С заказом полиграфии сталкивается любой маркетолог или пиарщик. Представляем несколько лайфхаков по экономии на полиграфии от профессионалов.
Денис Трушин, менеджер по работе с клиентами рекламно-производственного агентства ZEYTZ PROJECT, рассказал, как сэкономить на заказе полиграфии, не теряя при этом в сроках и в качестве.
1. Выбирайте альтернативные технологии и материалы
Первое, на что стоит обратить внимание — это технология печати и материалы. Тут есть свои тонкости, которые помогут значительно сэкономить. Возьмем в качестве примера наклейки. Если вы делаете вклейки в журналы, то вам не так важно, на чем они напечатаны. Таким образом, можно перейти с дорогой ПВХ-пленки на офсетную самоклейку и сэкономить на этом в несколько раз, в зависимости от тиража.
Что касается технологий, то маленький тираж наклеек выгоднее печатать на интерьерном принтере, а для большого тиража стоит выбрать офсетную или флексографическую технологию печати. Но здесь тоже есть свои особенности, которые нужно принимать во внимание при формировании задачи — наклейки на флексе печатаются на узких рулонах и встают по одной наклейке в ряду. На интерьерном принтере материалы печатаются на широких рулонах, до 1,6 м.
Производство ста штук и тысячи, в пересчете на единицу, первым способом будет одинаковым. А на «флексе» сто штук обойдется в 100 рублей за единицу, а 10 тысяч — уже в 1,5 рубля.
Также нет смысла печатать небольшой тираж стикеров на офсете с вырубкой. Большое количество приладок и производство вырубного штампа отразится на себестоимости производства. Если у вас маленький тираж — выбирайте бесприладочный способ печати, например, на интерьерном принтере, это значительно сэкономит бюджет.
2. Обращайте внимание на размер
Во время подготовки макета распечатайте листовку на цветном принтере — когда текста мало, шрифт достаточно крупный и при уменьшении никак не пострадает коммуникация с клиентом, смело уменьшайте её размер. Речь идет даже не о переходе с формата А4 на А5.
Дело в том, что типографская бумага всегда немного больше стандартных размеров. Так называемые технологические поля позволяют увеличить площадь печати. Соответственно, если немного уменьшить листовку А4 формата, то на печатном листе можно разместить не восемь, а десять листовок, то есть две дополнительные листовки мы получаем практически бесплатно.
Ориентируясь на размер печатного листа, можно выбрать произвольный формат флаеров и разместить вместо 10 стандартных А5 формата, 15 нестандартных. Этот способ отлично работает при ролевой печати, где бумага бывает разной ширины. Вы можете заказать бумагу под свои нужды, а типография запечатает этот ролик почти по всей ширине, с минимальными технологическими отходами. Формат листовки уменьшится незначительно, буквально по одному сантиметру с каждой стороны, а выгода, например, с десятимиллионного тиража, будет очень существенной.
3. Совмещайте тиражи на одном печатном листе
Если вы печатаете пять видов листовок на разной бумаге или запускаете в печать в течение недели четыре тиража листовок — есть смысл подумать над тем, чтобы объединить эти тиражи на одном печатном листе. Такой прием позволит напечатать несколько тиражей одним спуском, а, значит, сэкономить на приладках и стоимости дополнительной обработки.
Если нет ограничений в сроках выполнения проекта, нет смысла печатать тиражи для разных городов на разных производствах, даже если они очень большие. Совмещая все в одном заказе, вы все равно сэкономите, невзирая на логистические расходы. В некоторых типографиях есть такая услуга, как «остаток тиражного листа». Благодаря этому можно напечатать за небольшие деньги такие материалы, как, например, еврофлаеры.
4. А как же логистика?
Когда запланирована промо-акция, требуется напечатать и развести по разным точкам большое количество полиграфии и различных POS-материалов. Привлекать разных подрядчиков, которые будут производить и доставлять эти материалы по своим регионам и городам, будет однозначно дороже, чем напечатать и скомплектовать эту продукцию в одном месте, а затем развести заказы одной транспортной компанией, например, по центральной России на всех этапах: производство, комплектация, перевозка — можно получить скидку благодаря большим объемам работ.
