Spice Media раскрывает секреты организации идеального делового мероприятия

Для начала нужно понять, что и кому вы хотите сказать. Ответив для себя на эти несложные вопросы, вы с легкостью сможете определиться с нужным форматом. В коммуникационном агентстве Spice Media нам довелось провести огромное количество ярких событий – от открытия завода до крупных бизнес-премий. Пресс-завтрак, конференция, пресс-тур, круглый стол или презентация – для каждого информационного повода важно подобрать соответствующий формат.

Наиболее часто встречающиеся на практике деловые мероприятия – это пресс-конференции и круглые столы. Основные участники события – ключевые спикеры и журналисты. Рассмотрим детально.

Важные нюансы
Обратите внимание на площадку для мероприятия. Тут важны нюансы: транспортная доступность, парковка, близость к метро и т.д. Зал должен быть презентабельным, хорошо освещенным и теплым. Избегайте помещений с интерьерами в серо-зеленой цветовой гамме с тусклым освещением. Мало того, что атмосфера события будет соответствовать колору зала, но и фотограф не сможет сделать чуда с серыми лицами участников заседания. Обратите внимание на акустику: если слышимость неважная, имеет смысл заказать микрофоны. В случае если беседа будет сопровождаться визуальным рядом, вам понадобится соответствующая аппаратура. Обязательно предварительно проверьте ее исправность и возможность воспроизведения файлов в нужном вам формате! В противном случае, не избежать конфуза.

Таблички для спикеров – необходимый аксессуар. Имена и должности должны быть напечатаны крупно и разборчиво с двух сторон. Это нужно для того, чтобы не только гости мероприятия знали имя и должность спикера, но и спикеры, проходя с внутренней стороны стола, могли с легкостью найти свое место.

Подготовительный этап
Цель практически любого организатора делового мероприятия – быть услышанным. Для того чтобы журналисты и прочие слушатели не узнали больше того, чем им предназначено, пообщайтесь со спикерами заранее. Это займет не более часа, но встречу лучше организовать хотя бы за пару дней до мероприятия. В беседе вы сможете узнать, каких острых моментов в дискуссии следует избежать, какие высказывания и примеры вообще не должны прозвучать. Также необходимо заранее подготовить список с наиболее вероятными вопросами журналистов, чтобы эти вопросы не застали спикеров врасплох.

Еще одна встреча, которая вам предстоит, – с модератором мероприятия. Идеальный вариант – его присутствие на встрече со спикерами. Пообщавшись с ними лично, модератору будет проще вести дискуссию. Если этого организовать не удалось, обязательно доведите до его сведения компетенции каждого участника. Это позволит избежать неловких моментов, когда вопрос, в котором компетентен один спикер, звучит в адрес другого, менее компетентного, и в разговоре повисает неловкая пауза.

Обязательно подготовьте раздаточный материал и программу мероприятия для журналистов и участников. Таким образом, количество вопросов в ваш адрес уменьшится и снизится риск фактических ошибок в публикациях. Приглашать СМИ лучше дважды – за несколько дней до события и непосредственно накануне мероприятия.

Быть уместным
Чтобы ваша конференция или круглый стол собрали максимально возможное количество публикаций, выберите уместное время для его проведения. Традиционно наименее удачное время – это утро понедельника и пятница. Печатные еженедельные СМИ как правило начинают верстаться в четверг во второй половине дня. Ежедневные – в четверг готовят пятничный выпуск, а в воскресенье выпуск понедельника. Исходя из этого вторник, среда и первая половина четверга – то, что нужно. Однако, не забудьте проверить, какие еще мероприятия проходят в день намеченного вами мероприятия, и проанализировать, не оттянут ли эти мероприятия основную массу приглашенных вами журналистов.

По ходу пьесы
День икс настал, и вы к нему готовы! Отличная площадка оснащена необходимой техникой и атрибутами, журналисты приглашены, участники подготовлены к дискуссии, фотограф заказан, и вы в хорошем настроении встречаете гостей в холле, вручаете им программу и пресс-релиз.

Ваше идеальное деловое мероприятие будет идти порядка полутора часов плюс. К этому времени надо также прибавить время, потраченное на дорогу. Поэтому логично предположить, что пришедшие захотят выпить кофе. Проявите заботу о ваших спикерах и гостях – не забудьте их покормить, если ваш бюджет позволяет.

Обязательно проговорите с модератором важный нюанс – после беседы необходимо объявить пресс-подход и позволить представителям СМИ побеседовать с участниками дискуссии лично, за чашечкой кофе.

Пост-релиз
Далеко не каждый организатор утруждает себя написанием релиза по итогам мероприятия. Однако не стоит этим пренебрегать. Четко прописанная позиция, точки зрения и цитаты спикеров станут существенной подмогой присутствовавшим журналистам в написании статей, а отсутствовавшие вполне вероятно разместят пост-релиз на своих ресурсах. Тут важно не упустить из внимания некоторые аспекты: релиз должен быть написан и разослан максимально быстро. По крайней мере, не позднее одного-двух дней со дня мероприятия. Цитаты должны быть согласованы с участниками, в название и лид нужно вынести что-то интересное. Понимая, что такой объем трудно освоить за один день, сделайте заготовку пост-релиза. Тем более, некоторая информация уже была озвучена спикерами на предварительной встрече.

Подводя итог
Рецепт идеального мероприятия прост: определитесь с целями, с говорящими и слушающими, уделите внимание мелочам и не забудьте угостить пришедших кофе. Продумайте риски мероприятия: что делать, если не хватает мест, стульев, чашек, микрофонов, где парковаться и вешать верхнюю одежду, и самое важное – как должен построить беседу модератор в случае, если ключевой спикер опаздывает или не смог приехать. Все это не займет у вас много времени, но избавит от лишней головной боли.