Демонстрация возможностей: как спроектировать и изготовить стенд для участия в бизнес-выставке

Ксения Томникова – ведущий менеджер отдела продаж компании «Мирэкс». Опыт работы в сфере дизайна и застройки стендов – более 6 лет. Компания «Мирэкс» работает в выставочной индустрии с 2007 года, клиентами оператора являются такие бренды, как «Комус», «Триколор», «Останкино», «Сегежа Групп», VISA и другие известные компании.

Бизнес-выставки дают участникам возможность представить себя потенциальным клиентам, обсудить перспективы сотрудничества, заключить новые договоры и завести полезные связи.

Успех и результативность работы на таких мероприятиях зависят от множества факторов, но одним из ключевых является качество стенда, который не только эстетически привлекателен, но и способствует достижению конкретных бизнес-целей компании.

Первый этап: установить ключевые задачи

Для создания эффективного выставочного стенда необходимо чётко определить цели и задачи. Отсутствие понимания целей может привести к нерациональному использованию ресурсов и времени.

Поэтому перед началом работы следует определить, каких результатов вы хотите достичь. Это поможет вам разработать стратегию, которая будет служить ориентиром на всех этапах подготовки и проведения выставки, начиная от выбора места и заканчивая взаимодействием с посетителями.

1. Если вы хотите продемонстрировать новый продукт, то сделайте так, чтобы стенд наглядно показывал его ключевые особенности и преимущества. Важно вовлечь посетителей: предоставьте им возможность самостоятельно протестировать продукт.
2. Дополнительным преимуществом будет использование современных технологий на стенде — виртуальная реальность или интерактивные панели привлекут внимание посетителей.
3. Если же вы хотите укрепить отношения с партнёрами, то подход должен быть другим. Создайте пространство для общения и встреч. Мягкая мебель и спокойные цвета помогут создать уютную атмосферу, в которой можно спокойно обсудить важные вопросы.
4. Чтобы привлечь новую аудиторию, стенд должен быть ярким и запоминающимся. Но одного внешнего вида недостаточно — важно, чтобы сообщение компании было чётким и понятным. Посетители должны сразу понимать, что вы предлагаете и почему это может быть интересно.
5. Если ваша цель — поддерживать узнаваемость бренда, то каждый элемент стенда (цвета, логотипы, слоганы) должен быть связан с фирменным стилем компании.

Определение целей должно происходить на основе анализа предыдущих событий, а также с учётом особенностей каждой конкретной выставки.

Важно подходить к планированию с перспективой на долгосрочный результат и чётко понимать, чего именно вы хотите достичь на этом мероприятии.

Кроме того, каждая выставка уникальна, и то, что сработало на одном мероприятии, может не дать результата на другом.

Например, на масштабных отраслевых выставках, где конкуренция особенно остра, необходимо обратить на себя внимание с помощью нестандартных решений и уникального подхода. В то же время, на более узкоспециализированных мероприятиях стоит сконцентрироваться на взаимодействии с конкретной целевой аудиторией. 

Допустим, вы уже решили, зачем вам нужно участие в выставке. Теперь нужно определить, кто будет вашей целевой аудиторией на этом мероприятии.

Второй этап: исследование целевой группы и сбор данных

Важно понимать, что у каждого события есть своя аудитория, и не все мероприятия будут полезны для конкретной организации.

Анализ аудитории помогает определить, есть ли среди участников потенциальные покупатели, и сможет ли компания достичь своих целей, будь то продажа товара, сбор контактных данных или повышение узнаваемости бренда.

Прежде чем принять решение об участии в выставке, ответьте на следующие вопросы:

1. Кто будет присутствовать на мероприятии? Исследуйте профиль участников: входят ли они в вашу целевую аудиторию? Если это представители вашей ниши или потенциальные клиенты, участие может быть выгодным. В противном случае стоит задуматься, стоит ли тратить ресурсы на это мероприятие.
2. Что они ищут на выставке? Понимание ожиданий посетителей поможет вам определить, насколько ваш продукт или услуга соответствуют их интересам. Если выставка посвящена инновациям, и ваш продукт именно такой — это то, что нужно.
3. Сможете ли вы достичь своих целей? Оцените, насколько формат и аудитория мероприятия соответствуют вашим бизнес-целям.

