Удаленное взаимодействие между заказчиками и разработчиками

Онлайн прочно вошел в нашу жизнь через досуг и развлечения. Почти каждый человек есть в социальных сетях, у каждого есть телефон и выход в интернет. Мы практически круглосуточно доступны онлайн. 

Но в плане бизнеса, как ни странно, все идет немного медленнее. Далеко не каждый заказчик готов работать на удаленной основе. Еще есть веб-студии, которые работают по своему городу. Также есть множество отраслей, которые совсем слабо представлены в сети. 

Очень вероятно, что пандемия 2020 в итоге форсирует процесс перехода в режим онлайн-взаимодействия. Большинство компаний к 2030 уже будут полностью оцифрованы и вести деятельность с контрагентами через свои информационные системы онлайн. 

Представьте будущее, где каждая компания - это небольшое информационное государство-система, в которой есть свои правила, свои протоколы взаимодействия и процессы. Эти цифровые государства могут взаимодействовать между собой. Бумага больше не используется для фиксации документов. Сотрудники могут работать из любой точки планеты. Большинство операций могут проходить практически в автономном режиме, когда диспетчер просто контролирует как система выполняет самостоятельно операции. 

Здесь мы поговорим о более приземленных вещах: про то, как можно взаимодействовать с контрагентом удаленно в текущий момент. 

С одной стороны сразу видится кучу выгод от этого, но как-то страшно и боязно отправлять деньги людям, которых никогда не видел, а вдруг они пропадут и т.д. Рассмотрим эти аспекты более подробно. 

Почему управление дистанционно вызывает опасение

Я могу физически контролировать подрядчика

Часто встречается убеждение: "Если я встречаюсь с подрядчиком лично, то я его плотно контролирую. Если человек сидит у меня в офисе, то я знаю, чем он занят".

Это ложное чувство контроля. Дело в том, что специалист всегда может придумать некую сложность и "объективно" рассказать, почему он не может реализовать то или иное. Т.е. в большинстве случаев заказчику квалификация не позволяет проводить контроль. От того, что человек находится прямо рядом с вами, это никак не зависит.  

Контролировать надо человека по результату.

Надо сформулировать точные требуемые результаты и промежуточные вехи, и проверять именно их. При этом вам не нужен человек рядом. Он может быть где угодно. Важно, чтобы в назначенный момент он выдал вам нужный результат. 

В сети куча мошенников

Это действительно правда, впрочем, как и везде. Но при этом большинство этих мошенников действуют очень примитивными методами (вы выиграли 1 млн - пройдите по ссылке).

Главное оружие здесь бдительность и здравый смысл. В плане работы с удаленным поставщиком главный момент - это постепенное сотрудничество. Чуть заплатили, получили результат. Еще заплатили - еще результат и т.д.

Не нужно сразу отправлять первому встречному всю сумму проекта, так вы сильно повышаете свои риски быть кинутым. 

Управляйте своими рисками

Разделение на небольшие этапы - очень хорошая стратегия (как для заказчиков, так и для подрядчиков).

Не верь, не бойся, не проси - хороший девиз для работы в сети.

Не нужно никому верить на слово (по крайней мере тем, с кем у нас не было никаких отношений, независимо от его репутации в сети)

Не бояться требовать реализации своих прав и соблюдения договоренностей (договор и тех задание - это наше все. Вся работа строится по нему и крупные отхождения от него обычно приводят к плохому результату).

И не становитесь в ситуацию, когда вам нужно что-то выпрашивать - действуйте строго по договоренностям и не уповайте на "дружеские" отношения. 

Какие плюсы дает менеджмент онлайн

Экономия времени на встречах

Не нужно тратить время на долгие поездки, общие разговоры.

Вы можете тратить время на полезную работу или на перемещение своего тела в пространстве. Все важные вопросы можно порешать с глазу на глаз в скайпе. При этом такое взаимодействие будет даже более плотным, т.к. созваниваться можно значительно чаще, нежели лично встречаться (особенно, когда вы из разных городов). 

Более широкий выбор подрядчиков на выполнение работ

Если вы ищете специалиста узкого профиля в своем городе, то высока вероятность, что выбор будет очень небольшой. Если вы ищете по всей стране, то уже есть из чего выбирать. Если вы ищете по всему миру, выбор может будет еще шире. 

Аналогичная ситуация и для поставщиков услуг. Вы можете найти нужного вам заказчика на другой стороне нашей планеты, а в вашем городе ваши услуги могут быть совсем не востребованы. 

