Автоматическая отчетность: как мы внедрили в агентстве

В этом году в нашем агентстве много изменений, одно из них – автоматическая отчетность. Мы несколько раз пробовали внедрить автоматизацию для улучшения работы специалистов по контекстной рекламе, но каждая попытка заканчивалась фразой: давайте как-нибудь потом. Мы все-таки закрыли эту задачу, поэтому решили поделиться с вами историей. Рассказываем!

Что такое автоматическая отчетность?

Начнем с того, что такое автоматическая отчетность и для чего она нужна. 

Автоматическая отчетность – это процесс, во время которого выгрузка основных данных по рекламным кампаниям происходит не руками специалиста с помощью Мастера отчетов Яндекс Директа или Google Ads, а через специальный скрипт.

Она нужна для того, чтобы экономить время специалистов и уменьшить вероятность ошибки. С ней отчеты подгружаются автоматически, специалисты в начале рабочего дня смотрят за показателями, а не занимаются выгрузкой из кабинетов.

Как мы пришли к тому, что нужна автоматическая отчетность?

Идея автоматической отчетности не нова, еще в первый год основания агентства рассматривали разные инструменты, чтобы закрыть задачу. Когда разобрались, поняли, что на текущий момент предложения на рынке не устраивают: либо дорого, либо не хватает функционала. Поставили вопрос на паузу.

В мае 2023 г. наш крупный клиент отказался от использования сервиса, который облегчал нам отчетность. У проекта есть несколько сайтов, десятки кабинетов в Яндекс Директе и сотни рекламных кампаний. Специалисты тратили больше одного часа в день на отчетность, затем увеличился процент неточности из-за того, что не всегда конверсии правильно подтягивались к кампании и наоборот.

Какие есть варианты?

Автоматически можно подтягивать данные в Excel или Google Таблицы. В Excel есть функционал Power BI, который закрывает задачу по выгрузке данных по кампаниям. 

Нам удобнее выгружать данные в Google Таблицы, так как не нужно их трогать руками и добавлять в клиентскую отчетность – все настроено так, чтобы выгружалось само.

За счет чего возможна автоматическая отчетность?

API Директа - это набор команд для работы с данными от Яндекса.

Нам нужно составить запрос согласно правилам Яндекс, и отправить его на сервер. Потом получить ответ и обработать в нужной для нас форме.

Пример запроса, который отправляем в Яндекс:

“def get_ya_api_data(ya_api, token, clientLogin, firstDate, secondDate, fieldNames, goalID)

 headers = ya_api.get_headers(token, clientLogin)

body = ya_api.get_body(firstDate, secondDate, fieldNames, goalID)

initDf = ya_api.getReport(headers, body)

return initDf”

В таблице видим данные в следующем формате

Функционал API Директа шире, чем простая выгрузка статистики. С помощью API мы можем управлять кампаниями и вносить в них изменения.

Как настроить автоматическую отчетность?

Процесс по внедрению автоматической отчетности растянулся примерно на месяц. Программистов подключать не пришлось, закрыли задачу готовым скриптом по выгрузке данных. Что нужно уметь:

1. Если нужен собственный скрипт, то необходимо владение языком программирования Python. Скрипт – это код, с его помощью происходит вся магия автоматической отчетности. Собственный скрипт нужен тем, кто хочет полностью самостоятельно разработать отчетность или готовые скрипты не закрывают задачи. 
2. Устанавливать программу Anaconda, которая позволяет управлять библиотеками и файлами, чтобы правильно добавить скрипт на питоне.
3. Уметь формировать json-файл, ключи для выгрузки данных из Директа в Google Таблице.

Если менеджер ведет 5-6 проектов каждый на одном аккаунте в Яндекс Директе, автоматическая отчетность сокращает час-полтора рабочего времени в день.

Для этого нужно получить токен, который позволяет выгружать данные из Директ в нужно место. У вас есть два варианта – получить токен с помощью существующего приложения у стороннего агентства или зарегистрировать приложение. 

Мы решили зарегистрировать приложение, так как проект, ради которого это все затевалось, находится под строгим NDA. Все-таки идея выгружать конфиденциальные данные клиентов через стороннее агентство – не самая удачная)

Регистрация приложения для получения токена происходит не сложно. Пройдите регистрацию на сервисе Яндекс.Oauth: опишите приложение, зачем вам нужно выгружать данные, какая в этом польза, и все. Одобрение заявки проходит за 7 дней, но у нас получилось за 2 рабочих дня.

В помощь оставляем полезную статью “ZorbasMedia” с подробной инструкцией: https://vc.ru/marketing/134736-avtomatizaciya-yandeks-direkt-chast-1

После получения токена происходит настройка самой выгрузки: связываем аккаунт в Google со скриптом, создаем json-файлы и открываем доступы. 

Оставляем ссылку на еще одну статью: https://vc.ru/u/1240117-anton-perepechaev/490655-avtomatizaciya-otchetnosti-api-yandeks-direkta)

Как это выглядит

На рабочем столе появляется папка со всеми элементами, которые нужны для выгрузки отчетов.

Что можно было бы сделать лучше

Пока наша отчетность не доведена до совершенства. Сейчас вся автоматическая отчетность работает за счет одного компьютера специалиста, который никогда не выключается, даже на выходных. Да, у нас есть бесперебойная отчетность, но это плохо для экологии.  

Еще есть трудности с удаленщиками агентства: когда нужно что-то изменить в коде/запустить его заново, то сделать это можно только физически в офисе. 

На текущий момент проблемы некритичны, но в будущем планируем загрузить код на облако.

Как мы планируем улучшить автоматическую отчетность

Следующее улучшение, которое планируем, это выгрузка отчета в Datalens – сервис Яндекса, который позволяет обрабатывать данные и представлять их в разных форматах (графиках, диаграммах и тд.). Будет полезно для отслеживания изменений в кампаниях и может заменить ручной сбор еженедельных и ежемесячных отчетов для клиентов. 

Мы разобрались в Datalens, но осталось утвердить финальные варианты отчетностей и внедрить их в текущие проекты. Пока задача неприоритетная, но зимой, в более спокойный период, планируем реализовать.

Подключение новых проектов к отчетности

Подключить новый проект на автоматическую отчетность можно без участия ключевого специалиста. Если делать это впервые по инструкции, то занимает сорок минут. Потом можно уложиться в пятнадцать минут, включая получение токена, сбор всех необходимых данных и настройку отчета для клиента.

Более того, один из клиентов попросил добавить в отчет новые поля, и нам удалось это реализовать за пятнадцать минут, включая ретроспективные данные за последние полгода.

Итог

У нас возникла сложность с тем, что выгрузка не работала на новую Google почту, и пришлось все подвязывать на личную специалиста. Затем нужно было сделать срабатывание скрипта автоматическим. По идее, он должен запускаться, даже если компьютер в режиме сна, но у нас не получилось, и скрипт срабатывает только при включенном компьютере.

Сейчас выгрузка данных происходит автоматически каждый день в 9:50, за десять минут до начала рабочего дня. К моменту, как специалист открывает отчеты, они уже заполнены, и остается только проверить. Если говорить об экономии времени, то это полтора часа в день, которые заменяются на 15 минут по всем проектам.

В конце хотелось бы сказать, что автоматическая отчетность действительно хороший инструмент — сохраняйте наше руководство, делитесь с коллегами, пользуйтесь!