Не каждое мероприятие оправдывает вложенные средства, поэтому тщательное изучение аудитории — важный шаг для принятия правильного решения. 

Третий этап: создание концепции и разработка дизайна

Итак, мы определились с задачами выставки, изучили целевую аудиторию, теперь необходимо разработать концепцию стенда. У компании есть два пути: создать стенд своими силами или привлечь специалистов.

Вариант №1: базовый стенд своими силами

Если вы хотите сократить расходы, можно выбрать стандартное решение. Организаторы выставок часто предлагают готовые стенды: простые, но функциональные. 

Схема простая: вы готовите оформление (логотипы, цвета, минимальный декор) – этого вполне достаточно, чтобы компания как минимум не пропустила важное мероприятие. 

Вариант №2: индивидуальная застройка стенда 

Если участие в выставке не сводится к формальному присутствию, то есть два варианта действий: либо провести тендер, либо обратиться к надёжному застройщику.

Объявляем тендер. Организация формирует техническое задание и направляет его строительным фирмам. Те, в свою очередь, представляют свои идеи по реализации проекта в рамках установленного бюджета. Затем уже можно выбирать наиболее подходящий вариант, учитывая стоимость, сроки и качество предложений.

Важно подчеркнуть, что предпочтение следует отдавать строительным компаниям, которые имеют собственное производство. Это позволит избежать возможных проблем на этапе строительства.

Наличие собственного производства — это гарантия соблюдения сроков, использования качественных материалов и быстрого реагирования на непредвиденные ситуации.

Обращаемся к проверенному застройщику. Если вы уже имели дело с надёжным исполнителем, то можете доверить ему разработку концепции. Специалист компании предложит несколько вариантов оформления, которые можно будет адаптировать под ваши потребности. Работа над уникальным стендом будет состоять из следующих этапов:

1. Определение задач. Организация-заказчик формулирует свои задачи, определяет, что она хочет продемонстрировать, какое оборудование привезти и как его презентовать. В случае транспортировки крупногабаритного оборудования, необходимо указать это в плане стенда для согласования с организаторами мероприятия.
2. Встреча с дизайнером и разработка концепции. На этой стадии происходит обсуждение целей и задач стенда. Концепция должна быть ясной и привлекательной для посетителей. Иногда компании предоставляют дизайнеру полную свободу действий, говоря: «визуализируйте», не уточняя свои пожелания. В теории это возможно, но только если вы полностью доверяете дизайнеру.
3. Разработка концепции и функциональности. На этой стадии необходимо разработать концепцию стенда, начиная с его внешнего вида и заканчивая тем, как посетители будут взаимодействовать с пространством. Всё должно быть практичным и привлекательным, а дизайн — отражать корпоративную культуру и ценности компании.
4. Визуализация проекта. Чертежи и трёхмерные модели позволяют представить, как будет выглядеть стенд в реальности. Это помогает учесть технические ограничения и адаптировать проект под особенности конкретной выставочной площадки. 
5. Составление сметы. После того как дизайн утверждён, проект переходит на этап оценки стоимости. В некоторых случаях, чтобы сократить расходы на стенд, в проект вносятся изменения: упрощается конструкция или подбираются более дешёвые материалы.
6. Тестирование и внесение правок. Создание прототипа стенда позволяет проверить все его компоненты на работоспособность и удобство использования. Это даёт возможность внести необходимые изменения до начала выставки и предотвратить непредвиденные расходы в процессе монтажа. 
7. Согласование. Необходимо получить одобрение от организаторов по всем техническим характеристикам стенда: габаритам, материалам, энергопотреблению и другим параметрам.
   

Четвёртый этап: процесс сборки и организация транспортировки

Материалы обычно выбирает и доставляет строительная компания, их стоимость всегда включена в смету. Однако если вы планируете использовать собственное оборудование или технику, вам придётся самостоятельно организовать их доставку.

Важно, чтобы стенд был собран в срок и в соответствии с проектом. Взаимодействие с застройщиком играет ключевую роль, особенно если стенд включает в себя технологические решения или крупногабаритное оборудование, поскольку все аспекты сборки и технического оснащения проходят через него.

