5 способов для агентств получать свои деньги вовремя

Тернии, через которые прошло или пройдет каждое агентство без исключения, – заставить клиентов платить вовремя.

На первый взгляд эта проблема кажется неразрешимой и первый вопрос, который приходит в голову – «а возможно ли это в принципе?». Попытка заставить клиентов платить вовремя сначала пугает, но это как раз то, к чему нужно стремиться с помощью выработанной стратегии.

Но прежде чем мы углубимся в рабочие методики, давайте рассмотрим некоторые причины, по которым кровь из носу деньги вам нужны вовремя.

Для чего нужны своевременные оплаты от клиентов?

Получать оплату вовремя кажется просто по-человечески правильно, но есть конкретные причины, зачем это нужно вашему бизнесу.

1. У вас есть расходы

Совершенно очевидно, что интернет, офис, расходные материалы, подрядчики и сотрудники сами себе не заплатят. Своевременное получение оплаты позволяет должным образом покрывать свои расходы без задержек.

Задержка оплаты может отсрочить ЗП и оплату счетов, чего вы точно не хотите. Это основные потребности компании, о которых надо заботиться.

2. Вы предоставляете профессиональные услуги

Эта штука сам по себе не бесплатная. Вы оказываете услугу и когда выполняете её в соответствии с условиями контракта, заслуживаете надлежащей и своевременной компенсации в соответствии с условиями, о которых договорились перед выходом в море.

Позволяя систематические задержки в оплате, вы тем самым формируете у клиента вредные привычки.

На каждом этапе вы активно обучаете клиентов, как именно будет происходить работа с вашей компанией. Не принуждая к своевременным платежам, вы показываете, что платить вам с опозданием — это нормально. И через некоторое время будет очевидно, что клиенты платят все позже и позже, пока однажды, платеж не придёт совсем. Здесь есть ключевой момент, который следует запомнить – чем дольше вам не платят, тем труднее будет забрать эти деньги.

Никогда не забуду одну ситуацию в начале своей карьеры, когда запускал собственное агентство. Там был клиент, который постепенно платил все позже и позже, пока в один месяц денег не пришло совсем. Он сослался на проблемы с банком, после чего называл эту же причину ещё пару месяцев. Независимо от того, какие варианты по способам оплаты я предлагал, он придумывал всё новые отговорки, и суммы по счетам копились.

В какой-то момент стало так трудно выбить полную сумму, что мне пришлось ехать в другой город, чтобы появиться в его офисе лично, получить оплату и не дать придумать новые оправдания. Хотел ли я зайти так далеко? Нет. Было ли это хорошим моего времени? Не совсем. Был ли это самый сложный способ получить оплату? Однозначно.

Теперь, когда мы помним об этом, давайте посмотрим на пять практических шагов, чтобы получать оплату вовремя:

Шаг 1. Укажите условия оплаты в договоре и подчеркните их при подписании

Давайте тут на секунду притормозим. Если вы не используете контракты прямо сейчас, то первым делом вам нужно заняться подготовкой необходимых шаблонов, которые вы будете использовать прямо со следующим клиентом.

Устных договорённостей недостаточно

Контракты — это лучший способ закрепить все ожидания по вашим будущим отношениям, которые обсуждаются и согласовываются при продаже. Для безопасных отношений устных договоренностей и электронных писем недостаточно.Только официальное письменное и подписанное обязательство решает вопрос.

Уточните сроки и способы оплаты

Когда должны быть проведены оплаты? Каким способом и в каком объеме?Это факторы, которые вам необходимо четко зафиксировать, когда вы продумываете свои контракты. Чем конкретнее, тем лучше.

Частота платежей зависит от проекта

Вот несколько распространенных типов проектов и способы их оплаты:

1. Дизайн и разработка веб-сайта — предоплата в размере 50% до начала проекта и 50% после запуска (есть ещё неплохая схема 30/40/30: предоплата, затем 40% после принятия дизайна и оставшаяся сумма после подписания конечного акта).
2. Inboubd-маркетинг — 50% до начала взаимодействия и 50% после завершения и окончательной презентации результатов.
3. Ежемесячные авансовые платежи — в начале каждого месяца работы.
4. Почасовая работа – либо по завершении, либо если это клиент, для которого мы выполняем много почасовой работы в месяц, мы будем отправлять счет в конце каждого месяца с подсчетом часов и причитающейся оплаты.

Взимание оплаты за просрочку платежа

Если штрафа за просроченные платежи нет, то зачем клиенту платить вовремя?

