5 причин начать управлять корпоративными знаниями как можно скорее

Систему управления знаниями активно используют крупные компании и госкорпорации. Она помогает накапливать внутренние знания и эффективно их использовать. Возможно, именно благодаря УЗ, нас все меньше пугает поход в отделения Почты России, Сбербанк или МФЦ.

1 Сохранение и накопление экспертизы

Этот пункт особенно актуален в кризисное время, когда сотрудники резко меняют локацию или увольняются одним днем. Специалисты уходят и забирают свои ценные знания, наработки и опыт. Если компания теряет сразу нескольких экспертов, процесс восстановления утраченных знаний может быть долгим и болезненным для всех сотрудников.

Важный инструмент в системе управления знаниями — база знаний. Это единое хранилище всех знаний и опыта компании: от договоров, регламентов и технических заданий до описания проектов и внутренних бизнес-процессов. Вся эта информация хранится систематизировано, а сама база не превращается в «черную дыру». Добиться такого порядка можно с помощью специального ПО, помогающего автоматизировать сбор и хранение знаний.

2 Рост показателей эффективности сотрудников

Поиск нужной информации может занимать солидную часть рабочего дня. Например, дизайнеру для подготовки презентации к тендеру нужны функциональные требования, бренд бук, ui kit от отдела продаж. Менеджер занят общением с клиентом, дизайнер ждет — работа стоит. Или маркетолог Петров готовит техническое задание для внештатного копирайтера, скрупулезно прописывая все требования. А потом оказывается, что руководитель отдела уже делал эталонное техническое задание, но не все сотрудники об этом знали. Получается, что маркетологу Петрову пришлось заново изобретать колесо.

Когда корпоративные знания хранятся в единой базе и к ним есть доступ у всех сотрудников, время на поиск нужной информации занимает всего пару минут. Когда-то компания уже создала правильный договор, презентацию продукта и логотипы компании во всех нужных форматах. Если хранить все это в едином месте, сотрудники не будут тратить время на решение задач, которые когда-то уже были решены.

3 Обучение специалистов «под себя»

Работодатель готов оплачивать сотрудникам популярные онлайн курсы и приглашать сторонних экспертов, чтобы повысить эффективность и конкурентоспособность компании благодаря этим ценным знаниям.

Проблема в том, что чаще всего эти знания теоретические. Чтобы применять их в работе, сотрудникам нужно переосмысливать их в рамках сферы компании. Возможно, от части этих знаний придется даже отказаться. Например, в стороннем обучающем курсе по маркетингу многие механики, которые детально разбирают для B2C не подходят для B2B компаний. А еще при увольнении сотрудник заберет эти знания с собой. Компании придется снова оплачивать обучение. И так по кругу.

Если практические знания компании хранятся в едином пространстве, активно накапливаются и обновляются, они становятся готовой базой для внутреннего обучения сотрудников на разном уровне. Новичку курс поможет быстрее войти в работу, среднему специалисту перейти на новый уровень или попробовать себя на новой должности в другом отделе, а руководителю расширить круг обязанностей.

Главное, что обучающие курсы будут основаны на опыте компании с кейсами и примерами из сферы ее деятельности и с реальными рабочими инструментами.

4 Развитие экспертного сообщества

Чем чаще специалисты общаются между собой, тем больше шансов на рождение новых креативных идей. Мотивируйте экспертов компании обмениваться опытом, разбирать удачные и неудачные кейсы, вместе искать решения сложных задач. Создание такого сообщества особенно актуально, если офисы или производства компании разбросаны по регионам, а похожие проблемы возникают у всех.

5 Конкурентоспособность

Грамотное управление знаниями поможет компании выжить в кризис, а в спокойные времена повысит конкурентоспособность и выведет на новый уровень. Управляя своими экспертными знаниями, компания работает эффективнее и увеличивает ключевые показатели. Онлайн магазин, где на запросы покупателей служба поддержки отвечает моментально, выглядит выигрышнее в глазах покупателей, чем тот, где ответ на вопрос ищут по полчаса. Ведь в базе знаний с качественным контентом и быстрым поиском оператору намного проще найти нужную информацию и сразу ответить покупателю.

Управление знаниями требует времени и внимания, но оно того стоит. Система приводит к тому, что клиенты становятся лояльнее, сотрудники продуктивнее, работа выходит на новый уровень качества и, соответственно, конкурентоспособность повышается.