Системы управления персоналом (HRM): что это и зачем они нужны бизнесу

Когда компания маленькая, поиск сотрудников и их обучение не занимает много времени. Со временем бизнес растёт, количество работников увеличивается. Возникает потребность в инструментах, которые экономят время и ресурсы, а также показывают, насколько эффективно работают подразделения. Чтобы автоматизировать рутинные процессы в HR-отделе, используют HRM — системы управления персоналом. Рассказываем, что это такое и как именно такие платформы помогают бизнесу.

Что такое HRM и какие функции она берёт на себя

HRM-система (Human Resource Management, или «управление человеческим ресурсом») — инструмент, который помогает компании управлять сотрудниками. Такая платформа берёт на себя стандартные процессы отдела по работе с персоналом и помогает оптимизировать его работу. По сути, если CRM — это инструмент для выстраивания отношений с клиентами компании, то HRM — это CRM-система для HR.

1. управлять кадровым составом и хранить информацию о сотрудниках, их опыте, квалификации в одном месте;
2. автоматизировать процесс размещения вакансий и быстрее находить подходящих кандидатов;
3. составлять план работ, устанавливать цели и KPI, а также анализировать продуктивность персонала;
4. управлять развитием персонала, создавать электронные курсы и оценивать эффективность обучения;
5. автоматизировать финансовые процессы в компании: например, расчёт налогов, зарплат, вознаграждений;
6. взаимодействовать с сотрудниками, собирать обратную связь, пожелания, предложения от действующих работников;
7. управлять отношениями с кандидатами: хранить историю общения с соискателем в одном месте и автоматически отправлять приглашения, письма, уведомления.

Некоторые HRM выполняют сразу все эти функции, но есть и узкоспециализированные. Они решают конкретные задачи — например, помогают автоматизировать процесс онбординга. Таким образом, HRM можно разделить на следующие подвиды:

Какие существуют HRM-системы

Системы управления персоналом (HRIS — Human Resource Information System). Полностью автоматизируют работу HR. Информация о сотрудниках, их занятости хранится в одном месте. Менеджер ведёт учёт рабочего времени, рассчитывает зарплаты и выплаты, оценивает производительность, проводит обучения. Примеры HRIS — Skillaz, BambooHR.

Системы управления рекрутингом (ATS — Applicant Tracking Systems). Автоматизируют процесс поиска и отбора персонала. Помогают размещать вакансии на площадках, искать резюме подходящих кандидатов, оценивать эффективность рекрутинга. Примеры — Talantix, Mirapolis.

Системы управления обучением (LMS — Learning Management System). Помогают планировать и организовать обучение сотрудников. Здесь можно создавать, хранить учебные материалы и открывать к ним доступ персоналу. С помощью этого инструмента менеджер отслеживает прогресс работников и оценивает их успеваемость. К LMS относятся, например, Moodle, TalentLMS.

Системы управления талантами (TMS — Talent Management System). Помогают развивать навыки сотрудников и планировать их карьерный путь. Среди функций — поиск кандидатов по критериям, оценка эффективности работников, составление карьерных планов и обучение персонала. Примеры TMS — TalentTech, Workday.

Системы управления производительностью (PM — Performance Management). Оценивают производительность команды и выявляют проблемы. Здесь можно ставить цели для сотрудников, отслеживать прогресс, оценивать результаты и оставлять рекомендации. К таким продуктам относятся, например, MyOffice, SAP SuccessFactors.

Системы управления зарплатой и вознаграждениями (Compensation & Benefits). Формируют зарплатные ведомости и помогают вести расчёт, выплату вознаграждений. С их помощью можно также оценить эффективность системы мотивации. Популярные продукты такого типа — 1С: Зарплата и управление персоналом, ТАСКО-ЗиУП.

Выбирают HRM в зависимости от потребности бизнеса. Например, если компании нужно комплексное решение, чтобы избавить HR-менеджеров от рутины, выбирают HRIS. Если же задача — организовать онбординг и обучение новичков, достаточно функций LMS.

