Внедрение портала Битрикс24 для компании «МИР ИНСТРУМЕНТА» с 5000+ сотрудников

Как крупной компании перейти с SharePoint 2010 на «Битрикс24: Энтерпрайз» и кастомизировать портал под свои бизнес-процессы.

О клиенте

«МИР ИНСТРУМЕНТА» является ведущим поставщиком ручного, садового инструмента, слесарного, электро и силового оборудования на российском рынке. Эксклюзивный поставщик таких торговых марок, как: Matrix, Gross, «Сибртех», Sparta, «Барс», Palisad, Stels, Elfe, Denzel, Kronverk.

«МИР ИНСТРУМЕНТА» в цифрах и фактах:

1. международная компания с офисами по всему миру
2. более 5 000 сотрудников
3. более 400 поставщиков со всего мира
4. более 12 000 товаров в каталоге

Раньше компания в качестве внутреннего портала использовала SharePoint 2010. Это коллекция программных продуктов и компонентов, включающая в себя набор веб-приложений для организации совместной работы, функциональность для создания веб-порталов, модуль поиска информации в документах и информационных системах. После 2010 года он перестал поддерживаться компаний Microsoft. В 2022 году «МИР ИНСТРУМЕНТА» лишился возможности продлевать приобретенную лицензию. И пришло время искать новый сервис для переноса и корпоративного портала.

Задача

Команде ZeBrains нужно было внедрить альтернативу текущему корпоративному порталу на базе SharePoint 2010. Для реализации этой задачи мы выбрали коробочную версию «1С-Битрикс24: Энтерпрайз», которую нужно было адаптировать под уже заданные бизнес-процессы из SharePoint 2010.

Особенности проекта

«МИР ИНСТРУМЕНТА» — огромный холдинг, клиенту было важно реализовать систему прав, ролей и доступов со своей логикой, которая не должна была наследоваться иерархически по административному принципу: часто базовая логика выстраивания процессов в «Битрикс24» идет вразрез с видением заказчика и регламентами. Например, в модуле «Задачи» есть роль «Соисполнитель». В компании такой роли нет. А если оставить её в системе, то пользователь может запутаться. В итоге задачи будут выполнены не так, как нужно, и с большими затратами ресурсов.

 1. Аналитика

У клиента уже были зафиксированы все процессы, которые ранее компания выстроила в SharePoint 2010.

Аналитики команды ZeBrains написали ФДР (функциональный дизайн разработки — это документ, который отражает требования к разрабатываемой функциональности и показывает, как она должна работать) под Битрикс24 и описали все бизнес-процессы на основе разработанной схемы:

1. Интерфейс взаимодействия администратора с каталогом запущенных БП (бизнес-процессов);
2. Интерфейс взаимодействия участников запущенного БП;
3. Страница инициации БП;
4. Библиотека стандартов.

Как только ФДР окончательно утвержден заказчиком (после всех правок и замечаний со стороны заказчика), он поступает в распоряжение команды разработки.

2. Модуль «Задачи и проекты»

В первую очередь кастомизировали конструктор и шаблоны задач:

1. Создание задач за подчиненных сотрудников. По умолчанию в Битриксе нет такой функциональности — он просто блокирует возможность изменений в данных полях. Но так как компания клиента включает 1500 постоянных пользователей портала, часто требуется создать задачу за кого-то другого и назначить третье лицо. Теперь у пользователей на стороне заказчика есть такая возможность.
2. Связки задач и подзадач. На портале можно создавать связанные задачи и подзадачи. Но связь отображается только в той задаче, где пользователь вручную настроит связь. А если таких десятки? То ему придется каждый раз возвращаться в базовую задачу и настраивать связь с каждой созданной подзадачей. Мы сделали так, что связь автоматически появляется и во второй связанной сущности. Кстати, на связанных задачах теперь тоже можно смотреть те же данные, что и в подзадачах — все шаблоны внутри переписаны.
3. Блок фильтров задач. Полностью переписали логику счетчиков просроченных задач, потому что раньше они могли подсчитываться некорректно и даже теряться. Для этого мы сделали скрипт с фильтрами, который, например, позволяет раскрывать задачи на подзадачи. Также добавили функциональность в фильтре по закрытым задачам, который зачеркивает красным задачи, выполненные позднее установленного дедлайна. А ещё сделали счетчик переноса крайних сроков — теперь можно увидеть, сколько раз был сдвинут дедлайн в задаче.

