Тендеры: когда участвовать и на каких условиях

Сухари и мука — на этот товар царь Алексей Михайлович издал указ о подрядной цене на доставку в Смоленск. Это было в 1654 году и это был первый тендер в России. В документе оговаривались условия сделки для тех, кто сможет осуществлять поставки по установленной цене.

Условия проведения тендеров с тех пор немного модернизировались, но суть та же: тендер — это конкурсные торги. Заказчик объявляет условия, по которым будет покупать товары или услуги. А поставщики или исполнители предлагают свои варианты. Заказчик заключает контракт с поставщиком, у которого условия лучше.

Схема довольна проста. Правда, на деле все немного сложнее.

Александр Русин

Генеральный директор агентства ICU

На основе своего опыта мы хотим дать несколько советов, когда участвовать, стоит ли вообще в это ввязываться, и, если уж решились, то на что обратить внимание.

Какие бывают тендеры?

Если говорить о способах проведения, то обычно тендер организовывается в двух форматах:

1. Аукцион. Например, некой компании нужно перевести все процессы в онлайн-формат, а для этого нужны специалисты. Компания назначает начальную максимальную цену контракта и собирает заявки участников — те фирмы, которые готовы этот заказ выполнить. Выбирается день и начинается торг, напоминающий биржи акций. Все участники предлагают свои цены, исходя из обозначенной цены контракта. Победит тот, кто предложит самую низкую цену, которую не перебьют.
2. Конкурс. Например, детсаду нужны новые кровати. Детсад — не частное лицо, директору или завхозу просто прогуляться в мебельный магазин и купить кровати не получиться. Закон обязывает детсад объявить тендер и выбрать поставщика в ходе конкурса. Поэтому детсад прописывает требования к кроватям, критерии отбора поставщика и размещает информацию о закупке на специальном сайте для тендеров. Потом выбирает из всех заявок подходящую.

Также тендеры могут быть:

1. Открытые. Как в описанных примерах — тендер выкладывается на площадку и собираются заявки исполнителей. Процедура регистрации и подачи заявки имеет свои особенности: авторизация, часто через электронный ключ, проверки систем безопасности.
2. Закрытые. Компания предлагает участие узкому кругу агентств, далее каждый из них представляет свое видение вопроса, организатор рассматривает все предложения и выбирает подходящее.

Мы хотим особо отметить еще 1 вид тендеров:

1. Платные. Обычно такие тендеры организовывают если не крупные, то серьезные и уважаемые компании, ценящие время и силы своих участников. Компания платит установленную сумму всем участникам тендера, и отдельно победителю — бoльшую сумму. Предоплатных тендеров практически не бывает, обычно постоплатные.
2. Бесплатные. Компании принимают участие на свой риск без гарантий оплаты. Довольно неудобно для тех, кто не просто предлагает цену или список услуг, а готовит концепцию, видение проекта, архитектурный план, программу обучения — словом, интеллектуальный труд, который никак не будет оплачен, если вы не выиграете тендер.

Важный момент: если вы подаете заявку на участие в тендере через площадку, то вам придется еще и заплатить за участие. Обычно это около 10% от возможной сделки в случае победы.

Победителя выбирают на основе предложенной цены, портфолио, тестового задания, опыта на рынке.

Где искать тендеры?

Есть два типа площадок для проведения тендеров:

1. Государственные площадки (как в примере с детсадом выше), такие как Сбербанк АСТ, Росэлторг, Фабрикант.
2. Негосударственные площадки, такие как B2B Center, Bidzaar.

Кроме того, тендер может найти вас сам. Если вы работаете на свою репутацию, компании могут сами предлагать вам участвовать в закрытых тендерах.

Важно! Не все компании-организаторы делают это из честных побуждений. Иногда тендеры организовываются, чтобы собрать информацию по рынку, найти идеи для вдохновения, получить альтернативную точку зрения на свой проект. Как не попасться на такой «липовый» частный тендер, мы рассказываем ниже.

Когда точно стоит участвовать?

1. Компания предоставляет предоплату или гарантирует постоплату тестового задания договором. Так вы хотя бы окупите часть издержек.
2. Компания открыта для предварительного общения: брифинг, дебрифинг, онлайн-созвоны, предоставление некоторой информации о своей работе, которая может понадобиться при разработке предложения.

8 советов от ICU для участников тендера

Но основе 15-летнего опыта работы на рынке и прохождения «по кочкам» тендерных дорожек, мы сформировали 8 принципов, которые помогут вам избежать траты времени и сил впустую и выбирать только стоящие тендеры:

1. Проверяйте все письма с неизвестных почт и доменов с предложением участия в закрытом тендере. Сэкономьте себе время: позвоните и уточните, есть ли действительно такой тендер, готова ли компания к предварительному брифингу. Это к вопросу о нечестных фиктивных тендерах.
2. Лучше выбирайте оплачиваемые тендеры, но обязательно уточняйте, какие образом компания гарантирует оплату: пост- или предоплата, оплата по договору.Если же решили участвовать в бесплатном тендере, проведите с клиентом брифинг и обратите внимание на его открытость к взаимодействию, начиная от манеры общения и заканчивая скоростью принятия решений. Так вы поймете, стоит ли вообще участвовать в тендере и иметь такого партнера.
3. Выходите на контакт со специалистами компании: это покажет вашу серьезность и вы узнаете серьезность организаторов. Наша компания не участвует в тендерах, когда организатор против предварительных встреч и брифинга.
4. Участвуйте только в тех тендерах, в которых вы имеете достаточную экспертизу. Не тратьте силы, если не уверены, что тендер вам полностью подходит или он из смежной сферы — шанс победы и так невысок.
5. На брифинге спрашивайте представителей компании об их предыдущем опыте и реализованных идеях. Иначе может получиться, что придуманная вами идея уже когда-то была реализована компанией, и ваше предложение автоматически отпадет.
6. Если вы не представляете государственную организацию или очень крупного поставщика, а ваш труд интеллектуальный, то лучше не участвуйте в тендерах через площадки: риск победы крайне мал и от вас потребуются дополнительные невозвратные вклады.
7. Проверяйте организаторов: возможно, они на грани банкротства, имеют опыт судебных разбирательств или другие факторы, которые уже станут для вас маячком того, что оплата может задержаться или компания вообще не желательный партнер.
8. Уважение, доверие и взаимопонимание — вот три аспекта, которые должны присутствовать между вами, как участником и компанией-организатором.

Два главных принципа, которых мы безоговорочно придерживаемся, участвуя в тендере — это выбор тендера, в котором мы можем максимально проявить свою экспертизу и выбор компании, которая легко идет на контакт и готова к брифингу.

В конце концов, главное — не только соответствовать требованиям, подать полный пакет документов и сделать лучшее предложение. Важно еще получить гарантии успеха даже без победы: оплату тестового задания или полезные в будущем контакты. Шансы на победу есть у всех, но они больше у тех, кто выбирает организатора так же, как организатор выбирает вас.