Контроль над ситуацией

Мы живем в эпоху колоссальных информационных потоков и по данным аналитиков, их количество и темпы распространения со временем будет только нарастать. Принимая активное участие в этом процессе, мы ежедневно потребляем и создаем данные. Информация циркулирует с высокой скоростью по всем доступным каналам, количество которых становится огромным, поэтому очень важно не затеряться в этом пространстве сообщений.

Наша жизнь насквозь пропитана коммуникациями, начиная от бытового и даже невербального до делового общения. Умение грамотно выстраивать коммуникации способствует повышению эффективности процессов, особенно если речь идет о бизнесе, но совершить это не так просто. В рамках каждой организации как минимум проходят два вида информационных потоков – вертикальный от начальства и горизонтальный между сотрудниками. Ко всему этому добавляется общение с клиентами и всеми остальными контактными группами компании.

Коммуникационные бизнес-процессы состоят из задач, целей, обязанностей, которые могут не только переплетаться между собой, но и путаться между сотрудниками фирмы. Для решения этих и многих других вопросов, порой перерастающих в проблемы, существуют разнообразные системы управления предприятием – это комплексные программы, способствующие автоматизации бизнеса.

Кому это нужно и нужно ли вообще?

Как не странно, подобные программные продукты рассчитаны не столько на крупные организации, сколько на компании среднего и малого бизнеса. Корпорации, как правило, внедряют масштабные системы информационного пространства, соответствующие их требованиям и политике. Что касается среднего и малого бизнеса, то внедрение систем управления помогает оптимизировать работу и повысить ее эффективность в рамках деятельности компании.

Данные системы помогают оптимизировать и структурировать процессы, происходящие в компании: выстраивание информационных потоков, управление задачами и документами, контроль работы сотрудников, мониторинг процессов взаимодействия с клиентами, аналитика и формирование отчетов, ведение базы для совершения продаж и применения маркетинговых технологий (CRM). Спектр возможностей систем управления достаточно велик, главное понять какие выгоды это может принести бизнесу.

В первую очередь это экономия времени и сил на решении многих задач, особенно это касается компаний со сложными бизнес-процессами, системами торговли и дистрибуции, отделами продаж и работой с клиентскими базами, внедрением программ лояльности и других маркетинговых взаимоотношений с аудиторией. Когда процессы налажены и прозрачны для руководства компании, работа становится более эффективной и удобной для всех ее участников. Например, работать за столом, заваленным документами и стикерами с записями о задачах и сроках, которые падают, теряются и перемешиваются между собой намного сложнее, чем за чистым рабочим местом перед монитором компьютера, на котором все поручения и напоминания показываются автоматически.

Вторым немаловажным фактором выступает функциональность программы, которая содержит в себе комплекс возможностей для решения ряда задач, начиная от совершения телефонных звонков по одному клику на экран до финансового управления и анализа состояния бизнеса. Иными словами, система способна отвечать требованиям сотрудников разных должностей и отделов, а также контроля начальства за всеми рабочими процессами. Как следствие использование системы может заменить иные программы или способы ведения дел и выполнения разных обязанностей.

Какова цена вопорса?

Существуют разные программные продукты систем управления предприятием, как комплексные, так и частичные, выполняющие несколько задач, в зависимости от чего варьируется и спектр услуг. Цель у всех программ одинаковая – повысить эффективность бизнеса, минимизировать так называемые «накладки» в работе, ошибки сотрудников, отсутствие контроля над поручениями и т.д.

Для принятия решения использовать систему управления или нет, можно долго думать, считать затраты и не решится сделать шаг к действительно эффективному механизму ведения бизнеса. Однако существует более удобный и экономичный подход к этому вопросу - возможность работать в программе через Интернет, а главное попробовать систему управления «на деле» и принимать решение на основе личного опыта.

Система управления предприятием в аренду – выгодное и современное решение, так как не требует преждевременных затрат в крупном размере, отсутствуют ограничения по количеству пользователей, нет необходимости в самостоятельной установке и поддержке. Схема предоставления программ в аренду (SaaS) применяется в разных областях и все сильнее набирает популярность за счет своей экономии на покупке и удобстве использования.

Управление бизнес-процессами – важная и далеко не простая задача в рамках любой организации вне зависимости от ее величины. Правильно выстроенные коммуникации способствуют более простому ведению дел, помогают снизить временные и трудозатраты, повысить эффективность процессов. Использование специализированных программ оказывает благоприятное действие на систему деловых взаимоотношений внутри организации, способствует более эффективному ведению бизнеса, минимизации сбоев и ошибок в работе компании.