1. Логика заполнения полей. Некоторые стандартные функции заполнения полей на портале противоречили бизнес-процессам холдинга. Поэтому мы убрали добавление соисполнителей, создание задачи без крайнего срока и привязки к проекту. А если автор задачи отсутствует, то результат работы может принять руководитель проекта, его ассистент или другое лицо из списка, основанного на бизнес-процессах компании.

1. История. Если кто-то помимо автора вносил правки в задачу, то в базовой функциональности в истории изменений отображалось, будто это сделал автор. Теперь у поставщика есть уникальная фича — видеть, кто и что поменял.
2. Добавление комментариев в новости. Сделали возможность помечать галочкой любой комментарий в задаче как новость. Пользователь выбирает задачу при формировании новости, затем в нее автоматически попадают все отмеченные комментарии. Это сделано для внутренней ИТ-команды, чтобы упростить процесс описания релизов и оповещений коллег.
3. Отчет по стадиям. Чтобы клиент мог отследить, какой этап в реализации проседает, мы реализовали отчеты, где видно, сколько задача провела в той или иной стадии.
4. Отчет по исполнителям. Кто-то по ошибке может записать время в задачу, где он отмечен наблюдателем. И мы сделали так, что теперь специальный отчет показывает, что в задаче учтены трудозатраты двух и более людей.
5. Добавление новой задачи с копированием. В соответствии с процессами клиента сделали так, что возобновить задачу нельзя — это нарушает логику стадий и подсчета времени. Поэтому можно создать подзадачу с автоматическим копированием всех параметров родительской сущности — описания и даже комментариев.

1. Регулярные оповещения с задачами. На портале каждое утро всем сотрудникам приходят рассылки с задачами: в работе с разбивкой по срокам, ожиданию контроля (надо принять), а также список просроченных задач, в которых пользователь значится постановщиком.

 3. Возможности прав доступа

В компании есть штатный блок «Руковожу», который позволяет изучать аналитику выполнения задач по всей компании только владельцу бизнеса. Мы сделали доступ настраиваемым. И теперь его можно дать любому сотруднику

Важно отметить, что правами и доступами руководит администратор на стороне клиента.

Также мы настроили следующую функциональность:

1. Синхронизацию с почтой и Active Directory (AD).
2. Обмен данными с AD с синхронизацией каждые 2 часа.
3. Алгоритм доступа к пользованию порталом новым сотрудником. Информация о новом пользователе передается из AD в «Битрикс24». Там создается пользователь, но пока он не получил привязку к одному из подразделений, то профиль не активен.

4. Мультиязычность интерфейса

1.  «Битрикс24» из «коробки» не позволяет выбирать язык интерфейса. Но «МИР ИНСТРУМЕНТА» — многонациональная и мультиязычная компания с сотрудниками по всему миру. Поэтому мы написали внутренний отдельный модуль, который через Яндекс Переводчик адаптирует весь интерфейс под выбранный язык. Всего доступно 9 языков, включая китайский.

1. Уведомления на своем языке. Это значит, что если один пользователь использует интерфейс портала на русском, а другой на английском, то уведомления при совместной работе над задачами каждому будут приходить на своем языке. Тут важно отметить, что комментарии коллег, добавленные в задачу, не переводятся, потому что не относятся к пользовательскому интерфейсу.

5. Доработка CRM

Для CRM-блока мы разработали модуль со сложным алгоритмом распределения звонков между филиалами и сотрудниками с учетом зон ответственности и рабочего времени сотрудников. Доработали функциональность работы с лидами и компаниями согласно бизнес-логике «Мира Инструмента». Настроили автоматизацию с помощью бизнес-процессов и роботов.

В настоящий момент выполнены следующие задачи:

1. Разработан модуль распределения звонков по ответственным в филиалах;
2. Настроена телефония с учетом филиальной структуры;
3. Настройка формирования лидов из различных источников с логикой привязки;
4. Настройка рассылок и уведомлений с приоритезацией e-mail;
5. Разработана функциональность блокирования изменения информации о компании клиента;
6. Автоматизирован ряд рутинных бизнес-процессов.

Результаты

Команда ZeBrains внедрила систему «Битрикс24», кастомизировала основную функциональность портала в соответствии со всеми бизнес-процессами холдинга «МИР ИНСТРУМЕНТА».

В результате у клиента теперь надежная система ведения задач, которая корректно функционирует, выдает актуальную информацию и аналитику по работе региональных подразделений и компании в целом. Но мы еще продолжаем вносить изменения в соответствии с новыми процессами и адаптацией старых.