Чем HRM-система полезна бизнесу

Повышает эффективность работы HR-отдела. Функции аналитики помогают оценивать кадровую политику. Так можно выявить слабые места в бизнес-процессах и устранить их.

Например, менеджер может проанализировать, по какой причине и среди каких сотрудников высокая текучесть. Если большинство увольнений происходит на испытательном сроке по инициативе соискателя, скорее всего, нужно проработать онбординг.

Автоматизирует рутинные задачи и сокращает время найма сотрудников. Рассылка писем с отказами и приглашениями на собеседование, размещение вакансий, просмотр резюме — всё это берёт на себя HR-система. Рекрутер быстрее закрывает вакансии и тщательнее отбирает кандидатов. Результат — сильная команда и низкие затраты на управление персоналом.

Улучшает коммуникацию между кандидатами и менеджерами. Вся история сообщений с соискателями хранится в одном месте. HR-менеджеру не нужно держать в голове, с кем из кандидатов и в каком мессенджере он общался — управлять чатами можно из одного окна. Так нужная информация не потеряется, а каждый соискатель быстро получит ответ.

Оптимизирует процесс обучения и адаптации. Менеджер может полностью автоматизировать онбординг. В HRM есть возможность не только прописывать план обучения, но и добавлять учебные курсы, проводить тестирования, добавлять элементы геймификации. Достаточно настроить процесс один раз. Сотрудники смогут самостоятельно проходить обучение, а менеджер — получать информацию об их прогрессе.

Упрощает работу с документами. HRM помогает настроить электронный документооборот (ЭДО) и уйти от бумаг в кадровых процессах. Компания сократит расходы на курьеров, печать и хранение документов, а сотрудники смогут согласовывать заявления в несколько раз быстрее.

Помогает принимать управленческие решения. В HRM-системе можно формировать отчёты в удобной и понятной форме. Например, менеджер выгружает статистику по увольнениям в виде дашбордов или инфографики, чтобы определить уровень текучки и её причины.

Как понять, что вам нужна HRM

Некоторые компании справляются и без HRM. Например, небольшой кофейне, где работает 10 человек, достаточно одного менеджера по персоналу — он сможет вести дела и без автоматизации.

Однако бывают ситуации в бизнесе, когда без автоматизации уже не обойтись. Вот в каких случаях нужно задуматься о системе управления персоналом для HR:

Растёт количество сотрудников в компании. Когда численность штата превышает 100 человек, управлять кадрами вручную становится сложно. Если ваш бизнес ещё не достиг таких цифр, но в планах — масштабирование, лучше заранее начать автоматизировать HR-процессы.

Отсутствуют инструменты для анализа производительности сотрудников. Не всегда можно оценить на глаз, насколько хорошо работают отделы в компании. Например, на товарооборот может одновременно влиять и маркетинг, и отдел продаж, и закупщики. Чтобы найти и устранить причину падения этого показателя, необходимо проанализировать эффективность сотрудников в каждом из подразделений — HRM помогает построить такую аналитику.

Усиливается текучесть кадров. Первое, что нужно сделать в такой ситуации — понять причину. Например, сотрудников не устраивают условия работы, размер зарплаты или атмосфера в коллективе. HRM помогает быстро собрать статистику по увольнениям, а также обратную связь от действующих и бывших работников. Так удастся выявить проблему и решить её.

Уходит много времени на работу с документами и учёт. Электронный документооборот избавит от бумажной волокиты и высвободит время сотрудников для решения более важных задач. HRM помогают наладить работу с ЭДО в компании.

Отсутствует или плохо организован процесс онбординга и обучения. В этом случае новые сотрудники медленнее погружаются в работу или могут уйти уже на испытательном сроке. Кроме того, учебные курсы помогают повышать навыки в том числе и действующих работников. В HRM не только можно выстроить систему обучения или онбординга, но и автоматизировать весь процесс — это облегчит работу HR-менеджеров.