Приемка результата без личного момента

Вам нужен результат.

Когда вы принимаете результат обезличено, вы будете более объективным.

В случае плотной работы в личном контакте возникают межличностные отношения, которые могут мешать объективной приемке результата. Мерило успеха проекта - выданный результат. Если вас он устраивает, то неважно, кто его делал (неприятный тип, сидящий в трусах дома где-то в Бангладеше, или это красотка-дизайнер из Чикаго). 

Ниже стоимость

Выбор больше, конкуренция выше среди поставщиков, следовательно, и цена может быть ниже. Вы можете найти очень выгодное предложение, если вы ищете по всему миру. Вы можете сформулировать свое предложение к работе на порталах работы и найти человека, готового работать по вашим требованиям. 

Плюсы работы при личном контакте

Возможность более тонко понимать и видеть человека

Когда вы вживую общаетесь с человеком, вы видите как он одет, какие у него повадки, как он реагирует на вопросы, его мимику и жесты. По этим признакам вы можете получить дополнительную информацию и понять, подходит он вам или нет по своим личным качествам. 

Общаясь с человеком вживую, все же проще понять врет он или нет (да и ему проще врать, когда он это делает онлайн при звонке или переписке). 

С другой стороны опытному исполнителю-продавцу проще вас в чем-то уговорить и склонить к своему решению.

Проще наладить контакт, продать, договориться 

Общаясь с человеком с глазу на глаз, проще донести до него свои чудо идеи и мотивировать на совместную работу. Если вы поставщик, то продать свои услуги вживую гораздо проще.  Когда мы работаем онлайн, то человек испытывает некие сомнения, страхи по поводу собеседника: кто он, реально ли он тот, за кого себя выдает. Когда общение идет вживую, обычно эти страхи очень быстро проходят.

Хотя в целом с чего бы? Ведь внешний вид человека вообще может быть очень обманчив. Если человек хорошо причесан, в костюме, с приятным голосом, сладкими речами - как по мне, это больше признак мошенника. А вот человек одетый как все и, запинающийся на каверзных вопросах, вызывает больше доверия. 

Возможна совместная близкая работа, создание плотной команды

Все же, как ни крути, удаленно команду собрать непросто. Это должны быть люди особой породы, и их очень сложно найти. С другой стороны, подобную команду собрать в одной комнате в подходящем составе задача еще сложнее.

Если вы нашли таких людей, то они будут более эффективно работать вместе в одной комнате, нежели удаленно. В этом случае каждый член команды будет питаться общим "электричеством" команды, создается синергетический эффект. В случае удаленной работы каждый член команды работает в одиночку и не чувствует плеча партнера. 

Дистанционное взаимодействие. Наш опыт

Мы изначально работали только удаленно. Заказчики находятся удаленно, исполнители также расположены в разных городах. 

Поиск исполнителей

Конечно, внедрение такого исполнителя происходит не сразу - сначала нужно понять, кто есть кто и проверить на практике человека.

В первую очередь проверяем на личные качества. Технические качества всегда можно подтянуть.

Личные качества развить практически невозможно (у себя-то их очень непросто развить, а у других людей - задача невыполнимая). Поэтому первая наша задача - отфильтровать людей по личным качествам. А затем уже обучать техническим навыкам. 

Поиск исполнителей проще всего делать через сайты поиска работы. Необходимо прописать путь человека в вашей системе. Как минимум, он должен включать тестовое задание (с целью проверить личные качества), практическое выполнение задачи в тесном контакте, обучение, адаптация в системе.

Статья Как выбрать программиста на создание сайта?

Учет взаимодействия через систему

У нас есть своя система ведения проектов, где фиксируется все время по задачам, комментарии, статусы и другие артефакты. Т.е. система является основным инструментом фиксации всей активности человека. 

Систему лучше создавать свою, а не брать готовую. Это дороже, но дает больше гибкости для будущего развития.

Система должна развиваться параллельно с вашим бизнесом.

Подход при котором используется куча разрозненных систем, как мне кажется, неудобен и сложен. В идеале, это должна быть одна система, которая постепенно дополняется новыми модулями (Проекты, CRM, HR, Финансы, Клиентский сервис, Закупки, Ремонт и т.д.). Некоторые из подобных систем можно посмотреть в нашем демо.

Статья про Создание личных кабинетов для клиентов и сотрудников

Контроль работы людей

Как я уже говорил, контролировать лучше результат. Мы пишем все время в системе по задачам с таймером. Человек делает задачу и запускает таймер.