Использование таких штрафов — отличный способ предотвратить просрочку по платежам.

Можно, например, использовать трехпроцентную комиссию с начислением процентов. Вот как это работает:

Для отсрочки платежа в 21 день на 22-й берется три процента и добавляется к счету. Если к 42-му дню счёт по прежнему не оплачен, берем три процента от последнего счета (первый счет + три процента) и прибавляем к счету снова.

Сообщите обо всех нюансах во время подписания контракта

Это важный момент. Добавление этих пунктов в ваши контракты не должно быть чем-то написанным мелким шрифтом. Постарайтесь сообщить свои условия оплаты до того, как клиент всё подпишет.

Люди не знают того, чего они не знают. Возможно, вы сообщили об этом в процессе продажи, но убедитесь ещё раз, что клиент точно понимает наличие этого пункта в контракте.

Шаг 2. Оптимизируйте процесс выставления счетов

Всё дело в процессах. Почему? – это экономит ваше время и уменьшает человеческий фактор.

Счета должны быть:

1. Четкими и конкретными — в большинстве случаев ваше контактное лицо не является лицом, проводящим платёж. Проверьте, что вы владеете прямыми контактами, которыми вы сможете воспользоваться в случае просрочек.
2. Своевременными — если хотите, чтобы клиенты платили вовремя, обязательно отправляйте счета вовремя. Слишком часто из-за неправильных процессов вы просто забываете отправить счета вовремя.
3. В электронном виде — к счастью, мир изменился и нам чаще всего больше не нужно высылать счета бумажной почтой. Цифровые счета-фактуры могут формироваться автоматически и отправляться по расписанию.

Вот как выглядит хороший процесс выставления счетов:

1. Предварительно созданные фирменные шаблоны счетов, которые можно использовать в любой момент.
2. Предварительно запланированные графики выставления счетов за периодические работы (например, ежемесячные авансовые платежи). Поставьте перед собой задачу запланировать все свои повторяющиеся счета-фактуры за работу в автоматизированной системе.

Шаг 3. Настройте напоминания

С хорошим, настроенным под вас ПО, можно также настроить все необходимые напоминания. Если вы работаете с отсрочкой платежа, к примеру, в 20 дней, – нормально будет настроить для себя оповещения о приближающейся оплате. 20 дней — это достаточно много времени, чтобы что-то подзабыть, даже если вы это делаете регулярно.

Вот пример графика автоматических напоминаний, на примере очередности платежа в 20 дней:

1. Напоминание за 10 дней
2. Напоминание за 3 дня
3. Напоминание на следующий день после просроченного счета

Кроме того, добавьте ссылку на счет и способ оплаты с каждым напоминанием.

Шаг 4. Сделайте так, чтобы клиенту было легко вам платить

Мы уже обсуждали самые простые способы получения оплаты — напоминания и полученные в цифровом виде счета, к которым легко получить доступ.

В некоторые случаях также можно подумать о подключении автоматических платежей по кредитной карте.

Шаг 5. Будьте на связи с клиентом

Иногда заказчики не знают, что счет не оплачен. Опять же, ваше контактное лицо могло просто всё передать в бухгалтерию и вернуться к своим делам. Все, что требуется, — это сопроводительный email или телефонный звонок, – спросить, как обстоят дела.

В более сложных обстоятельствах, когда платежи регулярно задерживаются или вообще не поступают, вам необходимо связаться с клиентом и выяснить, что происходит.

Если денег нет, остановка работ иногда будет подходящим вариантом

Если прошло более 30 дней с момента выставления счета, неплохим решением будет остановить все работы до выяснения причин.

Опять же, чем больше времени проходит и чем больше работы вы делаете за это время, тем сложнее будет получить деньги. Если прошло два месяца, а оплата снова не поступила, то действительно нужно остановиться и разобраться.

Важность своевременных платежей

Если вы хотите управлять масштабируемым, растущим агентством, нужно контролировать свои потоки доходов. Устанавливая отношения, при которых платежи доставляются вовремя, вы создаете прочную основу для своей компании.

Нужна помощь в выборе и внедрении программного обеспечения для управления проектами?

Будем рады пообщаться и помочь подобрать то, что подходит в вашем случае. Можно заказать звонок здесь, — поговорить с нашей командой экспертов, которые поделиться своим опытам по оптимизации процессов и управлению проектами.

Мы также подготовили для вас подробное руководство по внедрению ClickUp в агентстве, а также видео-демонстрацию основных возможностей.