Демонстрация возможностей: как спроектировать и изготовить стенд для участия в бизнес-выставке

Ксения Томникова – ведущий менеджер отдела продаж компании «Мирэкс». Опыт работы в сфере дизайна и застройки стендов – более 6 лет. Компания «Мирэкс» работает в выставочной индустрии с 2007 года, клиентами оператора являются такие бренды, как «Комус», «Триколор», «Останкино», «Сегежа Групп», VISA и другие известные компании.

Бизнес-выставки дают участникам возможность представить себя потенциальным клиентам, обсудить перспективы сотрудничества, заключить новые договоры и завести полезные связи.

Успех и результативность работы на таких мероприятиях зависят от множества факторов, но одним из ключевых является качество стенда, который не только эстетически привлекателен, но и способствует достижению конкретных бизнес-целей компании.

Первый этап: установить ключевые задачи

Для создания эффективного выставочного стенда необходимо чётко определить цели и задачи. Отсутствие понимания целей может привести к нерациональному использованию ресурсов и времени.

Поэтому перед началом работы следует определить, каких результатов вы хотите достичь. Это поможет вам разработать стратегию, которая будет служить ориентиром на всех этапах подготовки и проведения выставки, начиная от выбора места и заканчивая взаимодействием с посетителями.

• Если вы хотите продемонстрировать новый продукт, то сделайте так, чтобы стенд наглядно показывал его ключевые особенности и преимущества. Важно вовлечь посетителей: предоставьте им возможность самостоятельно протестировать продукт.
• Дополнительным преимуществом будет использование современных технологий на стенде — виртуальная реальность или интерактивные панели привлекут внимание посетителей.
• Если же вы хотите укрепить отношения с партнёрами, то подход должен быть другим. Создайте пространство для общения и встреч. Мягкая мебель и спокойные цвета помогут создать уютную атмосферу, в которой можно спокойно обсудить важные вопросы.
• Чтобы привлечь новую аудиторию, стенд должен быть ярким и запоминающимся. Но одного внешнего вида недостаточно — важно, чтобы сообщение компании было чётким и понятным. Посетители должны сразу понимать, что вы предлагаете и почему это может быть интересно.
• Если ваша цель — поддерживать узнаваемость бренда, то каждый элемент стенда (цвета, логотипы, слоганы) должен быть связан с фирменным стилем компании.

Определение целей должно происходить на основе анализа предыдущих событий, а также с учётом особенностей каждой конкретной выставки.

Важно подходить к планированию с перспективой на долгосрочный результат и чётко понимать, чего именно вы хотите достичь на этом мероприятии.

Кроме того, каждая выставка уникальна, и то, что сработало на одном мероприятии, может не дать результата на другом.

Например, на масштабных отраслевых выставках, где конкуренция особенно остра, необходимо обратить на себя внимание с помощью нестандартных решений и уникального подхода. В то же время, на более узкоспециализированных мероприятиях стоит сконцентрироваться на взаимодействии с конкретной целевой аудиторией. 

Допустим, вы уже решили, зачем вам нужно участие в выставке. Теперь нужно определить, кто будет вашей целевой аудиторией на этом мероприятии.

Второй этап: исследование целевой группы и сбор данных

Важно понимать, что у каждого события есть своя аудитория, и не все мероприятия будут полезны для конкретной организации.

Анализ аудитории помогает определить, есть ли среди участников потенциальные покупатели, и сможет ли компания достичь своих целей, будь то продажа товара, сбор контактных данных или повышение узнаваемости бренда.

Прежде чем принять решение об участии в выставке, ответьте на следующие вопросы:

• Кто будет присутствовать на мероприятии? Исследуйте профиль участников: входят ли они в вашу целевую аудиторию? Если это представители вашей ниши или потенциальные клиенты, участие может быть выгодным. В противном случае стоит задуматься, стоит ли тратить ресурсы на это мероприятие.
• Что они ищут на выставке? Понимание ожиданий посетителей поможет вам определить, насколько ваш продукт или услуга соответствуют их интересам. Если выставка посвящена инновациям, и ваш продукт именно такой — это то, что нужно.
• Сможете ли вы достичь своих целей? Оцените, насколько формат и аудитория мероприятия соответствуют вашим бизнес-целям.

