Процесс фискализации в E-commerce — разбор LIFE PAY

Эксперты LIFE PAY объясняют, как формировать чек в различных ситуациях, например, когда требуется полная или частичная предоплата, или когда клиент платит после получения товара.

Компаниям и индивидуальным предпринимателям, продающим товары физическим лицам, необходимо использовать онлайн-кассу и выдавать им чеки — это прописано в 54-ФЗ. В электронной коммерции кассовый аппарат применяется лицом, которое получает оплату за товар. Это может быть владелец интернет-магазина или курьерская служба, которая этот товар доставляет покупателю.

Для того, чтобы выдать пользователю чек, предприниматель использует онлайн-кассу. Чек должен быть сформирован при осуществлении любых расчетов, будь то наличные, платежи по карте или СБП.

Есть несколько ситуаций, в которых интернет-магазин может работать без онлайн-кассы:

1. Интернет-магазины, которые работают только с компаниями или индивидуальными предпринимателями и принимают деньги с расчетного счета на расчетный счет.
2. Предприниматели, которые работают в качестве самозанятого и платят налог на профессиональный доход (НПД)
3. Интернет-магазины, где оплатить товар возможно только в пунктах самовывоза партнеров или курьерам логистических компаний, с которыми предприниматель сотрудничает
4. Предприниматель продает товар на маркетплейсе или агрегаторе товаров. В таком случае чек формирует агрегатор

Если же в вашем магазине возможна оплата товаров или услуг через платежную форму, то и онлайн-касса вам будет необходима

Количество кассовых аппаратов, которые должен иметь интернет-магазин.

Это зависит от того, как построен процесс продаж и в какой момент клиент оплачивает заказ.

Если клиент расплачивается наличными или банковской картой, забирая товар в офисе. Сотрудник должен сформировать чек на стационарной кассе

Если клиент выбирает оплату курьеру при доставке, у него должен быть мобильный терминал. Чек может быть сформирован на удаленной кассе, которая находится в офисе или ЦОДе и отправлен клиенту по смс или на почту. Услугу облачной фискализации предлагает LIFE PAY — она в 4 раза дешевле покупки и содержания кассовых терминалов для каждого сотрудника.

Если покупатель расплачивается картой на сайте, интернет-магазин может отправить ему электронный чек по электронной почте или SMS. В таких случаях также необходима облачная касса. К облачной кассе LIFE PAY можно подключить неограниченное количество сотрудников и использовать ее как для мобильных сотрудников, так и для интернет-магазина.

Если бизнес ведет мультиканальную торговлю (то есть формирует как печатные чеки в торговой точке, так и электронные при доставке или онлайн-платежах), онлайн-касса должна иметь возможность как печатать бумажные чеки, так и отправлять электронные. В таких случаях есть два варианта:

1. Использовать стационарную или мобильную кассу для платежей лицом к лицу и облачную кассу для онлайн-квитанций;
2. Использовать решение для привязки онлайн-платежей к стационарной кассе.

LIFE PAY позволяет сократить издержки и использовать омни-кассу для всех каналов продаж. Это онлайн-касса, которая располагается в магазине и формирует бумажные чеки для покупателей, а также позволяет формировать электронные чеки для доставки и интернет-магазина.

Сколько чеков формировать?

Как правило, требуется два:

1. для предоплаты. Этот чек оформляется, когда покупатель оплачивает товар, работу или услугу онлайн. Покупатель может внести частичную предоплату (например, 20%, 50%) или полную, то есть 100%.
2. для зачета предоплаты. Он формируется, когда интернет-магазин предоставляет покупателю товар, работу или услугу. На чеке указывается признак "зачет авансового платежа" и указана сумма авансового платежа.

Однако есть два исключения:

1. Если товар отгружается в день получения аванса, достаточно одного чека — полного расчета. Например, клиент заказывает доставку еды и производит оплату. Курьер привозит блюда через час после заказа — в таком случае одного чека достаточно.

2. Предпринимателям, использующим упрощенную систему налогооблажения, налоговая служба разрешает выдавать один чек при получении полной предоплаты. Но покупатель должен быть предупрежден о том, что будет один чек.

Что должен содержать чек

Чеки для продаж в интернет-магазинах оформляются так же, как и для обычных. Чек должен содержать все реквизиты, перечисленные в законе о применении кассовых аппаратов.

