Обязательные реквизиты чека и тонкости их заполнения
Кассовый чек - не только свидетельство о покупке, но и ключ к важной информации. LIFE PAY разбирается в нюансах его реквизитов, чтобы использовать его на полную мощность и не попасть на штрафы
Выдача чека - это не просто формальность, это упрощение процесса контроля и учета для продавца и покупателя, а также основной инструмент проверки государственных органов.
Кассовый чек выдается с помощью кассового аппарата или фискального регистратора, утвержденных законодательством. Это могут сделать все субъекты хозяйственной деятельности, осуществляющие реализацию товаров, работ или услуг, будь то крупные торговые сети или частные предприниматели.
Какие реквизиты должны быть в кассовом чеке?
Чек - это документ, содержащий детальную информацию о продаже. Он заполняется согласно четко определенному перечню реквизитов, которые определены законодательством. Вот основные параметры:
- Сведения о владельце кассы: Включают в себя название организации, ее юридический и фактический адрес, ИНН, реквизиты лицензии, если деятельность лицензируется.
- Сведения о кассе: Это серийный номер кассового аппарата или фискального регистратора, номер зала и кассы, дата и время продажи, порядковый номер чека.
- Служебные сведения: Они отображают идентификационный номер кассира, а также уникальный идентификатор чека в ФН.
- Информация о кассире: Включает в себя ФИО и ИНН кассира, а также его идентификационный номер.
- Инфо о проданных товарах и услугах: Здесь указываются название товара или услуги, количество, цена за единицу и общая стоимость покупки.
- Информация о покупателе: Если покупка осуществляется организацией, то указываются ее название и ИНН.
- QR-код: Представляет собой графическое изображение, которое содержит информацию о чеке, доступную для проверки в электронном виде."
Каждый из этих элементов играет свою важную роль в обеспечении прозрачности и контроля над процессом продажи.
Как назвать список товаров, работ и услуг в чеке?
Правильное заполнение наименования товаров, работ или услуг в кассовом чеке – это ключ к тому, чтобы обеспечить прозрачность и точность операций. Здесь важно соблюдать определенные правила.
- Во-первых, каждый товар, работа или услуга должны иметь уникальное наименование, позволяющее однозначно отличить его от других. Это облегчает процесс учета и контроля, как для продавца, так и для покупателя.
- Во-вторых, длина наименования товара не должна превышать 128 символов без учета пробелов. Столь объемное описание позволяет максимально точно описать характеристики товара, но и не перегружает чек лишней информацией.
- В-третьих, если конкретное наименование товара, работа или услуга неизвестны на момент оплаты, в чеке следует указать, что покупка осуществляется в форме "Аванс". Это позволяет провести транзакцию с учетом того, что конечные детали продажи будут уточнены позднее.
Соблюдение этих простых, но важных правил поможет обеспечить надлежащее качество учета и контроля, а также прозрачность торговых операций.
Важно!
Не все продавцы обязаны указывать название товара в чеке. Продавцы, которые не обязаны применять кассовую кассу (ККТ), могут игнорировать правила заполнения чека. Это могут быть, например, самозанятые. Остальные индивидуальные предприниматели и компании должны указывать в кассовом чеке наименование товара, его количество и цену. В противном случае документ будет считаться недействительным.
Также в некоторых случаях, например при продаже через вендинговые автоматы или при оплате через интернет, эти данные не указываются.
Как заполнить каталог товаров или услуг на кассе
Заполнение каталога товаров или услуг на кассе — задача, требующая внимания к деталям и аккуратности. Возможны три основных подхода к решению этой задачи: ввод номенклатуры вручную, загрузка из файла Excel и настройка интеграции с CRM-системой.
Вводить номенклатуру вручную
Первый подход — самый трудоемкий, но и самый прямолинейный. Продавцы могут вручную вводить информацию о каждом товаре или услуге в каталог на кассе. Этот метод подойдет для малого бизнеса с ограниченным числом товаров или услуг. Но для больших магазинов с тысячами наименований это может быть непрактично.
Загрузить из файла Excel
Второй подход предполагает использование файла Excel. Продавец создает в Excel таблицу с информацией о товарах или услугах и затем загружает этот файл в кассовую систему. Этот метод может быть более быстрым и эффективным, особенно если у продавца уже есть электронный каталог товаров или услуг.
Настройка интеграции с CRM-системой
Наконец, третий подход — настройка интеграции кассовой системы с CRM-системой, Например, с LIFE POS, особенность которого — гибкий API, позволяющий интегрировать его с учетной системой и адаптировать к уже отлаженным бизнес-процессам.