Но это не всё. В зависимости от объёма и веса груза, а также сроков выполнения проекта, можно пользоваться услугами курьерских служб вроде Курьер Сервис Экспресс или транспортными компаниями «Деловые линии» или Easy Waу. Курьерскими службами выгодно доставлять небольшие лёгкие грузы, а главное — это быстро, так как по многим направлениям эти ребята используют самолеты для междугородней перевозки. Транспортные компании для доставки чаще всего используют автомобильный транспорт, это в крайней степени выгодно при отправке больших и тяжелых грузов, но сроки доставки, например, из Москвы в Новосибирск будут уже не два дня, а шесть.
Не забывайте про доставку через дистрибьюторские компании, например, Восток-Запад или Уренхольт. Если поставки в вашу сеть осуществляет дистрибьютор, замкните поставщика полиграфии на него, и вы получите самый выгодный прайс на доставку, а главное — вам не придется менеджерить процесс заказа и поставки регулярной полиграфии.
5. Учитывайте риски
Рынок производства рекламы и полиграфии за последние 15 лет претерпел кардинальные изменения с точки зрения управления и менеджмента. Если раньше этим бизнесом занимался каждый, кто хоть немного понимал в технологиях — это было обусловлено недорогой стоимостью входа и быстрой окупаемостью, проще говоря, это был дикий и быстрорастущий рынок с большим количество кэша, астрономическими прайсами и сроками. У управленцев не было времени структурировать процессы, заниматься простейшим продуктовым маркетингом — нужно было зарабатывать деньги и перманентно расти вместе с рынком, и это понятно.
Сейчас всё меняется на глазах — в отрасль приходят опытные управленцы с профильным полиграфическим и бизнес-образованием, нередко встречаются типографии с полностью автоматизированными внутренними процессами, внедрёнными (не на бумаге, а на деле) стандартами GMP, стандартами качества, с регулярными социальными аудитами и так далее. Рынок с бешеной скоростью становится цивилизованным, и это не может не радовать. Однако стоимость входа, по сравнению с серединой 2000-х, стала ещё меньше благодаря огромному количеству старого оборудования, которое можно купить за копейки, а значит, при выборе подрядчика на открытом рынке наткнуться на недобросовестную типографию очень просто.
Даже если вы работаете через тендер, вы не всегда защищены. Тщательно прописывайте техническое задание, собрав мнение экспертов рынка. И обращайте внимание не только на лучшую цену, но и на близкие и альтернативные предложения, проверив адекватность их менеджмента. Также рекомендуется проводить тестовые запуски с новым подрядчиком на небольших проектах второстепенной важности, предварительно поставив ему боевые сроки и обязательно проверив поставленные материалы на соответствие техническому заданию.
6. Обращайтесь в агентства
Первая мысль, возникающая, когда надо заказать вставки в лайтбоксы, наклейки или плакаты, — обзвонить типографии, узнать, где дешевле и быстрее и начать работу. Но это ошибка. Дело в том, что производства замкнуты на своих внутренних процессах. Типографии нужно загрузить собственное оборудование и персонал работой, поэтому тут редко смогут предложить альтернативные технологии. А производственные агентства с универсальными технологами всегда подскажут, как сделать ещё быстрее и ещё дешевле.
К тому же, большинство типографий работают по предоплате 70−80%, а иногда и 100%. В агентстве можно попросить отсрочку до 60 дней и не брать на себя риски, связанные с недобросовестными производственниками.
Еще один бонус работы с агентством — это дополнительный сервис. Например, складские услуги и консолидированная доставка. Это позволит еще больше сэкономить.
И, конечно, менеджмент — в хорошем производственном агентстве с вами будут говорить на вашем языке. Все эти бесконечные 4+4, офсет, сольвент и blackout - забудьте про эти специализированные термины и специфику общения с суровыми производственниками. Клиент говорит: «Нужна вставка в лайтбокс!». Менеджер агентства слышит: «А1 вертикальный, backlite, HP Latex 1200×1200dpi, 16pass, глянцевая ламинация 1+0.» И отвечает: «Тебе как обычно, в Новосиб? Ок, завтра смонтируем».
