Что бизнес думает об управлении знаниями

В России есть профессионалы, которые могут управлять знаниями в компании. Но этих экспертов мало, и они редко появляются в медиа-пространстве. Поэтому каждая компания понимает под управлением знаниями что-то свое. Разберем самые распространенные заблуждения.

Знания — это только итоговая версия проекта. А остальное вообще не стоит хранить

Стоит. Знания — это весь практический опыт компании, который легко извлечь из рабочих версий или разговоров у кулера.

Ну например, в компании все в курсе, как принято общаться с коллегами, как одеваться, что утверждать с командой, а что решать самому. Для онбординга новичков это бесценная информация. Ее быстрее отправить ссылкой, чем рассказывать каждому лично. Но никто не описывает эти знания в документах.

Или вы с коллегами обмениваетесь файлами через Google-диск, Dropbox или корпоративную почту. Там накапливаются десятки документов, но их редко систематизируют — жаль тратить время. Кажется, что если они не нужны конкретно для этой задачи, то потом не пригодятся.

К примеру, есть логотип компании в JPEG и в PNG. Сейчас вам нужен только JPEG. А через месяц вдруг понадобился PNG, но он неизвестно где. И вы тратите три часа, чтобы спросить коллег и пересмотреть все папки. Этого времени может и не жаль, если бы файл нашелся. Но не факт, что найдется.

Несистематизированные знания — это лишняя трата рабочего времени и бюджета. Чтобы не тратить лишнего, пользуйтесь системами управления знаний.

  Удобнее всего хранить все знания о компании на одной платформе. Там уже есть функции поиска, ограничения прав доступа и уведомления об изменениях. Для работы с сотнями документов в одном проекте это удобнее, чем Google-документы. Пока был жив Confluence, это можно было делать там. А сейчас в России появились свои платформы. Например: TEAMLY.  

Управление знаниями — это процесс, а не только результат. Это когда из рабочих документов создаются практические знания, «тайные знания» сотрудников документируются, их можно быстро найти и обновить.

Управление знаниями — это только база знаний или библиотека документов

Есть компании, которые хотят упорядочить и сохранить свой опыт. Для этого они внедряют базу знаний. Туда сотрудники пишут статьи, где описывают рабочие задачи или уроки из опыта. Например, “Как составлять техзадание дизайнеру”.

Но базу знаний ведут люди. У них часто нет времени писать в базу знаний. Или желания вообще писать статьи. Поэтому сотрудники ничего не пишут и почти не читают статьи коллег. А руководитель устает напоминать каждому: “Напиши в базу знаний”. В итоге документы устаревают, и база не приносит пользы.

База знаний — только инструмент. Сама по себе она не управляет знаниями. Если сотрудники не пишут статьи и не читают их — база бесполезна.

А вот если налажено управление знаниями, база встраивается в рабочие процессы. Это значит, что не надо перестраивать работу всех отделов, чтобы базой наконец-то начали пользоваться.

Платформа для управления знаниями TEAMLY помогает встроить базу знаний в повседневную работу. Для неё не нужно создавать контент специально. Там можно вместе редактировать один документ, искать нужный среди десятка файлов и автоматически собрать разрозненные статьи в один курс.

Управление знаниями — это только обучение у профессионалов со стороны

Вовсе нет. Обучение — всего лишь один из способов передать готовое знание. Этим занимаются обучающие платформы, где опытом делятся сторонние эксперты: Skillbox, Otus, GeekBrains. Даже если вы заплатите за обучение сотрудников, вы все равно не сможете управлять этими знаниями.

Во-первых, у обучающих платформ массовые курсы, они не учитывают потребности конкретной компании. Например, в курсе “Проджект-менеджмент” нет блока о том, как в конкретной компании принято общаться с клиентами. Вам все равно придется адаптировать содержание курса со стороны под себя. Во-вторых, эти знания остаются в голове сотрудника. Если он уволится, то заберет их с собой.

Обучение у сторонних экспертов — не управление знаниями. Эти знания не принадлежат компании.

В управлении знаниями создавать курсы может любой сотрудник. Не обязательно ведущий эксперт. Материалы для курсов полностью берутся из реального опыта компании. Например, дизайнер сделал удачную презентацию и вкратце описал, как. А несколько материалов разных сотрудников можно собрать в один курс “Как делать презентации”. И потом учить других. Это дешевле, да и знания останутся в компании.

Управление знаниями нужно только для онбординга новых сотрудников

Если хотите развивать экспертизу и растить руководителей под себя, управление знаниями тоже поможет.

С точки зрения управления знаниями, процесс онбординга и развития компетенций сотрудников — это одно и то же. Неважно, принимаете ли вы на работу новичка, повышаете рядового сотрудника до руководителя или переводите кого-то из отдела в отдел — цель одна и та же. Как можно быстрее и точнее передать человеку знания о работе, чтобы он делал меньше ошибок. Просто информация будет разная.

И система управления знаниями поможет выстроить эти процессы для всей компании. Например, на платформе TEAMLY есть Kanban-доски для целых отделов. Так можно легко отследить, на каком этапе сейчас сотрудники и каких знаний не хватает, чтобы развиваться дальше

На самом деле управление знаниями — это непрерывный процесс. Он происходит во всех компаниях, но где-то протекает стихийно, а где-то его методично выстраивают.

Если процессы протекают стихийно, то и результат случаен. Например, при онбординге “бросил в воду — сам выплывет”, 50% риск того, что человек либо не справится, либо быстро выгорит и уйдет. А если использовать систему управления знаниями, этот риск будет всего 15%.