Крупногабаритное оборудование 

Если на выставочном стенде будет размещено габаритное оборудование, необходимо принять во внимание несколько аспектов:

1. Получение разрешений. Для установки крупных устройств могут потребоваться специальные разрешения, а также стропы и краны. Этот процесс должен быть согласован с застройщиком, поскольку монтаж оборудования требует точной синхронизации по времени. Например, сначала застройщик укладывает ковровое покрытие, затем кран устанавливает оборудование, а после этого возводятся стены стенда.
2. Техническое согласование. Все аспекты, связанные с установкой оборудования, должны быть подробно описаны в техническом задании. Хотя разрешения на монтаж и транспортировку выдаются через застройщика, ответственность за оплату и согласование с организаторами лежит на компании. 

Необходимо отметить, что если для стенда требуется подключение к водоснабжению, электричеству или другим коммуникациям, это должно быть указано в техническом задании.

Важно заранее обсудить эти моменты с организаторами выставки, чтобы избежать возможных проблем.

Хотя застройщик может оказать помощь в технических вопросах, ответственность за оплату и заключение договоров с организаторами обычно лежит на компании.

Важно учесть:

1. Качество. Все детали стенда должны быть установлены в соответствии с первоначальным замыслом и техническими условиями. Это касается как внешнего вида, так и подключения к электросети и другим системам, обеспечивающим работу стенда.
2. Технические аспекты. Если на стенде будут использоваться мультимедийные компоненты, сенсорные панели или интерактивные зоны, необходимо обеспечить их корректное подключение и бесперебойную работу. Уточните у организаторов требования к мощности электрических подключений и другие технические нюансы.

Организация доставки дополнительного оборудования на выставку

Если компания планирует привезти на выставку своё оборудование, например, демонстрационные образцы, компьютеры или экраны, необходимо учесть несколько важных аспектов:

1. Упаковка. Оборудование должно быть тщательно упаковано, особенно если оно хрупкое или имеет высокую стоимость. Это поможет предотвратить возможные повреждения во время транспортировки.
2. Установка и настройка. Необходимо обеспечить присутствие специалистов для установки и настройки оборудования на месте. Это позволит избежать проблем с работой техники во время выставки.

Своевременная координация с организаторами по всем техническим вопросам — ключевой момент для успешной работы стенда. Важно не только согласовать размеры стенда и подключение к электричеству, но и предусмотреть доступ к воде, вентиляции и другим необходимым ресурсам. 

Завершающие штрихи

Теперь, когда основная работа выполнена, необходимо уделить внимание деталям, которые сделают ваш стенд не только практичным, но и эстетически привлекательным. Именно последние детали создают общее впечатление от стенда у посетителей.

Вот список важных моментов, на которые стоит обратить внимание:

1. После завершения строительства стенда необходимо провести уборку. Это очень важно, чтобы стенд выглядел презентабельно и привлекательно.
2. Оцените, как выглядит стенд в окончательном виде. Освещение, декор и оформление должны соответствовать общей концепции и привлекать внимание. Фирменные цвета и логотипы должны быть заметны и легко читаемы, а все элементы стенда должны гармонично сочетаться друг с другом.
3. Пройдитесь по стенду и проверьте каждую деталь — от мелких декоративных элементов до крупных конструкций. Даже незначительные недочёты могут испортить общее впечатление посетителей.
4. Если на стенде есть мультимедийные панели, экраны или VR-зоны, проведите финальное тестирование. Убедитесь, что всё работает без сбоев и готово к взаимодействию с посетителями на протяжении всей выставки.
5. Проверьте, что зоны для общения, переговоров и демонстраций удобно организованы. Комфортная атмосфера важна как для сотрудников, так и для гостей стенда, чтобы взаимодействие проходило легко и непринуждённо.
6. Подготовьте все необходимые материалы — брошюры, визитки, промо-материалы. Убедитесь, что они находятся на видном месте и легко доступны для распространения среди посетителей.
7. Обычно клиенты допускаются на монтаж, когда основные элементы стенда уже готовы для осмотра. Демонтаж происходит после окончания выставки. Застройщик может отдать элементы стенда с фирменным стилем компании, например, логотип или ресепшн. 

Тщательно проработав все детали, вы обеспечите себе яркое и запоминающееся участие в выставке, а также сможете воплотить в жизнь все задумки, связанные с оформлением стенда.