Какие готовые HRM используют компании в 2024 году

Сейчас многие компании предлагают готовые HRM для разных задач бизнеса. Мы собрали актуальную подборку таких продуктов на 2024 год.

Talantix — HRM, которая на данный момент интегрирована с сервисом HH.ru. Помогает автоматизировать процесс подбора персонала, общаться с кандидатами и собирать аналитику по вакансиям. Рекрутеры могут создавать заявки на подбор, настраивать автоматическую отправку писем, просматривать резюме и оценивать кандидатов. И всё это в едином кабинете.

С Talantix менеджеры могут отвечать кандидатам быстрее, чем конкуренты, и чаще привлекать талантливых сотрудников

Плюсы:

1. адаптирована под российское законодательство;
2. автоматизирует процесс подбора сотрудников;
3. имеет интуитивно понятный интерфейс.

1. ограниченный функционал;
2. не всегда возможна интеграция с другими платформами;
3. некоторые функции нужно дополнительно настраивать.

Mirapolis — сервис собирает единую базу кандидатов и ускоряет поиск сотрудников на открытые вакансии. Помогает автоматически назначать встречи, оценивать навыки соискателей через тестирование и присваивать им рейтинг.

Mirapolis — российское ПО, которое может заменить большинство зарубежных HRM-систем

Плюсы:

1. гибкие настройки подбора сотрудников;
2. возможность создавать курсы, тесты и проводить обучение;
3. интуитивно понятный интерфейс.

Минусы:

1. ограниченный функционал;
2. только веб-версия — мобильного приложения нет;
3. отсутствие пробного периода.

«Поток» —Платформа автоматизирует процесс подбора от открытия вакансии до оффера. Помогает в этом чат-бот, который берёт рутину на себя. Подходит для крупных компаний, которым нужно большое количество линейного персонала или волонтёров.

«Поток» используют как для массового набора сотрудников, так и для точечного — например, на платформе есть возможность назначать групповые собеседования

Плюсы:

1. понятный интерфейс;
2. наличие технологии искусственного интеллекта, который ускоряет работу HR-менеджера
3. гибкая система, не перегруженная большим количеством функций.

Минусы:

1. сложно интегрируется с другими продуктами;
2. простая аналитика — для глубокой оценки эффективности сотрудников не подходит.

Skillaz — сервис автоматизирует подбор персонала и помогает обучать действующих сотрудников. С его помощью можно выстроить полноценный онбординг, а также создавать карьерные планы для сотрудников. Skillaz упрощает работу с документами и кадровым резервом.

В Skillaz есть возможность управлять наймом временного персонала

Плюсы:

1. гибкость — можно кастомизировать продукт под нужды бизнеса;
2. сквозная аналитика по HR-процессам;
3. большое количество инструментов для всех этапов найма.

Минусы:

1. периодические баги — пользователи в отзывах часто сообщают о технических проблемах;
2. трудность внедрения — переход на платформу и интеграция занимает много времени;
3. необходимость в обучении — несмотря на интуитивный интерфейс, пользователям нужно время, чтобы разобраться в продукте.

Битрикс24  — комплексный вариант для бизнеса, который включает в себя сразу несколько модулей. Для HR-отдела есть возможность настраивать автоматические ответы кандидатам, хранить переписки с ними в одном месте, отслеживать задачи сотрудников и собирать аналитику.

Решение подходит компаниям, которые уже пользуются продуктами Битрикс24

Плюсы:

1. простая интеграция с другими продуктами Битрикс24;
2. единое пространство для работы не только в HR-подразделениях, но и компании в целом;
3. гибкость — можно настроить под нужды компании.

Минусы:

1. минимальный функционал для HR-менеджеров по сравнению с другими продуктами;
2. нет отдельной CRM для HR-отдела — её нужно настраивать вручную;
3. нет базы данных для сбора резюме кандидатов.

1С: Зарплата и управление персоналом  — популярная среди компаний платформа для работы с финансами и отчётностью. Позволяет управлять кадровыми документами, рассчитывать зарплату и налоги, производить выплаты. Есть возможность собирать аналитику и формировать итоги.

