Удалённая работа — это тренд, который меняет мир бизнеса. После пандемии многие компании перешли на такой формат, и сегодня это уже не роскошь, а скорее обыденность. Для дистанционной работы требуются современные технологии и инструменты, которые позволят синхронизировать работу команды. 
Agenda Media Group работает в удалённом режиме в формате аутсорса уже более шести лет, с начала существования компании. HR-эксперты агентства поделились с Sostav советами организации команды на удалёнке, инструментами и подходами, которые помогают выстроить рабочий процесс.
О сервисах
Необходимо постоянно следить за новыми тенденциями и технологиями в области удалённой работы, чтобы всегда быть в курсе последних разработок и инструментов. Кроме того, активное использование онлайн-сервисов для общения и координации работы пойдёт на пользу. О них я и расскажу более подробно.
Discord — это бесплатный мессенджер, который позволяет общаться в режиме реального времени с помощью голосовых и текстовых сообщений, а также обмениваться файлами. Он был создан для геймеров, но в последнее время стал популярным среди компаний, которые работают в удалённом формате. На площадке можно создавать сервера, на которых есть возможность объединить все коммуникационные каналы.
В Discord есть функция голосовых каналов. Она позволяет командам проводить онлайн-конференции, встречи и обсуждения без необходимости использования дополнительных программ. Кроме того, на платформе можно создавать группы и каналы для разных проектов, что делает работу более организованной и эффективной.
На платформе возможно воссоздать атмосферу виртуального офиса. Чаты по домам, joke-challеnge — всё это даёт ощущение причастности и присутствия всей команды в зоне видимости. Каждый сотрудник может написать коллеге и получить оперативный ответ, созвониться по видеосвязи или без неё, отправить реакцию, обменяться гифками и так далее.
Notion — это онлайн-сервис, который объединяет в себе функции инструментов для управления проектами: таск-менеджер, базы знаний, календари, доски задач и многое другое. Он позволяет создавать и организовывать информацию в удобном формате, делиться ею с коллегами и работать в команде.
Для компаний, которые работают в удалённом формате, Notion удобен и продуктивен. Во-первых, он позволяет создавать общие базы знаний и документацию. Это особенно важно для новых коллег, которые только начинают работать в компании. Все необходимые инструкции, процедуры и правила можно собрать в одном месте и открыть доступ для всех. Немаловажный плюс — удобный и интуитивно понятный интерфейс.
Во-вторых, Notion позволяет создавать общие доски задач и проекты, где можно отслеживать прогресс работы и делиться информацией с коллегами. Это удобно для команд, которые работают над одним проектом, но находятся в разных частях мира.
В онлайн-сервисе можно создавать персональные задачи и напоминания. Они помогают организовать свой рабочий процесс и не забывать о важных и приоритетных моментах. Кстати, Notion интегрируется и с другими сервисами, такими как Google Drive, Slack, Zoom. Это упрощает процесс коммуникации и синхронизации работы. В целом, Notion — полезный инструмент для управления информацией и работой в удалённом формате, который может значительно упростить и ускорить рабочие процессы в компании.
Коммуникация
Большое внимание мы рекомендуем уделять коммуникации, так как это основной инструмент взаимодействия. Например, в переписке сложно передать интонацию или уловить настроение коллег, поэтому объёмные вопросы или те, где есть риск недопонимания, я всегда советую обсуждать голосом. В идеале — с камерой. Когда люди слышат и видят друг друга, им намного проще вербально и невербально передать и считать информацию без искажений.
Рассмотрим работу в еженедельных спринтах и встречах (weekly). Она поможет отчёту о проделанной работе за неделю и выстраиванию планов на следующую. В каждой команде должна быть своя регулярная система сверок по движению к целям: у кого-то это ежедневные оперативки по 15 минут, у кого-то встречи каждую неделю. А может быть и то, и другое. Но факт в том, что между этими встречами не обязательно проверять членов команды, чем они занимаются и как продвигаются.
Удалённая работа по умолчанию должна быть построена на доверии и на оценке результата, а не процесса. В таком случае, при формировании команды должны учитываться вопросы доверия и профессионализма в первую очередь. При этом, если в процессе возникают какие-то вопросы, коллеги всегда должны быть наготове подсказать. А это уже касается правильного настроя и рабочих взаимоотношений внутри компании.
Если говорить о новых членах команды, то, как только человек попадает в компанию, он сразу должен знакомиться с правилами игры. Можно организовать «приветственную вечеринку» — созвона с новичками — и рассказать им об основных процессах и правилах работы. Следом можно дать на ознакомление чек-лист или направить в соответствующий раздел, где расписаны первые шаги внутри компании на первые 1−3 месяца. С помощью каких инструментов организовать данную механику — решаем каждый сам. Но суть в том, что новый член команды должен чувствовать сопричастность и участие с первых дней. Это важно, так как вокруг него нет атмосферы реального офиса, только виртуальные составляющие.
После адаптации сотрудника рекомендуем провести первую встречу, где можно взять обратную связь с обеих сторон. Так человек всё время будет находиться в общем контексте правил компании, где на каждом шаге его поддерживают руководитель, наставник, коллеги и HR.
Я рекомендую устраивать регулярные онлайн-митапы. Это лектории, вебинары и встречи, которые могут посещать все члены команды. Праздники не исключение. Корпоративные и событийные встречи в зуме очень важны, ведь там можно поболтать на отвлечённые темы или просто повидаться с коллегами. Это тот формат, который позволит напомнить каждому, что он часть большой и тёплой команды.
Преимущества удалённой работы
Полная удалёнка даёт возможность определённой дифференциации. Это отмечают многие специалисты на данный момент: дистанционный формат, наравне с командой и возможностью развития, всегда входит в топ-3 причин, по которым выбирают место для работы. Некоторые компании не рискуют перейти в полной мере на удалёнку, поэтому предлагают гибридный график. Это тоже может стать преимуществом на рынке труда.
Удалённая работа позволяет сократить расходы на оплату аренды офисных помещений. Именно поэтому дистанционка особенно привлекательна для стартапов и малых компаний. Кроме того, работникам не нужно тратить время на поездку до офиса, что повышает их продуктивность.
Кроме того, дистанционный вариант позволяет компаниям сотрудничать на основе фриланса и привлекать специалистов на проекты из любой точки мира. Это плюс как для компаний, так и для новых членов команды. Организация может выбрать сотрудника по профессиональным навыкам, где бы он ни находился, а человек, в свою очередь, имеет возможность работать на тех проектах, которые ему интересны.
В таком формате много преимуществ. Главное, грамотно организовать процесс и регулярно контролировать результаты на всех его этапах. Но при этом существует один весомый минус — отсутствие живой коммуникации. Бытует мнение, что многие важные вопросы решаются в курилке. Советуем компенсировать это интенсивным общением в онлайне и офлайн-встречами с теми, кто живет в одних и тех же городах. Удалённая работа — это не просто романтика. Это настоящее искусство, которое требует умения организовать своё рабочее время и умело использовать технологии.