Не каждое мероприятие оправдывает вложенные средства, поэтому тщательное изучение аудитории — важный шаг для принятия правильного решения. 

Третий этап: создание концепции и разработка дизайна

Итак, мы определились с задачами выставки, изучили целевую аудиторию, теперь необходимо разработать концепцию стенда. У компании есть два пути: создать стенд своими силами или привлечь специалистов.

Вариант №1: базовый стенд своими силами

Если вы хотите сократить расходы, можно выбрать стандартное решение. Организаторы выставок часто предлагают готовые стенды: простые, но функциональные. 

Схема простая: вы готовите оформление (логотипы, цвета, минимальный декор) – этого вполне достаточно, чтобы компания как минимум не пропустила важное мероприятие. 

Вариант №2: индивидуальная застройка стенда 

Если участие в выставке не сводится к формальному присутствию, то есть два варианта действий: либо провести тендер, либо обратиться к надёжному застройщику.

Объявляем тендер. Организация формирует техническое задание и направляет его строительным фирмам. Те, в свою очередь, представляют свои идеи по реализации проекта в рамках установленного бюджета. Затем уже можно выбирать наиболее подходящий вариант, учитывая стоимость, сроки и качество предложений.

Важно подчеркнуть, что предпочтение следует отдавать строительным компаниям, которые имеют собственное производство. Это позволит избежать возможных проблем на этапе строительства.

Наличие собственного производства — это гарантия соблюдения сроков, использования качественных материалов и быстрого реагирования на непредвиденные ситуации.

Обращаемся к проверенному застройщику. Если вы уже имели дело с надёжным исполнителем, то можете доверить ему разработку концепции. Специалист компании предложит несколько вариантов оформления, которые можно будет адаптировать под ваши потребности. Работа над уникальным стендом будет состоять из следующих этапов:

• Определение задач. Организация-заказчик формулирует свои задачи, определяет, что она хочет продемонстрировать, какое оборудование привезти и как его презентовать. В случае транспортировки крупногабаритного оборудования, необходимо указать это в плане стенда для согласования с организаторами мероприятия.
• Встреча с дизайнером и разработка концепции. На этой стадии происходит обсуждение целей и задач стенда. Концепция должна быть ясной и привлекательной для посетителей. Иногда компании предоставляют дизайнеру полную свободу действий, говоря: «визуализируйте», не уточняя свои пожелания. В теории это возможно, но только если вы полностью доверяете дизайнеру.
• Разработка концепции и функциональности. На этой стадии необходимо разработать концепцию стенда, начиная с его внешнего вида и заканчивая тем, как посетители будут взаимодействовать с пространством. Всё должно быть практичным и привлекательным, а дизайн — отражать корпоративную культуру и ценности компании.
• Визуализация проекта. Чертежи и трёхмерные модели позволяют представить, как будет выглядеть стенд в реальности. Это помогает учесть технические ограничения и адаптировать проект под особенности конкретной выставочной площадки. 
• Составление сметы. После того как дизайн утверждён, проект переходит на этап оценки стоимости. В некоторых случаях, чтобы сократить расходы на стенд, в проект вносятся изменения: упрощается конструкция или подбираются более дешёвые материалы.
• Тестирование и внесение правок. Создание прототипа стенда позволяет проверить все его компоненты на работоспособность и удобство использования. Это даёт возможность внести необходимые изменения до начала выставки и предотвратить непредвиденные расходы в процессе монтажа. 
• Согласование. Необходимо получить одобрение от организаторов по всем техническим характеристикам стенда: габаритам, материалам, энергопотреблению и другим параметрам.
  

Четвёртый этап: процесс сборки и организация транспортировки

Материалы обычно выбирает и доставляет строительная компания, их стоимость всегда включена в смету. Однако если вы планируете использовать собственное оборудование или технику, вам придётся самостоятельно организовать их доставку.

Важно, чтобы стенд был собран в срок и в соответствии с проектом. Взаимодействие с застройщиком играет ключевую роль, особенно если стенд включает в себя технологические решения или крупногабаритное оборудование, поскольку все аспекты сборки и технического оснащения проходят через него.