1С: Зарплата и управление персоналом подходит компаниям, которым нужно автоматизировать только кадровый учёт и выплаты персоналу

Плюсы:

1. адаптирована под российское законодательство;
2. простая интеграция с другими продуктами 1C;
3. гибкая настройка.

Минусы:

1. сложный интерфейс — начинающим пользователям нужно время, чтобы в нём разобраться;
2. ограниченная кастомизация — бывает, что требования компаний невозможно реализовать в данном продукте;
3. высокие требования к ПО и ИТ-инфраструктуре — требуются специалисты для технической поддержки на постоянной основе.

Какую HRM выбрать бизнесу: коробочное решение vs индивидуальная разработка

Если у компании появилась потребность в HRM, то здесь есть два пути: приобрести готовое решение или разработать собственную платформу. У каждого варианта есть плюсы и минусы.

Особенности готовых и разработанных с нуля HRM-систем

Небольшим компаниям со стандартными HR-процессами подойдёт коробочное решение. Его стоит выбрать и в случае, если бюджет и сроки внедрения ограничены.

Если же в компании планируют масштабирование или нужны функции, которых нет в популярных HRM, стоит выбрать разработку с нуля. Такой подход требует больше времени и бюджета, но при этом вы получаете платформу, которая сделана с учётом потребностей компании. В будущем её можно дорабатывать и развивать.

Как проходит разработка системы управления персоналом и её внедрение: этапы

1. Формулируют задачи и требования к проекту. Нужно решить, для каких целей нужна HRM. Например, в одном случае компания хочет избавиться от бумажной волокиты, а в другом — разработать систему онбординга. В зависимости от этого определяют требования к продукту и фиксируют их в техническом задании.
2. Проектируют дизайн. Чтобы пользователям было удобно работать в интерфейсе, на этом этапе разрабатывают UX/UI-дизайн в соответствии с требованиями компании. Команда дизайнеров Иностудио вместе с заказчиком согласовывают референсы и создают прототипы для того, чтобы итоговый продукт имел фирменный дизайн и нативную логику работы. В партнёрстве с ключевыми лицами проекта наполняют проект современными практиками, чтобы сформировать узнаваемость и улучшить пользовательский опыт.
3. Настраивают функции и интеграции. Исполнитель приступает к разработке продукта. На этом же этапе HRM синхронизируют с другими платформами и базами данных, которые использует компания. В Иностудио мы также демонстрируем промежуточные результаты заказчику.
4. Тестируют результат. Разработчики и заказчик проверяют, чтобы готовое решение соответствовало техническому заданию и целям, которые фиксировались в начале проекта. Платформу запускают для ограниченного круга пользователей и собирают обратную связь. На основе отзывов проводят шлифовку продукта перед запуском.
5. Проводят обучение персонала. Например, разрабатывают инструкции, руководства и гайды по использованию нового продукта. При необходимости проводят онлайн- или офлайн-обучение для сотрудников.
6. Запускают в работу. После внедрения продукта необходимо продолжать отслеживать его работу. В Иностудио мы оказываем техническую поддержку и даём гарантию шесть месяцев.
7. Проводят мониторинг работы. Через определённый срок заказчик оценивает эффективность HRM. Если становится понятно, что нужно масштабировать решение или внедрить дополнительные функции, снова обращаются к подрядчику. Такие работы оплачиваются отдельно.

Заключение

HRM помогает отладить процессы по управлению персоналом и избавиться от рутины, которая отнимает много ресурсов. Менеджеры эффективно используют время, не теряют информацию, быстрее комплектуют штат, а также могут оценивать продуктивность команды с помощью аналитики. Компания же избавляется от бюрократии и хаоса, сокращает расходы на персонал и повышает компетенции сотрудников.

Если вы задумываетесь о внедрении HRM-системы, менеджеры Иностудио помогут вам и проконсультируют по всем вопросам. Просто оставьте заявку на сайте или напишите нам в мессенджеры.