С интеграцией LIFE POS и 1C информация автоматически переносится из реестра LIFE POS в систему автоматизации бизнеса и обратно, сокращая время на ввод данных и минимизируя ошибки.
Основные возможности интеграции включают:
- Экспорт всего товарного ассортимента (или только выбранных позиций) из 1C в LIFE POS.
- Настройка автоматического планирования экспорта.
- Мгновенная передача товарных позиций с баркодами и артикулами.
- Загрузка информации об оплате и возврате из LIFE POS в 1C.
- Сопоставление информации в обеих системах по точкам продаж, регистрам товаров, кассовым аппаратам, юридическим лицам.
- Настройка автоматического отчета о розничных продажах с автообновлением или по запросу. Основываясь на нем, можно создать более детальные отчеты: по торговым точкам, рабочим местам, артикулам и т.д
Подробнее об интеграции можно узнать в материале: LIFE PAY запустила интеграцию программы LIFE POS с системой «1С:Розница»
Затем, в случае использования LIFE POS, можно автоматически выгрузить отчет о продажах за период также автоматически отправляется в 1C для сверки товаров
Все эти подходы имеют свои преимущества и могут быть использованы в зависимости от размера вашего бизнеса, количества товаров или услуг, а также ваших персональных предпочтений. Основная цель — сделать процесс управления каталогом товаров или услуг наиболее эффективным и удобным для вас.
Как добавить в чек информацию о товарах или услугах?Определение и внесение наименования товара в чек — это ответственность продавца, а именно кассира. Процесс включает в себя следующие варианты:
1. Ввод по названию: в этом случае, кассир просто вводит название товара или услуги в соответствующее поле на кассовом аппарате или POS-системе. Это может быть удобно, если товары или услуги имеют уникальные и легко распознаваемые названия.
2. Ввод по артикулу: каждый товар или услуга имеет свой уникальный артикул, который обычно присваивается при добавлении товара в систему учета. Этот метод ввода обеспечивает точность и позволяет избежать путаницы между товарами с похожими названиями.
3. Ввод по штрихкоду или его сканирование: этот метод является самым быстрым и точным. Кассир просто сканирует штрихкод товара с помощью периферийного сканера, и система автоматически вносит все необходимые данные в чек.
Какие могут быть различия в чеках в зависимости от вида деятельности?
Чеки могут отличаться в зависимости от типа деятельности компании и продаваемых товаров или услуг. Рассмотрим несколько примеров:
1. При оплате агентского вознаграждения: в этом случае чек должен содержать информацию о том, что оплата была произведена агенту, а также указывать размер вознаграждения. Важно отметить, что размер вознаграждения должен быть отражен отдельной строкой в чеке, а не включен в общую стоимость товара или услуги.
2. При продаже туристических туров: в чеке должна быть указана полная стоимость тура, включая все дополнительные услуги и сборы. Это помогает покупателю видеть полную стоимость покупки и сравнивать цены между различными туристическими агентствами.
3. При внесении предоплаты: если покупатель вносит предоплату за товар или услугу, в чеке должно быть указано, что это предоплата, а также указана полная стоимость товара или услуги и остаток суммы, который должен быть оплачен.
4. При продаже маркированных товаров: для маркированных товаров в чеке должен быть указан код маркировки. Этот код помогает отслеживать движение товара по цепочке поставки и гарантирует его подлинность. Кроме того, он позволяет покупателю проверить, что товар был законно произведен и продан.
Эти особенности носят общий характер и могут варьироваться в зависимости от специфики деятельности компании и требований законодательства.
Какие штрафы за ошибки в чеке бывают?
В России, требования к чекам регулируются законом. Продавцы должны указывать наименование, количество и цену товара. Несоблюдение этих требований влечет за собой штрафы, указанные в ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ.
- Для ИП или руководителя ООО штраф составляет от 1500 до 3000 рублей.
- Малые предприятия могут быть оштрафованы на сумму от 2500 до 5000 рублей.
- Средние и крупные компании могут получить штраф от 5000 до 10000 рублей.
Ищете надежный инструмент для упрощения работы с кассовыми чеками?
Подключите LIFE POS — систему для ведения кассового учета, способное интегрироваться с вашей бухгалтерской и CRM-системой, адаптироваться к уже отлаженным бизнес-процессам и облегчить ведение розничных продаж. Автоматизированный процесс передачи информации между LIFE POS и вашей системой учета позволяет экономить время, избегать ошибок и защищаться от краж. Благодаря возможности работать с неограниченным каталогом товаров и находить нужные по штрих-коду, артикулу или названию, LIFE PAY обеспечивает эффективность и надежность в каждой операции – подключить систему LIFE POS можно в Telegram-боте
Про правила формирования чека для 100% избежания штрафов читайте в специальном чек-листе