Как сэкономить на установке выставочного стенда: 6 полезных советов

Ксения Томникова — ведущий менеджер отдела продаж МИРЭКС

Выставочный стенд — это не просто реклама. Это способ привлечь клиентов и сделать компанию узнаваемой на выставке. Но установка стенда может стоить дорого.

Мы расскажем, как сделать так, чтобы стенд не вышел за рамки бюджета.

Представьте, что вы строите дом. Это сложно: сроки могут меняться, а денег может не хватать. Вы рассчитываете закончить за год и потратить 10 миллионов рублей, но тратите три года и вдвое больше денег. Это может случиться из-за плохого планирования, задержек с материалами или ошибок рабочих.

На выставке всё иначе. Здесь действуют строгие правила: нужно уложиться в отведённое время и не превысить бюджет. Стенд должен привлекать внимание и наглядно демонстрировать продукт.

В процессе создания стенда могут возникнуть непредвиденные расходы, если не учесть все нюансы: транспортировку материалов, монтаж конструкций, особенности оборудования, а также разборку стенда после его использования. Игнорирование этих аспектов может привести к проблемам с безопасностью.

Основные сложности могут возникнуть уже на стадии планирования проекта. Ошибки в расчётах времени и ресурсов, неопределённость с исполнителями, задержки в логистике — всё это может привести к значительным финансовым потерям. Однако этих проблем можно избежать, если тщательно подойти к процессу разработки.

Основа оптимизации — это тщательное планирование и контроль на всех этапах разработки. Это не только позволяет сэкономить деньги, но и гарантирует, что стенд будет готов вовремя и без неожиданностей.

Совет первый. Тщательно подходите к выбору подрядчика для монтажа

Непрофессиональный исполнитель может стать источником проблем. Неожиданные задержки, неточности в сборке или использование материалов низкого качества — всё это может привести к перерасходу бюджета.

Ещё одна проблема — это отсутствие контроля со стороны исполнителя. Некоторые компании берутся за проекты, которые им не по силам, а затем либо не укладываются в сроки, либо вынуждены привлекать сторонние бригады.

Чтобы избежать подобных ситуаций, важно с самого начала выбрать партнёра, который сможет выполнить задачу.

1. Прежде чем выбрать подрядчика для организации выставки, необходимо тщательно изучить его репутацию и опыт работы в данной сфере. Чтобы убедиться в профессионализме подрядчика, запросите у него примеры выполненных проектов на крупных выставках. Не стесняйтесь также связаться с другими клиентами и узнать их мнение о работе с этим подрядчиком.
2. Прежде чем заключать договор с застройщиком, убедитесь, что у него есть собственное производство. Для этого можно запросить у компании информацию о её производственных возможностях. Если есть возможность, посетите склад или фабрику застройщика, чтобы убедиться, что он может производить все необходимые материалы самостоятельно, без привлечения сторонних поставщиков.
3. Просите у исполнителя предоставить вам детальные расчёты и тарифы. Убедитесь, что в смете учтены все возможные дополнительные затраты, включая доставку, монтаж и демонтаж. Если исполнитель не предоставляет вам подробную информацию, это может свидетельствовать о том, что в дальнейшем могут возникнуть незапланированные расходы.
4. Прежде чем определиться с выбором исполнителя, нужно провести сравнительный анализ нескольких компаний. Важно учесть не только стоимость услуг, но и скорость выполнения работ. От каждого потенциального исполнителя нужно получить не только смету, но и подробный план работ с указанием сроков. Также стоит обратить внимание на время, которое потребуется для установки и демонтажа стенда.
5. Прежде чем начать работу, необходимо убедиться, что у исполнителя есть команда, способная оперативно реагировать на непредвиденные ситуации. Важно заранее согласовать с исполнителем план действий на случай возникновения непредвиденных обстоятельств. Убедитесь, что у него есть резервные ресурсы и инструменты, которые позволят ему быстро решить проблемы. Это поможет избежать задержек в работе и возможных штрафов за несоблюдение сроков монтажа.

Совет второй. Прежде чем начать работу, составьте подробный план

Разработка плана — это основа для успешного проекта. Одной из основных проблем может стать непредвиденное увеличение затрат. Если не предусмотреть всё заранее, то в последний момент придётся искать материалы или нанимать другого исполнителя, что приведёт к дополнительным расходам и снижению качества работы. В худшем случае проект может быть сорван из-за несоблюдения сроков.

