Если вы инициатор совещания
Кто может быть инициатором совещания?
Инициатор совещания- это всегда руководитель. И вот почему.
Совещание- это мероприятие для обсуждения, решения вопросов, которые сложно или невозможно решить в рабочем порядке. Необходимость совещания может возникнуть и обычного исполнителя, но эту идею исполнитель будет согласовывать с руководителем. В процессе согласования руководитель или найдет решение и закроет вопрос исполнителя или примет решение в пользу проведения совещания.
Таким образом, инициатором будет руководитель на уровне компании, департаментов, отделов.
Если вы руководитель и инициатор совещания, вам необходимо сделать следующее:
- Определить цель совещания.
Цель совещания- это не то что и как вы будете обсуждать, а то чего хотите достичь в результате совещания.
Например, закрытие просроченной дебиторской задолженности клиентов компании на сумму 3 миллиона рублей. Это то, что можно обсудить.
А План по закрытию просроченной дебиторской задолженности- это то цель совещания.
Инициатор совещания- Операционный директор компании, который получил квартальный отчет и оценил ситуацию близко к критической.
- Определить участников совещания.
Участниками совещания – это те, кто :
-компетентны в раскрытии цели совещания;
- уполномочены принимать решения;
- заинтересованы в исполнении решения.
Исходя из цели совещания, инициатор совещания решает пригласить следующих сотрудников: Главный бухгалтер (бухгалтер по расчетам с контрагентами), Руководитель юридической службы(юрист), Руководитель отдела продаж (менеджер по продажам).
Почему такой состав?
- Руководитель отдела продаж: служба, которая непосредственно работала с клиентами по условиям сделки;
- Главный бухгалтер: служба, которая ведет учет средств, полученных от контрагентов на основании условий договоров;
- Руководитель юридической службы: отдел, который занимается претензионной работой
- Составить План по раскрытию темы
Это повестка совещания, которая позволит полностью раскрыть все вопросы, направленные на достижение цели совещания.
Например, инициатор предполагает, что
- Главный бухгалтер конкретизирует дебиторскую задолженность в разрезе Контрагентов , договоров и сроков оплаты. Обоснует понятие просроченной задолженности. Обозначит влияние просроченной задолженности на финансовое состояние компании в текущее время и в перспективе, если задолженность не закроется.
- Руководитель отдела продаж предоставит информацию о результатах переговоров с контрагентами по вопросам неуплаты.
- Руководитель юридической службы обозначит этапы претензионной работы и перспективы на каждом этапе.
Наличие плана задает нужный вектор, мотивирует на конкретные действия, гарантирует, что каждый участник будет готов к полноценной работе на совещании.
- Составить Регламент совещания.
Регламент- это кто, что, когда и сколько.
Регламент состоит из следующих пунктов:
- Дата, время начала совещания, его запланированная продолжительность.
- Формат и (или) место проведения.
- Порядок, продолжительность и тема выступления участников.
- Порядок и время обсуждения .
- Порядок, форма оформления результатов совещания.
- Порядок информирования заинтересованных лиц о результатах совещания.
- Сроки и формы контроля исполнения решения.
- Оповестить участников.
Это очень важный и вовсе не формальный этап подготовки совещания.
Что он дает:
- плановость мероприятия гарантирует, что участник будет готов к конкретному времени;
- предварительное информирование о цели совещания, а так же рассылка регламента, дает возможность участникам подготовиться. А еще внести свои предложения, например, по составу участников.
- источник информирования должен гарантировать не просто получение приглашения, но и то, что оно не останется незамеченным. Электронная почта, общие чаты, СРМ-система- выбирайте то, что в компании является традиционным источником получения важной информации.
Другие материалы по теме «Эффективные совещания» на нашем канале