Делегируем на аутсорсинг: как подстраховаться, работая с подрядчиком

Аутсорсинг помогает сэкономить ресурсы компании на поиске сотрудников и развитии команды — в кризис это становится более актуально. Однако плодотворному сотрудничеству двух команд могут помешать ошибки в коммуникации. Как их избежать, чтобы никто не мешал друг другу, разбираемся вместе с Максимом Павловым, управляющим партнёром аутсорсинга разработки KTS. 

Аутсорсинг — делегирование части непрофильных для бизнеса задач сторонним компаниям. Например, стоматология может не нанимать охрану самостоятельно, а обратиться в частную охранную организацию, которая возьмёт все задачи по безопасности на себя. Отдавать на аутсорс можно любые задачи: бухгалтерию, IT, HR, юридические услуги, маркетинг. Управляющие и владельцы бизнеса выбирают аутсорсинг, а не инхаус-команду по следующим причинам: экономия затрат и отказ от устаревших решений. 

Согласно данным Statista, 68% американских предприятий и 43% британских отдают на аутсорс часть своих задач. В России в 2020 году количество вакансий для постоянного персонала уменьшилось на 20%, а рынок аутсорсинга вырос на 14%. Свои задачи отдаёт на аутсорс не только малый и средний бизнес, но и такие гиганты, как Google — компания делегирует разработку части ПО, аналитику. 

Трудности совместной работы двух команд

Работа с командой на аутсорсе может вызывать трудности. Согласно исследованию, 25% сотрудничеств рушится в первые два года — 50% в первые пять. Это говорит о том, что заказчики сталкиваются с серьёзными проблемами, когда делегируют свои задачи. Сложность в выстраивании общения с подрядчиками — одна из них. Перечисляем трудности в работе двух команд над одним проектом:  

1. Страх, что произойдёт утечка данных

Когда компания отдаёт задачи на аутсорс, то она посвящает чужую команду в свои внутренние процессы, делится чувствительной информацией. Это часто вызывает опасения у заказчика. 

1. Замедленная коммуникация

Согласно исследованию Microsoft, во время удалённой работы общение между разными командами замедляется. Это ведёт к снижению слаженности работы подразделений, и следовательно, негативно влияет на продуктивность. Аутсорсинг построен на удалённой работе разных команд — замедленное общение между подрядчиком и заказчиком может влиять на качество проекта. 

1. Микроменеджмент

Поскольку заказчику не знакомы особенности реализации проекта, он может начать контролировать каждый шаг подрядчика. Вплоть до скриншотов рабочих столов исполнителей раз в 30 секунд. Микроменеджмент отнимает время у заказчика, деморализует команду аутсорса. В опросе Trinity Solutions исследователи выяснили, что 36% сотрудников, которые сталкивались с микроменеджментом, увольнялись из-за него. 

1. Команда на аутсорсе не до конца понимает специфики вашего бизнеса

Штатные сотрудники осведомлены о структуре, особенностях и потребностях бизнеса. Работникам другой компании необходимо разбираться во всём этом с нуля. Это может привести к неудачным решениям со стороны подрядчиков. 

Как понять, что с проектом что-то идёт не так

В аутсорсинге есть свои минусы, но не всегда они мешают результату работы. Заказчику важно понимать, в каких случаях нужно бить тревогу, а в каких всё идёт по плану. Перечисляем маркеры, по которым можно понять, что проект свернул не в то русло:

1. У вас нет понимания, что происходит с проектом

Подробное объяснение плана работы, причин выбора тех или иных инструментов — ответственность команды аутсорса. На старте сотрудничества подрядчик должен дать вам ясное понимание того, что будет происходить, в какие сроки и почему. Если такого представления у вас нет, то что-то пошло не так. 

1. Команда аутсорса не даёт чётких дедлайнов своей работы

Контроль каждого шага сторонней команды не даст положительных результатов. Микроменеджмент съедает и ваши ресурсы, и ресурсы команды аутсорса — проект выполняется медленнее и хуже. Однако если подрядчик не озвучивает чёткие дедлайны или назначает контрольные встречи реже чем раз в месяц, стоит обеспокоиться. 

1. Вы не понимаете, кто менеджер проекта

Если над проектом работают две команды, то может возникнуть хаос в коммуникации. Для эффективного общения важно сужать список людей, которые его ведут. Иначе информация теряется, а качество выполнения проекта снижается. Если вы не понимаете, кому писать и куда, то ваш подрядчик не настроил взаимодействие с вами. 

Лайфхаки, которые помогут наладить взаимодействие двух команд

Рынок аутсорсинга растёт, а, значит, компании нашли способы, как бороться с трудностями. За шесть лет работы мы вывели пять лайфхаков, которые помогут вам выстроить общение с командой на аутсорсе, делимся ими:  

Лайфхак №1. Определите, кто и где будет вести коммуникацию

Отсутствие каналов связи и ответственных за общение людей ведёт к хаосу, замедленной коммуникации, потере информации. Если общение идёт и в личных сообщениях, и в чате, и на почте, то командам сложно следить за всеми корректировками и пожеланиями. Обеим сторонам важно выбрать один канал коммуникации и вести диалог по проекту только там. 

Лайфхак №2. Обозначьте контрольные точки

Заказчик может и должен контролировать ход проекта. Но чтобы не тратить ресурсы на уточнение сроков выполнения, просьбы показать результат работы, командам важно определить контрольные точки. Договоритесь с подрядчиком о комфортных для вас интервалах встреч с обсуждением проделанной работы. Это может быть раз в пару недель или по готовности элементов проекта. 

Лайфхак №3. Попросите команду аутсорса сделать roadmap со стадиями проекта

Roadmap или дорожная карта — инструмент визуализации стадий запуска проекта. Где команда аутсорсинга может отмечать сроки, в которые будет выполнена каждая задача, её готовность. Дорожная карта помогает заказчику лучше понимать, на какой стадии находится проект, что ещё нужно сделать. 

Лайфхак №4. Позаботьтесь о безопасности информации

Доступ команды аутсорса к важной информации беспокоит всех заказчиков. Обезопасить от утечки данных помогут NDA и прописанные пункты в договоре о неразглашении конфиденциальной информации и ответственности за нарушения. 

Лайфхак №5. Подробно объясните подрядчику, как устроен ваш бизнес

Плюс команды на аутсорсе — опыт работы с большим количеством однотипных проектов. Она может подсказать заказчику, как лучше организовать бизнес-процесс или создать продукт. Однако вашу компанию подрядчик видит впервые, важно ему донести специфику её работы. Иначе из-за нехватки информации он будет предлагать неподходящие решения и не сможет выполнить свою работу качественно.