Также важно не недооценивать мелкие, но важные детали. Например, если не учесть точное время доставки оборудования или не запланировать время на его настройку, то монтаж может затянуться, а расходы на аренду стенда или услуги подрядчиков увеличатся.

1. Разработайте детальный план проекта, начиная с создания эскизов и заканчивая полным демонтажем стенда. Продумайте каждый этап: от создания чертежей до финального демонтажа. Это поможет вам учесть все детали и избежать неожиданностей в процессе работы. Обсудите с исполнителями все сроки и этапы работы.
2. В процессе работы необходимо учитывать все этапы: транспортировку, установку, настройку техники и оформление. Чтобы сэкономить на срочных заказах, следует привлекать подрядчиков на ранних этапах. Чем раньше они будут вовлечены в проект, тем больше времени останется на решение возможных проблем. Важно заранее обсудить с ними график работы, чтобы избежать задержек и лишних расходов.
3. Тщательно проработайте и обсудите все нюансы, включая график и наличие резервных материалов на случай непредвиденных ситуаций. Это касается как крепежа, так и декоративных элементов. Хорошо продуманный план и наличие запасных материалов помогут минимизировать расходы, если что-то пойдёт не так, как планировалось.

Третий совет. Все детали необходимо обсудить и согласовать заранее

Многие считают, что можно сэкономить, собрав стенд самостоятельно. Однако всё не так просто. На крупных выставках существуют строгие правила: монтажом могут заниматься только специалисты, прошедшие аккредитацию.

Допустим, вы прибыли на выставку с уже подготовленными элементами стенда, но вас не допускают к монтажу. Почему? Потому что у вас нет необходимых разрешений и пропусков. В результате вам приходится в срочном порядке искать специалистов, терять время и переплачивать за их услуги.

Организаторы выставок строго контролируют монтажные бригады и выдают им специальные пропуска. Это делается для обеспечения безопасности и надёжности конструкций. Если пропуск не получен, то самостоятельный монтаж запрещён. Всё равно что пытаться построить дом без лицензии: это может быть опасно и дорого.

1. Прежде чем приступать к работе, необходимо заранее уточнить требования выставки. Это позволит избежать проблем с допуском на монтаж и не переплачивать за срочные услуги.
2. Сотрудничайте с аккредитованными исполнителями. Они осведомлены о нормах и условиях, что позволит избежать проволочек и оптимизировать расходы.

Совет четвёртый. Интегрируйте свои товары в оформление стенда

Использование собственных товаров в оформлении стенда позволяет снизить расходы на материалы и одновременно представить продукцию в наилучшем свете.

К сожалению, многие компании упускают из виду, что стенд — это не только возможность продемонстрировать свой дизайн, но и шанс показать товар в действии. Если продукция не интегрирована в стенд, посетители не смогут оценить её преимущества. А когда товар виден и доступен, он становится гораздо привлекательнее. Это отличный способ продемонстрировать преимущества продукции без лишних затрат.

1. Включите в оформление стенда продукцию, которую вы производите. Если у вас есть панели или мебель, используйте их в конструкции стенда. Это не только поможет сэкономить, но и наглядно продемонстрирует качество продукции. Подумайте заранее, как всё будет выглядеть, чтобы оформление стенда соответствовало общей концепции.
2. Применяйте стенд в качестве инструмента для продвижения. Стенд с вашими товарами — это возможность продемонстрировать продукцию в действии. Посетители смогут не только увидеть товар, но и оценить его качество, удобство и функциональность. Например, если вы продаёте мебель, разместите её в зоне для переговоров. Клиенты смогут оценить удобство и функциональность мебели, что поможет привлечь их внимание и создать повод для обсуждения вашего товара.
3. На этапе разработки дизайна необходимо тщательно продумать, как именно ваши товары будут размещены на стенде. Обсудите это с дизайнером, чтобы всё выглядело гармонично и органично. Тогда стенд не будет казаться собранным наспех, а товары станут частью общей концепции.

Совет пятый. Оптимизируйте логистику

Перевозка — это одна из наиболее затратных статей бюджета. Необходимо осознавать, что организация логистики строительных материалов является обязанностью застройщика. Именно он этим занимается.

