83%, или немного о рабочих процессах в ИТ-компании

Необходимый минимум для рабочих процессов любой компании — соответствие Трудовому кодексу. Но чтобы в компанию охотно шли профи, нужно гораздо больше.

Мы (ИТ-аутсорсинговая компания ICL Services) поделимся опытом в построении процессов по работе с персоналом. Мы не настаиваем, что это best practices. Но эти практики работают: 83% сотрудников готовы порекомендовать нас как работодателя (исследование Hay Group, 2016).

Рабочие процессы начинаются до трудоустройства

Взаимоотношения сотрудника и компании начинаются еще до того, как подписан трудовой договор. Опыт показал: если хотите эффективности — стройте рабочие процессы с «нулевого» этапа. У нас это выглядит так:

Этап 0/4. Профессиональная подготовка

Вообще специалистов готовят вузы. Но у крупной ИТ-компании больше возможностей, чтобы дать студентам опыт работы с современными технологиями. Поэтому мы построили свою систему подготовки для молодежи:

• фундаментальное обучение на базе ИТ-вузов Татарстана;
• короткие ИТ-спецкурсы (Database, IT Security и т.д.) на базе компании;
• стажировки для студентов с работой над реальными проектами;
• стипендии для талантливых студентов ИТ-специальностей.

За прошлый год у нас прошли стажировку 126 человек, еще 84 отучились на спецкурсах. Они не несут обязательств по трудоустройству в ICL Services: полученные знания можно применить в другой компании и даже сфере. Впрочем, 52% выпускников спецкурсов пришли к нам. И каждый из них уже знаком с нашими методами работы.

Этап 1/4. Трудоустройство

Процессы взаимодействия с соискателем должны обеспечивать:

• информационную доступность компании. Поэтому нас можно найти на сайтах и ярмарках вакансий, в соцсетях и на других площадках поиска работы, и мы быстро откликаемся;
• объективную, понятную соискателю оценку. У нас в собеседовании с соискателем участвуют HR + технические эксперты + будущий руководитель;
• комфорт и заботу. Например, соискателям из другого города мы оплачиваем 50% стоимости проезда на интервью, а при трудоустройстве помогаем с жильем и регистрацией.

Этап 2/4. Адаптация

После трудоустройства новичку пригодится помощь в том, чтобы освоиться с работой в компании и влиться в коллектив. Мы построили соответствующие процессы: 100% новичков на первые 3 месяца назначают наставника (buddy). Это опытный сотрудник и «личный консультант» новичка по всем рабочим и околорабочим вопросам.

Этап 3/4. Работа

Кроме соблюдения ТК РФ, сотрудникам гарантированы:

• понятная оценка труда. Личные KPI декомпозируют стратегические цели компании до уровня отдельного специалиста. Автоматическая оценка устраняет субъективность. Система оценки отвечает интересам и бизнеса, и сотрудников: до внедрения ее полгода пилотировали 100% коллектива, а затем доработали по отзывам сотрудников;
• удобные офисы и безопасные рабочие места, проверенные внешними экспертами;
• возможности для обучения — внутренние и внешние курсы (технические, soft skills, иностранного языка), сертификация вендоров, внутренняя библиотека, «Кадровый резерв» и т.д. Каждый год обучение проходят 90% сотрудников;
• понятные «правила игры». Рабочие процессы зафиксированы во внутренних документах. С ними может ознакомиться каждый сотрудник, и они обязательны для всех, включая топ-менеджеров. В нерегламентированных ситуациях можно ориентироваться на Кодекс компании, а в критических (несоблюдение законов, финансовый и репутационный риск и т.д.) — обратиться к комплаенс-менеджеру и лично к директорам;
• расширенный компенсационный пакет:
  • забота о здоровье (ДМС, вакцинация, компенсация санаториев для детей сотрудников, компенсация спорта, бесплатные занятия футболом, волейболом и баскетболом);
  • отдых и развлечения (выплаты к отпуску, праздники для сотрудников и их семей, корпоративная база отдыха, внутренние турниры, корпоративные скидки в 30+ кафе, магазинах, турфирмах и т.п.);
  • помощь при важных событиях (беспроцентные ссуды, выплаты к свадьбе, рождению детей и при похоронах близких);
  • помощь с жильем («подъемные» или корпоративная квартира при переезде из другого города, коттеджный поселок для сотрудников, компенсация процентов по ипотеке).

Этап 4/4. Расставание

Мы поддерживаем контакты с экс-коллегами — например, приглашаем на корпоративные праздники и сообщаем о новых вакансиях. «Алюмни», в свою очередь, выступают «послами бренда» и рекомендуют нас знакомым, а иногда и сами возвращаются в ICL Services.

P.S. Искать, найти, улучшить, повторить

За цифрой 83% (столько сотрудников готовы порекомендовать нашу компанию как работодателя) стоят не только отлаженные рабочие процессы, но и десятки других факторов. Работа с этими факторами выглядит так:

Искать (что улучшить в компании) → Найти (что приносит больше всего проблем) → Улучшить (даже если это не совсем про рабочие процессы) → Повторить (пропустите пункт, если вы идеальны)

Пример фактора, напрямую не относящегося к работе, но влияющего на вовлеченность сотрудников — коммуникации и обратная связь. Сотрудникам нужна возможность:

• задать вопрос на волнующую тему и своевременно получить ответ, если нужно — то и с самого верха компании;
• влиять на события в компании, предлагая улучшения и изменения.

То и другое решается с помощью открытых каналов обратной связи. В ICL Services их 13, и вот некоторые из них:

• Strategy Update — личная встреча топ-менеджеров с желающими сотрудниками;
• консультации специалистов — ответы сотрудников профильных служб (HR, административной и т.п.) на обращения сотрудников;
• «Красная кнопка» — способ мгновенно сообщить о нарушениях конфиденциальности, репутационном риске для компании и другой критической ситуации;
• iC-SAT — internal Customer SATisfaction — опрос для быстрой оценки качества работы внутренних служб;
• и даже инфомат — автомат для сбора обратной связи о качестве блюд в корпоративной столовой.

Результат: по данным общего внутреннего опроса, 95% сотрудников не испытывают проблем с информацией в компании. 71% уверены, что могут связаться с топ-менеджерами, несмотря на ступени должностной иерархии.

Мы ежегодно опрашиваем сотрудников и постепенно решаем обозначенные ими проблемы. Коммуникации, программы признания, озеленение офиса и десяток других вопросов — вот что, помимо основных рабочих процессов, мы стремимся улучшить, чтобы работа в ICL Services стала комфортнее.

Этот набор индивидуален для каждой компании. Но мы надеемся, что кому-то пригодится наш пример.