Онлайн-кассы в 2023 году

LIFE PAY

Обзор LIFE PAY, какие кассы существуют на рынке, как их подключить и сэкономить на оборудовании.

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса — это кассовый аппарат с фискальным накопителем. Фискальные накопители записывают и хранят информацию о чеках и передают ее в налоговую. Онлайн — потому что передает эти данные через интернет.

ФНС получает информацию о том, сколько выручки получает каждый магазин. Фискальный накопитель в кассе нужен для того, чтобы зашифровать информацию о платежах и не допустить ее подмены, чтобы не занижать доход и платить меньший налог.

Кто должен использовать кассу

В рамках 54-ФЗ все компании и индивидуальные предприниматели (за редким исключением) обязаны установить онлайн-кассы и использовать их при продаже товаров, работ или услуг физическим лицам или представителям компаний или ИП, если они расплачиваются наличными или картой в торговой точке.

Читайте подробнее в блоге LIFE PAY "Онлайн-касса: какую выбрать"

Но есть и исключения

Некоторые могут осуществлять торговлю без кассы и при этом не нарушать закон:

1. ИП, использующие режим "налог на профессиональный доход". Им нужно формировать чеки в приложении "Мой налог"
2. Сдача в аренду жилья или машино-места
3. Ремонт обуви или изготовление ключей
4. Продажа мороженого в киосках
5. Продажа прохладительных напитков, питьевой воды или бутилированного молока.
6. ИП и предприятия, работающие в труднодоступных районах: список таких муниципалитетов определяется местными властями.
7. ИП, имеющие патент на несколько видов деятельности, торговля на ярмарках и рынках, сельские аптеки также могут работать без онлайн-кассы.

"Что такое ККТ: понятие, разновидности, сферы применения" — читайте подробнее у LIFE PAY

Какие виды кассы бывают

В целом, кассовое оборудование можно разделить на три типа:

1. Регистратор с фискальным накопителем — разновидность касс без клавиатуры и дисплея.
2. Онлайн касса с фискальным накопителем
3. Дополнительное оборудование: сканеры штрих-кодов, эквайринговые терминалы и денежные ящики.

Что такое фискальный накопитель

Онлайн-кассы должны передавать данные о каждом платеже в налоговую через интернет. Для этого и нужен накопитель, который представляет собой небольшое устройство-флешку внутри кассового аппарата. Без фискального накопителя кассовый аппарат использовать невозможно.

Фискальный накопитель регистрирует и шифрует операции, затем передает их Оператору фискальных данных. ОФД отправляет информацию в налоговую. Если привести аналогию, ФН сообщает налоговой, что операция точно состоялась, ее нельзя заменить или скрыть.

ФН разрешается использовать только тех моделей, которые зарегистрированы в ФНС. Читайте подробнее в этом материале.

Сколько стоит ФН

Стоимость составляет от 8 000 до 12 000 рублей. Цена зависит от срока действия: ФН бывают на 15 и 36 месяцев. Когда срок действия накопителя истекает, необходимо приобрести новый и перерегистрировать онлайн-кассу.

Как выбрать период работы

Срок действия ФН нужно выбирать исходя из своего налогового режима. Например, фискальный накопитель со сроком действия 36 месяцев обязателен: для ИП и предприятий на УСН или ЕСХН, а также для ИП на патенте. В некоторых случаях продавцы могут установить накопитель на 15 месяцев:

1. Сезонный бизнес
2. Бизнес, который совмещает два режима, один из которых ОСН
3. Бизнес работает на кассе в автономном режиме. Так работают кассовые аппараты в муниципалитетах, удаленных от сетей связи
4. Если компания выступает платежным агентом. Например, принимает оплату за интернет, телефон, мобильную связь, коммунальные платежи и т.д

Компании и индивидуальные предприниматели на спецрежиме обязаны использовать ФН сроком 15 месяцев, если торгуют подакцизными товарами.

Использование фискального накопителя, не соответствующего условиям использования, может привести к штрафу:

1. 1 500 - 3 000 рублей для ИП
2. 2 500 - 5 000 рублей — малые и средние предприятия

1. 5 000 - 10 000 рублей — крупные и средние предприятия

Как выбрать кассу

Онлайн-кассы должны соответствовать законодательству. Чтобы проверить это, найдите вашу модель в реестре к на сайте налоговой. Также важно понимать, что многие производители ушли из России и использовать кассы становится проблематично.

Если вы купите кассовый аппарат, которого нет в реестре, вы не сможете его зарегистрировать — по мнению налоговых органов, работа с таким кассовым аппаратом создает впечатление, что кассового аппарата не существует. Поэтому индивидуальные предприниматели и владельцы компаний платят штраф в размере 10 000 руб, малые предприятия — 15 000 руб, а крупные и средние предприятия - 30 000 руб.

Все онлайн-кассы можно разделить на автономные кассовые аппараты, облачные кассы и POS-системы. В некоторых случаях вместо онлайн-касс могут использоваться фискальные регистраторы.

