Доступная автоматизация бизнес-процессов

О перспективности бизнеса задумывается каждый предприниматель еще до его запуска. В процессе его создания мысли направленны на должную реализацию основных механизмов, подбор и расстановку ресурсов. А после запуска – о том, как усовершенствовать.

Сегодня каждый руководитель компании вне зависимости от ее величины задумывается о повышении эффективности бизнеса: как автоматизировать процессы, минимизировать простои, оптимизировать работу сотрудников. Ключевым вопросом здесь является, «как это сделать». Если в крупных компаниях данная задача решается проще хотя бы за счет достаточного финансирования, то для СМБ автоматизация бизнеса становится предметом для раздумий. Процесс поиска необходимых инструментов может затянуться и в итоге привести к сомнениям – нужно ли это организации или нет.

Суть вопроса

Сам термин «автоматизация» означает средство, упрощающее или частично заменяющее различные процессы по средствам технических систем управления. Говоря проще, это программы, которые помогают оптимизировать работу внутри компании. Применяются они с целью улучшения бизнес-процессов, управления информационными ресурсами компании, оценки работы сотрудников и других назначений. Называться эти программы могут по-разному: системами управления предприятиями, системами групповой работы, CRM системами, но смысл у всех будет один – облегчить ведение бизнеса для любой компании.

Преобладание стереотпов

Многие руководители думают раз количество работников их компании невелико, то нет необходимости использовать специальные программы по автоматизации бизнес-процессов.

Это принесет лишние траты на покупку и обслуживание, отнимет время на изучение нового механизма работы, да и стандартных способов вполне хватает, незачем «мудрить».

На самом деле, и такое мнение имеет место быть, ведь каждый руководитель сам решает, что лучше для его компании. Главное выбирать эту стратегию осознанно, с пониманием плотности рынка, качества предоставляемых услуг наравне с конкурентами и других особенностей. Если компания занимает лидирующие позиции в своей области, как минимум это означает наличие эффективно налаженного бизнеса. В других случаях, учитывая современные реалии экономики, необходимо находить наиболее выгодные способы ведения дел. Нельзя слепо пренебрегать технологиями, так как они были созданы не просто так, а для того, чтобы сделать многие процессы проще и эффективней.

Для принятия любого здравого решения необходимо взвешивать плюсы и минусы, выражающиеся в финансовых, человеческих и других ресурсах, так как холодный просчет всегда объективнее догадок.

Конкретные преимущества

• Вся информация по документам и клиентам собрана в одном месте. Нужные данные можно найти через поиск, нет надобности «перерывать» весь компьютер, ящики стола и кипы бумаг. Более того вся информация фиксируется в системе, что исключает возможность потери данных.

• Система напоминаний не дает забыть о каком-либо деле: позвонить, написать, отправить документ. Держать все в голове невозможно – что-нибудь точно можно забыть, поэтому самым распространенными способом являются напоминания в виде бумажек, стикеров, записок, которые имеют тенденцию накапливаться и вырастать в «горы макулатурных дел» на столе. Система поможет изменить человеческий статус «забытых дел» благородя своевременным автоматическим напоминаниям.

• Информационная площадка компании. Наличие форумов, чатов, внутрикорпоративных новостей создают социальную базу для сотрудников компании.

• Распределение обязанностей. Результат выполненной работы лучше спрашивать с конкретного сотрудника, чем с группы работников. Человек по своей психологии относится к делу более ответственно, если его поручили именно ему. В обратной ситуации ответственность «растекается» вместе с результатом на всех участников процесса. Система предполагает распределение задач, закрепление ответственных сотрудников за их выполнение и отчеты по завершению.

• Контроль работы сотрудников. На общем плане не всегда очевидно, кто тянет компанию вперед, а кто назад, кто вкладывает больше сил, а кому достается неоправданная плата за чужие усилия. В такой ситуации использование программы поможет убедиться на деле в ценности каждого сотрудника.

• Прозрачность отчетов. Руководитель располагает всей необходимой информацией о бухгалтерских данных, сотрудниках, их активности, выполняемых проектах, документах и клиентах.

Система управления бизнесом может быть использована для разных нужд: продаж, маркетинга, управления, работы с клиентами, в качестве инструмента внутрикорпоративных коммуникаций.

Автоматизация по карману

Безусловно, программы для управления предприятием имеют свои преимущества для компании, однако насколько оправданы будут вложения в создание такой системы. В стандартной ситуации траты уйдут на покупку программы и оборудования, внедрение и обслуживание, что в любом случае представляет финансовую тяжесть для небольших компаний. Но благодаря современным технологиям есть и другой формат использования программы без лишних затрат. Этот способ называется Software as a Service и предусматривает аренду софта вместо покупки. Данная модель разработана с целью сокращения общей стоимости использования программного обеспечения и рассчитана специально для среднего и малого бизнеса.

Главной особенностью системы автоматизации бизнес-процессов по модели SaaS является формат работы в программе, так как он осуществляется по средствам подключения к сети Интернет. В народе этот способ еще называют работой в «облаке». Помимо экономичности, SaaS решение имеет еще одно полезное преимущество – удаленный доступ через Интернет. Это открывает возможность пользоваться программой, если филиалы компании расположены в разных городах, сотрудники находятся в командировке, а также для удаленного контроля руководителя за рабочими процессами. Облачная версия программы позволит пользователю иметь доступ к необходимым документам в любом месте, где есть подключение к сети.

На Западе использование софта по модели SaaS очень востребовано, так как минимизирует расходы на внедрение и дает возможность работать удаленно. В России этот формат услуг пока еще не так популярен, что достаточно печально, так как может открыть большие возможности для малого и среднего бизнеса. Благодаря аренде программ СМБ сможет внедрить эффективные для бизнеса системы, которые в своем классическом формате использования будут для него недоступны.