Крупногабаритное оборудование 

Если на выставочном стенде будет размещено габаритное оборудование, необходимо принять во внимание несколько аспектов:

• Получение разрешений. Для установки крупных устройств могут потребоваться специальные разрешения, а также стропы и краны. Этот процесс должен быть согласован с застройщиком, поскольку монтаж оборудования требует точной синхронизации по времени. Например, сначала застройщик укладывает ковровое покрытие, затем кран устанавливает оборудование, а после этого возводятся стены стенда.
• Техническое согласование. Все аспекты, связанные с установкой оборудования, должны быть подробно описаны в техническом задании. Хотя разрешения на монтаж и транспортировку выдаются через застройщика, ответственность за оплату и согласование с организаторами лежит на компании. 

Необходимо отметить, что если для стенда требуется подключение к водоснабжению, электричеству или другим коммуникациям, это должно быть указано в техническом задании.

Важно заранее обсудить эти моменты с организаторами выставки, чтобы избежать возможных проблем.

Хотя застройщик может оказать помощь в технических вопросах, ответственность за оплату и заключение договоров с организаторами обычно лежит на компании.

Важно учесть:

1. Качество. Все детали стенда должны быть установлены в соответствии с первоначальным замыслом и техническими условиями. Это касается как внешнего вида, так и подключения к электросети и другим системам, обеспечивающим работу стенда.
2. Технические аспекты. Если на стенде будут использоваться мультимедийные компоненты, сенсорные панели или интерактивные зоны, необходимо обеспечить их корректное подключение и бесперебойную работу. Уточните у организаторов требования к мощности электрических подключений и другие технические нюансы.

Организация доставки дополнительного оборудования на выставку

Если компания планирует привезти на выставку своё оборудование, например, демонстрационные образцы, компьютеры или экраны, необходимо учесть несколько важных аспектов:

• Упаковка. Оборудование должно быть тщательно упаковано, особенно если оно хрупкое или имеет высокую стоимость. Это поможет предотвратить возможные повреждения во время транспортировки.
• Установка и настройка. Необходимо обеспечить присутствие специалистов для установки и настройки оборудования на месте. Это позволит избежать проблем с работой техники во время выставки.

Своевременная координация с организаторами по всем техническим вопросам — ключевой момент для успешной работы стенда. Важно не только согласовать размеры стенда и подключение к электричеству, но и предусмотреть доступ к воде, вентиляции и другим необходимым ресурсам. 

Завершающие штрихи

Теперь, когда основная работа выполнена, необходимо уделить внимание деталям, которые сделают ваш стенд не только практичным, но и эстетически привлекательным. Именно последние детали создают общее впечатление от стенда у посетителей.

Вот список важных моментов, на которые стоит обратить внимание:

• После завершения строительства стенда необходимо провести уборку. Это очень важно, чтобы стенд выглядел презентабельно и привлекательно.
• Оцените, как выглядит стенд в окончательном виде. Освещение, декор и оформление должны соответствовать общей концепции и привлекать внимание. Фирменные цвета и логотипы должны быть заметны и легко читаемы, а все элементы стенда должны гармонично сочетаться друг с другом.
• Пройдитесь по стенду и проверьте каждую деталь — от мелких декоративных элементов до крупных конструкций. Даже незначительные недочёты могут испортить общее впечатление посетителей.
• Если на стенде есть мультимедийные панели, экраны или VR-зоны, проведите финальное тестирование. Убедитесь, что всё работает без сбоев и готово к взаимодействию с посетителями на протяжении всей выставки.
• Проверьте, что зоны для общения, переговоров и демонстраций удобно организованы. Комфортная атмосфера важна как для сотрудников, так и для гостей стенда, чтобы взаимодействие проходило легко и непринуждённо.
• Подготовьте все необходимые материалы — брошюры, визитки, промо-материалы. Убедитесь, что они находятся на видном месте и легко доступны для распространения среди посетителей.
• Обычно клиенты допускаются на монтаж, когда основные элементы стенда уже готовы для осмотра. Демонтаж происходит после окончания выставки. Застройщик может отдать элементы стенда с фирменным стилем компании, например, логотип или ресепшн. 

Тщательно проработав все детали, вы обеспечите себе яркое и запоминающееся участие в выставке, а также сможете воплотить в жизнь все задумки, связанные с оформлением стенда.