Фискальный регистратор

Фискальный регистратор — это аппарат без клавиатуры и экрана. Для работы он должен подключаться к компьютеру или планшету с кассовой программой. Популярные модели: АТОЛ 11 Ф, АТОЛ 25 Ф, АТОЛ 30 Ф.

ФР состоит из трех компонентов: фискального накопителя, принтера чеков и вычислительной машины. Делая выбор в пользу ФР, а не кассы, важно понимать основные отличия и преимущества. Так, Фискальный регистратор не может работать без компьютера или планшета. Касса же автономна. Использовать ФР будет логично, если какие либо процессы сопряжены с работой на компьютере. Также для ФР стоит предусмотреть установку программного обеспечения на компьютер. Он отличается от тех, что стоят на кассовых устройствах.

Кстати, LIFE PAY недавно "выпустила приложение, которое превращает компьютер в кассу" — читайте подробнее в блоге.

При этом Фискальные регистраторы обеспечивают более быструю печать чеков — 300 мм/с в противовес кассам с максимальной скоростью в 100 мм/с.

Какие плюсы и минусы фискального регистратора:

1. Кассир работает на большом экране компьютера, где параллельно могут быть запущены несколько рабочих программ. Их можно синхронизировать друг с другом для более быстрой и автоматизированной работы, когда важна скорость и четкость действий: например, в магазинах и супермаркетах с высокой проходимостью.
2. ФР использует память компьютера, объем которой несоизмеримо больше, чем память кассы. Подходит для бизнеса с большим количеством операций.
3. Скорость печати чеков выше. Это также может стать решающим аргументом для бизнеса, которому важно сокращать очереди благодаря более быстрому обслуживанию.
4. Решение скорее подходит для крупных сетей розничной торговли, а также для сферы услуг, где для работы с клиентом сотрудникам необходим компьютер: туроператоры, салоны красоты, фитнес-студии и т.д.

Автономная касса

Самый простой онлайн-кассовый аппарат. Подходит для выездных продаж, курьерских служб и небольших торговых точек. Примеры таких касс: АТОЛ 91 Ф Лайт, АТОЛ 91 Ф, АТОЛ 92 Ф и Меркурий 185 Ф.

Плюсы и минусы онлайн-кассы

Плюсы:

1. Компактность — подходит для мобильных сотрудников
2. Долгое время работы без подзарядки
3. Устойчивость к погодным условиям
4. Подключение к интернету через сим-карту или WiFi
5. Широкий выбор моделей под бюджет

Минусы:

1. Чеки печатаются в среднем со скорость 40 мм/сек, что тормозит обслуживание большого потока клиентов.
2. Нет интеграции с компьютерами
3. Требуется ручной ввод товаров — не подходит для розничных магазинов с большим каталогом товаров.

Облачная касса

Подходит только для интернет-магазинов или доставки с оплатой на месте, но не для офлайн-точек. Облачная касса — это аналог стационарного кассового устройства, т.е. онлайн-касса, но виртуальная. Другими словами, это сервис, при помощи которого ведется учет поступлений средств от покупателей, а данные об оплате автоматически отправляются в налоговую инспекцию.

Основное отличие облачной кассы — физически самого аппарата у предпринимателя нет. То есть клиентам не придется приобретать устройство, обновлять систему и ремонтировать.

Как подключить:

1. арендовать оборудование, которое находится в защищенном дата-центре;
2. заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД) предоставление услуг;
3. если оплату за товар будет принимать ваш сотрудник, также нужно заранее позаботиться о специальном приложении для смартфона.Облачная касса также, как и стационарная, полностью соответствует требованиям 54-ФЗ. Она регистрируется в налоговой инспекции, где виртуальному устройству присваивается уникальный номер. Для этого следует предварительно получить электронную цифровую подпись (ЭЦП). Получается, что цифровая касса заменит предпринимателю полноценную контрольно-кассовую технику (ККТ).

Что такое облачная касса и как она может помочь вашему бизнесу

POS-системы

POS-системы — набор устройств, интегрированных друг с другом, включая онлайн-кассу, сканер штрих-кода и весы. Они подходят для торговых точек с большим потоком покупателей и широким ассортиментом товаров.

Плюсы и минусы POS-систем:

Плюсы

1. Автоматически обновляются при изменениях в законодательстве
2. Автоматизирует работу магазина — загружает товары и цены на кассе, печатает ценники, отслеживает закрытие и открытие смены, добавляет акции, распродажи и скидки.

Минусы:

1. Достаточно дорогая стоимость

Что еще нужно купить?

Дополнительное оборудование для эффективной продажи товаров, приобретаемых вне кассы.

1. Сканеры штрих-кодов — для магазинов с широким ассортиментом товаров. Сканер считывает штрих-код, позволяя кассиру идентифицировать нужный товар в каталоге на кассе. Без сканера кассиру приходится искать товар по названию или вводить код товара вручную.
2. Терминалы, поддерживающие оплату картами и платежи по СБП. Терминал не заменяет онлайн-кассу, а работает вместе с ней.
3. Принтер этикеток - необходим для самостоятельной маркировки товаров, на которые производитель не наносит штрих-код. Однако штрих-коды можно напечатать на обычном принтере, поэтому этот пункт можно опустить.