Оплата идет по фактически затраченному времени. При этом неважно, когда он будет делать задачу - нет никаких особых ограничений в этом плане. На входе у человека задача и ее оценка, на выходе - результат задачи и фактическое время выполнения. 

Кто-то может сказать, что это дикость вести все время в системе. Да, это дикость для людей, привыкших в офисе работать от силы 2-3 часа в день, а остальное время занимать разговорами с коллегами, кофе, сходить покурить, отнести/принести куда-то бумаги, посидеть на совещаниях. В итоге, если такие люди будут вести такой журнал, то окажется, что выхлоп их деятельности близок к нулю. 

Удаленное взаимодействие - это удобно, но при этом важно так настроить контроль, который позволит проводить анализ затрат и оптимизировать их в будущем. 

Как контролировать результаты по проекту

В нашем случае, когда мы выступаем подрядчиком, мы даем заказчику следующий механизм контроля: 

1. Работа по этапам - каждый этап формально сдается заказчику и подписывается актом. Таким образом, заказчик контролирует промежуточный результат и понимает за что платит.
2. Промежуточные приемки - это еженедельный звонок с заказчиком для показа текущих наработок, это не обязывает заказчика сразу принимать их или давать список доработок, но позволяет держать руку на пульсе - посмотреть текущий результат, внести свои устные замечания, чтобы скорректировать курс. 
3. Постоянный доступ к тестовому проекту. Заказчик может самостоятельно в любой момент смотреть тестовый стенд и давать свои комментарии по его состоянию. 

Заключение договоров

Без договора и ТЗ работать очень рискованно. И здесь дело не в соблюдении законов, а скорее в плане избегания недопонимания с заказчиком. 

Договор должен быть максимально точно прописан, каждое техническое задание должно быть конкретным и понятным обоим сторонам. 

Обмен документами мы делаем через почту РФ. При этом для ускорения процесса мы направляем сканы подписанных документов вперед по электронной почте. 

В договоре должен быть пункт о юридической силе сканов документов (и, возможно, переписки), полученных по таким-то адресам электронной почты, полученной с такого-то на такой-то адрес. 

Оплата счетов

В идеале выбрать такой банк, где необходимо минимум оффлайн-посещений банка. Мы используем Тинькофф банк, в этом плане у них достаточно все хорошо сделано и не возникает потребности какого-то физического участия - все можно сделать через личный кабинет на их сайте. 

Взаимодействие 

Все взаимодействие происходит через мессенджеры: Скайп, Вацап, Телеграм. Учетные данные (проекты, задачи, финансы и т.д.) хранятся в нашей системе. 

Никаких личных встреч не бывает (редкие исключения: первая встреча с заказчиком, которая в целом для сути проекта не нужна. Это нужно только для заказчика и его спокойствия).  

В настоящий момент мы практически добились того, что рабочее место человека - это всего лишь браузер и мессенджер. Разработка на платформе Falcon Space делается в панели управления (в браузере), учетная система - в браузере. Общение - через мессенджеры. Таким образом, не нужно каких-то специальных программ для работы человека. 

Как перейти на управление проектом онлайн

Ключевой момент - постепенно.

Не нужно рубить с плеча - все, завтра работаем все из дома. Необходимо делать этот переход постепенно.

Для начала добейтесь того, чтобы рабочее место человека было максимально универсально. В идеале добейтесь того, чтобы человек мог работать со своего личного ПК. 

Далее дайте самому толковому человеку возможность работать 1-2 дня в неделю из дома при строгой фиксации отчетности и отследите результаты. Выясните его проблемы, какие моменты были не учтены изначально. Насколько комфортно ему работать в таком режиме. 

Если результаты хорошие, то расширяйте практику. Если плохие, то анализируйте и ищите проблемные места. 

Инструменты в помощь

Используйте эти инструменты для начала работы в сети. 

1. Google Drive - это файловое хранилище с возможностью создавать документы, электронные таблицы, презентации, графики и т.д. Для начала работы это более, чем достаточно. Также есть множество других сервисов Google, полезных для бизнеса (почта, календарь). 
2. Яндекс диск - также файловое хранилище. Возможность вести заметки, делать скриншоты экрана. 
3. Trello - канбан доски. Позволяют вести небольшие проекты совместно с другими людьми. 

Статья Почему у нас нет офиса и как перейти на удаленную работу

Источник: https://falconspace.ru/blog/pro-udalennoe-vzaimodeystvie-zakazchika-i-podryadchika