7 правил подготовки эффективного совещания, которые нельзя игнорировать
- Хорошо сформулированная цель.
Совещание без цели - это пустая трата времени. А не ясная цель уведет сотрудников далеко от результата.
- Общий или контекстный план.
Самое лучшее совещание- это то, что идет по вашему плану, и он соответствует контексту цели .
- Состав участников.
Участники должны участвовать в совещании, а не просиживать время, поэтому состав надо определить под цели и общий план.
- Предварительная подготовка.
Сюда входит предварительное обсуждение тем с докладчиками, подготовка данных, выбор и утверждение форматов и т.п.
- Регламент.
У совещания должен быть регламент на каждый новый шаг, который основывается на общем плане и предварительной подготовке.
Так же немало важно закрепить в регламенте кем и как будут фиксироваться результаты.
- Рассылка приглашений для участия в совещании.
Это мероприятие надо провести заранее. Приглашение должно быть выслано так, чтобы все заинтересованные его получили. Оно должно содержать цель и регламент.
- Доведение результатов.
Результаты должны быть доведены в письменной форме не только участникам, но и всем заинтересованным сотрудникам.
Исключите даже одно правило и совещание будет неполноценным.