Однако, если компания решает самостоятельно доставить своё оборудование, то важно тщательно спланировать процесс, чтобы избежать дополнительных расходов. Неправильная упаковка, задержки в доставке или выбор ненадёжной транспортной компании могут привести к нарушению графика и дополнительным затратам.

Необходимо заранее согласовать все с застройщиком, чтобы оборудование было доставлено вовремя, а монтажные работы выполнялись в соответствии с планом.

1. Сотрудничайте с местными поставщиками и логистическими фирмами. Это поможет снизить расходы на транспортировку. Местные компании лучше разбираются в специфике региона, оперативнее реагируют на неожиданные обстоятельства и могут предложить более привлекательные условия. Чем меньше расстояние, которое нужно преодолеть, тем ниже стоимость доставки.
2. Оптимизируйте упаковку материалов. Чем меньше места занимает груз, тем дешевле будет его транспортировка. Рассмотрите возможность использования более компактной упаковки, чтобы уменьшить количество рейсов и сэкономить место в транспортном средстве.
3. Соблюдайте сроки доставки. Несвоевременная доставка влечёт за собой штрафные санкции и дополнительные расходы на хранение материалов. Чтобы избежать таких последствий, разработайте детальный план доставки и контролируйте его выполнение. Чем более точным будет график, тем меньше вероятность непредвиденных расходов на местах.
4. Применяйте современные технологии для презентации товаров. Вместо массивного оборудования продемонстрируйте основные новинки, а остальные сведения предоставьте в электронном виде.
5. Возьмите в аренду пространство поменьше. Если у вас не так много образцов, вам не понадобится большая выставочная площадь. Небольшой стенд, но с акцентом на презентацию и ключевые продукты, будет смотреться современно и привлекательно.

Совет шестой. Используйте коллективные стенды

Коллективные стенды позволяют оптимизировать расходы на аренду и установку. Вместо того чтобы арендовать дорогостоящее пространство, можно объединить усилия с другими организациями.

1. Разделите расходы на аренду и установку. Для небольших компаний это отличный способ принять участие в выставке без лишних трат, заявить о себе и не затеряться среди крупных участников.
2. У каждого участника есть возможность подчеркнуть особенности своего продукта. Хотя пространство для презентации общее, у каждой компании есть своя территория, где она может продемонстрировать свои товары. Поэтому, если вы решите объединить усилия и создать совместный стенд, необходимо тщательно продумать дизайн, чтобы ваш бренд был заметен на фоне других.
3. В качестве альтернативы можно рассмотреть возможность размещения рекламы других компаний на вашем стенде. Это позволит вам частично компенсировать расходы. Однако прежде чем принять решение, необходимо уточнить у организаторов, разрешено ли размещение рекламы на стенде.

Ну что, подведём итоги?

Чтобы снизить затраты на установку стенда, советуем следовать определённым правилам.

Прежде чем выбрать подрядчика, убедитесь в его компетентности. Это поможет избежать проблем с качеством и сроками выполнения работ.

Начните планирование заранее. Подробный план действий позволит избежать непредвиденных расходов и задержек.

Заранее обсудите все детали с подрядчиком. Это поможет избежать неожиданных сложностей с допуском и дополнительных затрат.

Используйте свою продукцию на стенде. Это не только сэкономит ресурсы, но и станет дополнительной рекламой вашего товара.

Продумайте логистику. Правильная упаковка и выбор местных поставщиков помогут сократить расходы на логистику.

Если участие в выставке требует больших затрат, не стоит делать это в одиночку. Совместная аренда стенда снизит расходы и позволит участвовать даже с небольшим бюджетом.

Сокращение затрат на выставке — это как строительство моста: если сэкономить на одном этапе, нужно укрепить другой, чтобы конструкция не разрушилась.

Тщательное планирование, выбор надёжных подрядчиков и оптимизация логистических процессов — это те самые «столпы», которые обеспечат стабильность вашего стенда и помогут избежать ненужных расходов.

Сэкономленные средства можно инвестировать в улучшение важных аспектов. Качество и функциональность стенда должны оставаться на высоком уровне. Экономия не означает снижение качества — это означает, что ресурсы используются эффективно и рационально.