ЭЦП в работе дистанционного сотрудника: плюсы и минусы

Пик популярности ЭЦП получила в период распространения дистанционной работы, в народе называемой «удаленкой». ЭЦП позволила сотруднику и его работодателю оперативно решать производственные задачи, вести обмен электронными документами и полноценно сотрудничать без нарушения трудового и налогового законодательств. Как это происходит на практике, какие имеются плюсы и минусы — рассмотрим во всех подробностях.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) перестала быть чем-то диковинным и уже прочно вошла в реалии ведения современного бизнеса. Если раньше ей пользовались в основном юридические лица, то сейчас ее может оформить любой желающий (ИП, самозанятый или просто физическое лицо). Она позволяет дистанционно заверить документы по недвижимости, подать и оформить заявку на кредит, и все это — не выходя из дома.

Правовое регулирование

Если говорить о дистанционной работе, когда сотрудник выполняет свои должностные обязанности у себя дома, то такие трудовые взаимоотношения прописаны и регулируются главой 49.1 ТК РФ. Согласно этому закону, основными формами взаимообмена документацией между организацией и работником становится электронный документ подписанный электронной подписью.

Но наибольший интерес представляет часть 1 статьи 312.1 ТК РФ, поскольку именно на ее основании работник и его работодатель могут производить обмен документами при помощи информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, включая Интернет.

Теперь же предусматривается возможность полноценного электронного документооборота между работодателем и дистанционным работником. А стороны трудового правоотношения в могут использовать усиленные квалифицированные электронные подписи (КЭП) или неквалифицированные электронные подписи (НЭП).

Стоит отметить, что использование цифровой подписи в случае обмена электронными документами является обязательным условием, но обеим сторонам при обоюдном согласии разрешается продолжать работу в «классическом» формате, подписывая бумаги вручную.

Виды ЭЦП и их особенности

Согласно закону 63-ФЗ «Об электронной подписи», выделяют 3 вида ЭЦП:

1. Простая электронная подпись (ПЭП) — наиболее массовый вариант подписи. Она представляет собой логин-пароль или СМС-код, необходимые для доступа в личный кабинет информационной системы работодателя. Такую подпись сотрудник способен создать самостоятельно, или ее выдает работодатель. Эта подпись является самой простой, но и наиболее незащищенной по сравнению с остальными.
2. Усиленная неквалифицированная подпись (НЭП, УНЭП) является информацией на любом носителе. Для ее оформления нужно обращаться в специальные удостоверяющие центры. Некоторые работодатели уже могут самостоятельно выдавать НЭП своим сотрудникам. Ее степень защиты уже выше, чем у простой электронной подписи.
3. Усиленная квалифицированная электронная подпись (далее - квалифицированная электронная подпись) (сокращенно УКЭП, КЭП). Для ее оформления нужно лично посетить удостоверяющий центр или ФНС, или оформить все документы и саму заявку онлайн. У нее наиболее высокая степень защиты, что приравнивает ее к собственноручной подписи физлица.

Отличия электронных подписей.

Простая — можно получить самостоятельно, после регистрации в информационной системе работодателя. Она бесплатная, может храниться на любом носителе, но при этом не защищает документ от подделки и требует заключение соглашения о признании. Используется для авторизации на сайтах «Госуслуг», «Личном кабинете налогоплательщика», страховых организациях, банков, например, для оформления кредита, вклада или покупки страхового полиса.

Неквалифицированная — можно получить в любом УЦ (удостоверяющем центре), стоит недорого, либо может выдаваться бесплатно, может храниться на любом носителе, защищает документ от подделки и требует заключение соглашения о признании.

Квалифицированная — можно получить только в аккредитованном УЦ, хранится на защищенном носителе (Рутокен), защищает документ от подделки и по юридической значимости заменяет собственноручную подпись.

Для легализации электронного общения с сотрудниками, работодателю необходимо подписать с ними соглашение об электронном взаимодействии. Это правило относится ко всем работникам.

Сотрудникам разрешается использовать квалифицированную и неквалифицированную электронную подпись. Для подписи только кадровых документов: трудового договора, приказов, служебок, инструкций, заявлений, — подойдет неквалифицированная электронная подпись (НЭП).

А квалифицированная ЭП позволяет зарегистрировать онлайн‑кассу в ФНС, подать документы в суд или заключить трудовой договор с удаленным сотрудником без личной встречи.

Удостоверяющие центры делятся на неаккредитованные и аккредитованные, аккредитация им выдается в Минкомсвязи (уполномоченном федеральном органе). Если УЦ без аккредитации, то КЭП он выпустить не может.

Как получить ЭЦП

Пришло время рассмотреть способы получения ЭЦП, поскольку для получения возможности подписывать документы цифровой подписью, сотрудник должен выполнить ряд шагов, которые мы рассмотрим далее. Процесс оформления ЭЦП не сильно сложен, но занимает приличное количество времени. Перечислим последовательность действий для получения электронной цифровой подписи:

1. Нужно выбрать организацию, оказывающую данную услугу. Например, КЭП можно оформить в аккредитованном удостоверяющем центре или в ФНС.
2. Обращаться можно как лично, придя в офис, по телефону или онлайн, сообщив о своем желании получить ЭЦП. Можно сразу указать, для каких целей она вам нужна.
3. Оплатить счет на выбранный комплект ЭЦП. Также необходимо предоставить сканы ваших документов (можно фото хорошего качества) ИНН, СНИЛС, паспорта.
4. После оплаты и отправки сканов документов может пройти 1-2 рабочих дня. Они нужны для проверки подлинности ваших данных и защиты вас от мошенников. После проверки вам пришлют бланк заявления на получение ЭЦП.
5. Бланк необходимо заполнить (в нем нужно указать ФИО, номер СНИЛС, ИНН, номер телефона и паспортные данные) и также прислать его скан или фото в хорошем качестве.
6. Если все данные верны, то примерно через сутки на ваш номер телефона придет СМС с подтверждением от Удостоверяющего центра, который одобрил заявление и выпустил ЭЦП. Затем можно прийти в офис компании или заказать доставку курьером.
7. Вы получите договор, акт выполненных работ и USB-токен.
8. Перед первым использованием ЭЦП нужно настроить свой компьютер. Например, вам понадобится СКЗИ (средство криптографической защиты информации). В этом вам могут помочь специалисты Scloud.

Достоинства и недостатки ЭЦП

Использование ЭЦП является весьма удобным решением:

1. Теперь не нужно встречаться с работодателем или его представителем для подписи документов.
2. Не требуется распечатывать документы и после подписи отсылать их по почте (что стоит денег), если работодатель находится в другом городе.
3. Можно легко легализовать свою работу для возможности оформления кредита или ипотеки.

Несмотря на всю прогрессивность данной технологии, она не лишена некоторых недостатков. Например, сам цифровой сертификат подписи может быть утрачен. Его возможно будет восстановить, но за отдельную плату, и на это уйдет время.

Получается, что электронный документооборот является более удобным и эффективным способом обмена документов для обеих сторон. А если у работодателя имеется собственная информационная система, то возможен обмен документацией в личном кабинете в ПК или смартфоне. Это привело к тому, что КЭДО (Кадровый электронный документооборот) теперь активно внедряется и используется во многих компаниях.