Без сложных схем мотивации: как вести базу знаний не из-под палки

Когда заказчики капризничают, дедлайны горят, а специалисты спешно релоцируются, требования вести базу знаний звучит как насмешка. Тут бы сработала выстроенная система мотивации и культура обмена знаниями. А если на это у бизнеса нет ни сил, ни времени, ни бюджета? Рассказываем, что можно сделать, чтобы угодить и вашим, и нашим.

Искусственная волна Flow Moscow

Мы не устанем повторять, что управление знаниями и опытом на руку компании в любые времена: кризисные и спокойные. Но чтобы знаниями управлять, их надо накопить и собрать.

Универсальное хранилище — база знаний в любом ее проявлении. И, будем честны, наполнять базу ценными знаниями — дело неблагодарное, особенно, когда работаешь в режиме аврала.

Когда капризный заказчик вынул из вас всю душу, едва ли вам захочется сесть и описать тонкости этого сложного проекта для базы знаний. А надо: руководство требует, сроки горят. Плавали — знаем.

Чтобы сотрудники работали с базой знаний не из-под палки, нужно создать корпоративную культуру, где все понимают ценность практического опыта не только для компании, но и для себя лично.

За неделю и даже за месяц никакую культуру с нуля не построить, это длительный процесс. А вот создать дружелюбную атмосферу и мотивировать сотрудников вести базу знаний и продуктивно пользоваться ей можно уже сегодня.

Эту статью можно было бы закончить на том, что лучшая мотивация — это деньги. Так-то оно так, но не каждая компания сегодня может позволить себе премировать сотрудников материально.

В крупных компаниях выстроена сложная система мотивации, куда часто входит внутрикорпоративная валюта. Эту валюту выдают за дополнительную работу, достижения, участие в мероприятиях и активностях компании. Потратить заработанное честным трудом можно в магазине компании: приобрести фирменный мерч, технику или туристические поездки. Такую геймификацию практикуют в компаниях из разных отраслей: в КРОКе, М.Видео, QSOFT, ПЭКе, Банке Хоум Кредит и других.

Еще одна система поощрения в больших компаниях — рейтинг экспертов. Выявить экспертов в департаменте или отделе помогает специальная платформа, корпортал или HR-менеджер. Это сотрудники, которые делятся своими знаниями и наработками, предлагают интересные идеи и ноу-хау. Признание их ценного вклада в компанию руководством и коллегами — и есть мотивация.

Все это действительно работающие приемы, которые внедряли в компании разные отделы: HR, дизайнеры, маркетологи, менеджеры. Но для кого-то такой мотивационный масштаб кажется пугающим. Малый и средний бизнес смотрит на крупный, пугается и обращается к проверенным методам — карательным.

Рассказываем, как показать сотрудникам, что создавать и сохранять знания и опыт важно не только для компании, но и для них самих. Без больших денежных и трудозатрат.

Пряники без кнута

Звучит банально, но во многих российских компаниях с большим штатом не принято хвалить сотрудников. Вроде как хорошо выполненная работа — это обязательство по трудовому договору. А сотрудник, в свою очередь, не стремится проявлять инициативу и сделать что-то сверх своих обязанностей. Ведь, как известно, инициатива карает инициатора.

Без статистики и результатов исследований понятно, что теплая атмосфера на работе важна. Похвала, как зарядка. Стоит начать с небольшого усилия и со временем мышцы придут в тонус, появится энергия и силы. Так и с похвалой: регулярные слова признания прокачают софт скилы руководителя и запустят положительную динамику в компании.

Всем нравится, когда их старания замечают. Человек смог выделить время, переключиться с текущих задач и описать проект, составить шаблон технического задания или инструкцию. Похвалите его.

Но сделайте это правильно:

1. Хвалите лично, прилюдно, без оценки личности сотрудника
2. Хвалите своевременно. Не припоминайте в декабре то, что было сделано в марте. Удачное время для похвалы – ежедневная планерка или пятничное подведение недельных итогов
3. Критиковать лучше лично. И чтобы не отбить последнее желание что-то сохранить в базе знаний, используйте технику «бутерброда»: сначала скажите что-то хорошее, потом прокомментируете недочеты, закончите на положительной ноте
4. Даже негативный опыт — это ценная информация для компании. Если он будет зафиксирован в базе знаний, это позволит не повторить ошибки. Поощряйте и такую практику
5. Хвалите не только за то, что сотрудники не забывают пополнять базу знаний качественным контентом, но и за практическую пользу этого контента для компании

Для компании похвала — бесплатный и действенный способ мотивации, который работает и в моменте, и на перспективу.

Доска почета

Рейтинг экспертов, но без сложных манипуляций. Отслеживайте, чьи статьи в базе знаний находят наибольших отклик у коллег, клиентов или подрядчиков. Отмечайте авторов на доске почета: пробковой, магнитной или грифельной. Важно, чтобы доска висела на видном месте. Признание экспертности сотрудников — важный способ нематериальной мотивации.

Радуйте впечатлениями

Многие сотрудники живут в режиме «работа-дом», особенно в кризисное время. Дарите эмоции и впечатления тем сотрудникам, кто регулярно и качественно ведет базу знаний. Эта работа будет ассоциироваться с приятными моментами.

Вот несколько бюджетных идей без сложной организации:

1. Небольшая вечеринка с пиццей в офисе, где вы, например, похвалите активного сотрудника, отдел или инициативную группу
2. Билеты на концерт, в кино, театр, на выставку или на керлинг. Главное, не ошибиться с предпочтениями одаряемого
3. Экскурсии по городу. Побывать в старинных особняках, в квартире знаменитости, подняться на крыши, спуститься в бункер или изучить конструктивизм: в крупных городах можно найти варианты экскурсий по интересам
4. Подарочные сертификаты по интересам. Например, полет в аэротрубе или урок серфинга на искусственной волне. Есть и универсальные варианты в магазинах косметики, домашнего декора, спортивного снаряжения
5. Сертификаты на расслабляющие процедуры: спа, массаж или флоатинг
6. Посещение мастер-классов, например, гончарных, кулинарных, художественных
7. Презентуйте настольные игры. Так может собраться досуговая подборка в офисе
8. Квесты и квизы для отдела, если все хорошо потрудились
9. Дополнительный выходной. Тут и думать не надо, а приятных эмоций масса. Такая мотивация, скорее всего, быстро откликнется у всей команды

Лучше меньше, да лучше

Премии в конце года – дело нередкое. По возможности, выделите бюджет на дополнительное премирование тех, кто активно работал с базой знаний и делился практическим опытом, накапливая ценную экспертную информацию. Приятным бонусом станет красивая благодарственная грамота за вклад в развитие компании. Премия закончится, а грамоту можно и на над рабочим столом повесить.

Подарки могут стать альтернативой премии: телефон, бытовая техника или поездка на выходные.

Если начать с малого: установки базы знаний и похвалы за ее заполнение на постоянной основе уже сейчас, вероятнее всего, к следующему новогоднему корпоративу в вашей компании сложится культура обмена знаниями.