От хаоса к порядку: обновляем 1С для IT-компании
В обновление программного обеспечения важно, чтобы всё прошло без потери данных и ненужных задержек. Команда ZeBrains понимает сложность этого процесса.
Задачи:
- Из нескольких баз 1С совместить данные бухучёта в одну, настроив холдинговую отчётность
- Обновить «1С: Документооборот», сохранить все данные и доработать новый вариант
- Внедрить «1С: Управление торговлей» для нового подразделения компании, кастомизировав программу под задачи логистики
Причины:
- Консолидированный отчёт позволяет получить точное представление о доходах, расходах, активах и обязательствах холдинга
- Сложности в финансовом и кадровом управлении из-за стихийно выполненных настроек имеющейся версии «1С: Документооборот»
- Стандартная версия «1С: Управление торговлей» была не оптимизирована под профессиональную логистическую деятельность.
Основная часть:
- Консолидация холдинговой отчётности
Разработка отчётности для холдинга — это комплексный интеллектуальный процесс, требующий внимательного подхода к учёту внутренних перепродаж между его компонентами. То есть нужно не только производить арифметические операции, но и учитывать разные факторы, такие как исключение определенных операций, учет особенностей и т.д. Это значит, что настройка отчётности выполняется с особым вниманием к деталям и специфике бизнеса холдинга.
Реализация
- Проект начался с тщательного анализа текущего состояния и потребностей компании. В ZeBrains провели обширное исследование существующих баз данных и выявили основные потребности и требования к будущей системе. Мы уделили внимание не только техническим аспектам, но и изучили бизнес-процессы предприятия.
- После проведения анализа выявили области неопределенности и возможные риски, что послужило отправной точкой для разработки стратегии реализации. В рамках этой стратегии мы определили приоритеты, распределили задачи и составили подробный план действий для нашей команды.
- Далее команда ZeBrains приступила к разработке технической архитектуры и механизмов обмена данными. Этап включал выбор подходящих инструментов и технологий, а также создание специализированных программных модулей для интеграции и синхронизации данных из различных источников.
Параллельно с этим готовилась среда и инфраструктура: настройка серверов, установка необходимого программного обеспечения и обеспечение команды ресурсами для работы.
- После завершения предварительных этапов началась фаза активной реализации проекта. Наша команда взялась за последовательную интеграцию данных из нескольких источников, проведение тестирования и оптимизации процессов обмена данными, а также разработку пользовательского интерфейса и формирование отчётности. Помимо этого важно было обучить сотрудников компании новым системам и процессам работы.
Сложности и решение
Основная сложность заключалась в большом количестве данных, которые поступали из различных бухгалтерских баз. Каждая из них имела свою собственную специфику и формат, что затрудняло процесс интеграции в единую систему управления.
Для решения этой проблемы нашей команде требовалось оперативно обрабатывать, объединять и проверять данные на соответствие, чтобы затем обрабатывать и агрегировать информацию из разных источников.
- Обновление документооборота
Команде ZeBrains была поставлена задача: обновить систему документооборота и пересмотреть текущие настройки, преобразовав их в более логичные и понятные для использования.
Реализация
Перед обновлением системы наша команда проанализировала все бизнес-процессы, отраженные в документообороте, и создала карты этих процессов для того , чтобы корректно настроить систему с учетом новых возможностей, и избежать повторения недочетов.
Закрепив состояние «to be» для новой системы, мы приступили к выполнению настроек и импорту данных.
Учитывая большой объем информации в предыдущей версии, было решено не переносить все данные, а отобрать только те, которые необходимы для новой системы. Такой подход позволил провести импорт в разумные сроки.
Одновременно с этим были разработаны и реализованы новые функциональности, такие как матрица полномочий и возможность постановки задач в формате поручений. Для управления кадрами мы добавили контроль поручений по сотрудникам с измененной штатной позицией и настроили почтовую рассылку отчетов по кадрам.
Пример протокола сверки прототипа, все правки учитываются и вносятся разработчиком
Сложности и решение
Главная проблема заключалась в том, что каждая доработка привязана к определенной версии программного обеспечения. Если же версии отличаются слишком сильно, нельзя взять и скопировать доработку из старой версии в новую, ожидая, что она будет нормально работать, так как новая версия системы может иметь другую внутреннюю логику, что приведёт к некорректной работе.
Поэтому перед переносом пришлось вместе с аналитиком тщательно изучить отличия между старой и новой версиями, а также провести множество согласований, чтобы определить, какие доработки можно перенести, а какие — нет, и как это повлияет на функциональность системы.
- Кастомизация управления торговлей
Основной задачей было расширить функциональность системы доставки, чтобы она стала более планируемой и контролируемой.
Реализация
Мы добавили автоматический учет финансовых и временных ресурсов, например, курс валют или даты поставки, чтобы уменьшить количеств ручных операций и расчетов. Кастомизированная версия 1С: УТ рассчитывает плановые даты поставки, таможенные сборы, НДС и пошлины. Также мы синхронизировали 1С с СЭД по расписанию.
Также чтобы контролировать процессы поставок, мы добавили в программу реквизиты «Тип транспорта», «Статус по грузу», «Статус оплаты». В каждом из них заданы определенные элементы, которые позволяют видеть этап выполнения поставки. Например, в «Статусе по грузу» это — релиз, транзит, таможенное оформление, доставка.
И конечный, самый важный элемент кастомизации, так как программа не покрывала все функции сотрудников, отвечающих за логистику, — мы добавили две роли:
● Логист. Теперь он в программе может редактировать некоторые реквизиты заказов клиента, вручную загружать заказы и спецификации.
● Бухгалтер. Имеет доступ на полный просмотр документов и справочников, а также может редактировать заявку на расходование денежных средств.
Сложности и решение
Основная сложность заключалась в техническом задании (ТЗ) — на начальном этапе оно было создано с участием IT-специалиста. Однако заказчик не мог полностью разобраться в нем из-за технической специфики.
Поэтому мы провели серию консультаций и аналитических встреч, чтобы заказчик понял, как система должна работать и выглядеть, а также какие функции должны быть доступны пользователям. Таким образом, удалось достичь согласия относительно требований и сценариев работы системы.
Итог реализации проекта
Объединили данные из четырёх баз бухучёта десяти организацией в одну — обновлённая отчётность теперь предоставляет всесторонний обзор финансового состояния компании и её подразделений.
Доработали и внедрили «1С: ДТ». Все важные данные были сохранены и перенесены в новую версию системы в заданный срок.
Кастомизировали и внедрили «1С: УТ». Теперь система позволяет управлять логистическими процессами, контролируя их на каждом этапе. Автоматизация расчетов позволяет учитывать временные и финансовые затраты на поставку.