Юлия Соловьева, руководитель отдела локального маркетинга Burger King Россия:
При заказе полиграфии очень важно, чтобы в одном месте осуществлялись все производственные этапы: вёрстка, печать, упаковка, отделка, хранение. Это экономически выгодно и эффективно. Если в подготовке тиража задействуются субподрядчики, это может негативно отразиться на качестве и сроках.
Можно и нужно взять образцы работ и оценить качество печати и цветопередачу, чёткость изображений, совмещение. Низкая стоимость часто может обернуться ложной экономией, поскольку демпингуя, типографии игнорируют отзывы, задействуют дешевые чернила, дешевые носители.
Для Burger King главным лайфхаком при заказе полиграфии стала автоматизация всех процессов и удаление всех лишних звеньев этой цепи. Да, мы печатаем сразу большие тиражи той продукции, которая требуется каждому нашему ресторану ежедневно. Таблички, инструкции, POSm хранятся на складе наших подрядчиков и по необходимости рассылаются по всей России. Интернет-магазин, разработанный ZEYTZ PROJECT, позволяет менеджеру или директору ресторана самостоятельно делать заказ с расчётом курьерской доставки прямо до двери. Мы избавились от безликих Excel-таблиц, от постоянной путаницы с документооборотом.
Руслан Мусалов, мастер печати AVANTpress (входит в 
AVANT Media):
Лучший способ сэкономить именно при печати — снижать фиксированные расходы за счёт унифицирования процессов. Например, можно снизить расходы на зарплату сотрудникам, избавившись от лишних звеньев в цепочке заказ — готовый продукт. Если автоматизировать, например, проверку макетов, то убирается потребность в соответствующем человеке.
Ещё можно экономить на приладочных работах, сопутствующих расходах ресурса оборудования (например, каждая калибровка оборудования несёт расход — чем меньше калибровок, тем меньше износ расходников). Экономия на транспортных расходах: у нас есть несколько курьеров, которые живут рядом и нам это сокращает одну поездку. Делать все нужно с учетом того, что могут пойти «косяки». Например, нужно четыре листа визиток, значит, печатаем пять. Чем больше дополнительных работ, тем больше закладываем сверху. Если сразу не заложить, то, возможно, придётся заново проделывать всю работу, и стоимость увеличится уже вдвое.
Александр Алексеев, креативный директор 
Serviceplan Russia :
Экономить на полиграфии важно, но делать это надо без ущерба качеству продукции. Мы видим два способа.
Первый и, пожалуй, ключевой элемент экономии — качественный дизайн.
Продуманный и грамотно исполненный полиграфический макет, имеющий креативную составляющую и корректно подготовленный к печати, будет смотреться презентабельно и дорого даже на самом простом материале. И, наоборот, макет, в котором нет идеи, отсутствие которой пытаются «замаскировать» огромным количеством отделочных операций: ламинация, конгрев, различные УФ-лаки, фольгирование и пр. может смотреться абсолютно безвкусно.
Часто можно наблюдать ситуацию, когда «игра» шрифтами на белом фоне смотрится стильно и выигрышно, а смешение богатой цветовой палитры и различных отделочных спецэффектов на дорогостоящей дизайнерской бумаге — устрашающе. В последнем случае, видно, что потрачены немалые деньги, но непонятно зачем.
Кроме того, профессиональный дизайнер учитывает особенности выбранного материала и способа печати, что позволяет получить качественный результат.
Второй — выбор подходящего полиграфического производства.
Опыт и правильное оборудование производства дает возможность недорого и качественно выполнить именно ваш тираж. При выборе производства необходимо оценить макет: формат, красочность, тираж и другие нюансы.
Например, малые тиражи необходимо печать на цифровом оборудовании. Среднесерийные тиражи на офсетном оборудовании формата А3+ или А2+. Для печати крупносерийной продукции можно использовать офсетное оборудование А1+, а возможно, если тираж очень большой, можно рассмотреть уже ролевую печать.
Кроме серийности продукции существует еще много других нюансов, которые необходимо учитывать при подборе производства. Например, компетентность и профессионализм курирующего вас сотрудника производства также может помочь сэкономить, не совершая досадных ошибок и даже предложив свой вариант экономии.