случилось, что в России немного толковых управленцев, и если топ-менеджеры еще более-менее грамотны и компетентны в управлении, то руководители отделов (далее по тексту «линейный менеджер») зачастую мало что понимают в управлении людьми. Особенно это характерно для быстроразвивающихся компаний, когда вчерашние сотрудники-специалисты назначаются руководителями, которые не обладают даже базовыми навыками управления людьми.

Хотя наша компания и небольшая, не состоит из большого количества департаментов и не имеет сложной управленческой структуры, но в силу специфики бизнеса, каждый наш аккаунт менеджер управляет сразу нескольким высококвалифицированными сотрудниками (дизайнерами программистами, копирайтерами и т. д.) и по функционалу, и по сути своей является линейным менеджером.

Битрикс24 помогает повышать уровень контроля и качества для линейных менеджеров. Сервис позволяет более опытному руководителю просматривать, как ставит задачу менеджер исполнителю, насколько конкретно, подробно и точно. Также он наблюдает, как развивается ход проекта.

Руководитель может вставить свой комментарий или просто устно сообщить менеджеру как лучше вести задачу. Другими словами, получается, что существует «сквозная просматриваемость» постановки задач и хода выполнения проекта в целом. Вышестоящие руководители могут просматривать задачи младших руководителей и наставлять их.

Тут важно сказать, что битрикс24 позволяет не только руководителю просматривать задачи и помогать в управлении линейным менеджерам, но и то, что над одной задачей могут работать сразу несколько сотрудников. Они видят общедоступную информацию и ведут совместную работу. Это невозможно делать с помощью электронной почты или Outlook.

Видеоролик показывает возможности совместной работы и наставничества, желательно смотреть в максимальном качестве

В этой статье я привел всего лишь 7–10% возможностей bitrix24, которые я использую в своей ежедневной работе, при этом сервис позволяет также:

— упорядочить систему контактов ваших клиентов и партнёров в едином информационном пространстве(CRM);
— систематизировать ваши документы, шаблоны. Настроить на них индивидуальный доступ, следить за историей изменения документов;
— создавать проекты (рабочие группы), в которые приглашать определённых сотрудников для решения конкретно данного проекта. В данной группе собрать всю информацию, касающуюся данного проекта, файлы, задачи, документы и т. д.

В заключение хочу акцентировать внимание на двух вещах:

Первое. Современными IT-системами нужно обязательно пользоваться. Чем раньше вы начнете это делать, тем лучше. Тут важно не переходить из крайности в крайность. Личное общение с сотрудниками нельзя вовсе отменять. Человеческое общение очень важно, и его стоит сохранить. Мы стараемся максимально фиксировать конкретные задачи в сервисе, а вот планерки, совещание, мозговые штурмы — только вживую….

Второе. Вы, конечно, можете дождаться, пока я напишу очередную статью о возможностях IT-систем в целях улучшения управления, но более правильным решением является самостоятельное изучение сервиса Битрикс24, тем более, что там все очень просто и интуитивно понятно, так же, как и в «ВКонтакте», «Одноклассниках» или «Фейсбук».

Источник, автор Манвел Манвелян, Директор интернет-агентства BusinessProfi.