Например:

1. если чек был выдан курьером интернет-магазина: статус и имя курьера должны быть четко указаны в требуемом документе, наряду с информацией о сотруднике, выдавшем чек.
2. если клиент оплачивает товар через веб-сайт: адрес сайта должен быть указан в обязательной информации "адрес и место оплаты". Кассир в этом случае не указывается
3. чеки отправляются клиенту по электронной почте или SMS: электронный чек должен содержать адрес электронной почты или номер телефона клиента.
4. если чек выписан платежным агентом (посредником или почтовым отделением), он должен содержать те же данные, что и продавец: наименование и количество товаров, работ или услуг, расчетный адрес и т.д. Это означает, что перед каждым платежом продавец должен предоставлять такие данные агенту.

Приведем несколько примеров:

Клиент полностью оплачивает товар в интернет-магазине

Если покупатель оплачивает товары или услуги через Интернет и производит полную оплату, облачная касса сразу после оплаты формирует чек и отправляет его по SMS или на электронную почту покупателя. Нет необходимости печатать бумажный чек.

Пример: вы заказываете товары в интернет-магазине и производите оплату через платежный модуль. Облачная касса должна сформировать чек о полной предоплате и направить его на почту. Дальше вы спокойно можете ожидать доставки.

Когда товар получен, необходимо выписать чек для зачета предоплаты. В чеке должны быть четко указан реестр товаров и сумма первого чека. Для бизнеса на упрощенке достаточно одного чека.

Клиент оплачивает часть суммы при оформлении заказа, а остальную часть — при получении товара.

Клиент может оплатить часть стоимости товара в интернет-магазине, а остальную часть — при получении товара. В этом случае интернет-магазин формирует чек предоплаты на ту сумму, которую оплатил клиент и отправляет его на посту или в смс.

Второй чек должен быть сформирован при окончательной оплате во время доставки. Принцип такой: кто получает деньги, тот и выписывает чек. Если клиент получает товар в офисе магазина или товар доставляет курьер этого магазина, то чек выписывает интернет-магазин. Если клиент получает товар от посредника (курьерской или логистической компании), чек выписывает уже она. Интернет-магазину не нужно выписывать второй чек.

Пример: вы пакупаете одежду из интернет-магазина и оплачиваете 50% покупки. В таком случае вы должны получить 2 чека:

1. Чек № 1 из магазина на предоплату - выдается после оплаты на сайте;
2. Чек № 2 от курьера - выдается после полной оплаты.

Второй чек может быть выдан интернет-магазин, курьерская служба, транспортная компания, Почта России или ПВЗ.

Клиент оплачивает товар при получении.

Кто и как выдает чек, зависит от того, кто доставляет товар покупателю — интернет-магазин, курьерская служба или ПВЗ.

Пример: вы заказываете диван в интернет-магазине и выбираете оплату картой при получении. Товар доставляется курьером интернет-магазина.

В таком случае курьер может использовать облачную кассу LIFE PAY. Она сформирует электронный чек после оплаты на месте. Для приема платежей может быть использован переносной терминал, мобильный QPOS mini или приложение для смартфона LIFE POS. Чек придет клиенту на почту или в СМС.

Клиент получает товар от посредника.

Клиент заказывает товар в интернет-магазине, которая пользуется услугами логистической компании.

В этом случае именно посредник отвечает за формирование чека и выдачу его клиенту — курьерская служба является агентом и принимает платежи от имени третьей стороны. Посредник получает деньги от покупателя и передает чек через онлайн-кассу. Затем посредник переводит сумму со своего расчетного счета на счет интернет-магазина.

Подведем итоги

1. Онлайн-касса обязательна, если интернет-магазин продает товары физическим лицам и получает от них оплату. В виде исключения бизнес на упрощенке и самозанятые имеют право работать без онлайн-кассы.
2. Организация фискализации в интернет-магазине зависит от того, как работает бизнес — когда и как покупатели оплачивают товары.
3. Если покупатель вносит полную или частичную оплату в момент заказа, необходимо выдать два чека: один в момент заказа и один при доставке товара покупателю. Однако если интернет-магазин работает по упрощенной системе налогообложения, где оплата производится полностью авансом, или если оплата и доставка осуществляются в один день, достаточно одного чека.
4. Выписывает ли чек сам магазин или его посредник, зависит от того, какую сумму покупатель оплатил заранее и как получил товар.