Онбординг новичков: как помочь сотрудникам встроиться в рабочий ритм
От того, насколько комфортной будет «посадка на борт» на новом месте, во многом зависит весь карьерный путь специалиста в вашей компании. Делимся лучшими практиками онбординга — рассказываем, как помочь новым сотрудникам встроиться в рабочий ритм и стать частью команды.
Что такое онбординг и кто за него отвечает
Онбординг — это планомерное включение сотрудников в работу на новом месте. В современных компаниях принято проводить адаптацию новичков под присмотром тех, кто отвечает за найм и работает уже достаточно давно. Онбординг нужен, чтобы помочь новому сотруднику познакомиться с коллективом, корпоративной культурой и бизнес-процессами, освоиться в новой роли и стать продуктивным участником команды. В зависимости от масштаба и специфики компании, онбординг может включать разные механики и требовать участия большего или меньшего числа людей.
HR-специалист
Кадровый менеджер отвечает за разработку программы онбординга, должностные инструкции, знакомство с коллективом и культурой компании. В течение испытательного срока HR следит за тем, как проходит адаптация новичка, а также собирает обратную связь от коллег.
Руководитель
Это может быть руководитель отдела, подразделения или всей компании. Основная задача руководителя в процессе онбординга — разъяснить тонкости ведения бизнес-процессов и обозначить критерии, по которым будет оцениваться эффективность работы нового сотрудника.
Наставник или бадди
В некоторых компаниях новичков сопровождают наставники или бадди (от англ. buddy — «приятель»). Они делятся опытом и помогают преодолевать первые трудности в работе. Как правило, это сотрудники того же уровня или на ступень выше.
Офис-менеджер
Офис-менеджер помогает ориентироваться в пространстве офиса и отвечает на бытовые вопросы. Например, в какую курьерскую службу обратиться для отправки срочных документов, как забронировать переговорную на время встречи, как пользоваться оборудованием для конференц-связи и т. п. Такие мелочи в сумме составляют весомую часть процессов онбординга. В сервисном офисе TheOffice эти задачи берут на себя администраторы пространства, освобождая корпоративных резидентов от рутинной части онбординга.
Грамотно выстроенный процесс онбординга с первых дней формирует лояльность новых сотрудников к компании, а в перспективе — помогает сократить текучесть кадров.
Сколько длится и как проходит онбординг
Считается, что для полной адаптации и максимальной эффективности в работе новому сотруднику требуется от 4 месяцев до полугода. Из них на онбординг приходится от 1 до 3 месяцев — столько же, сколько на испытательный срок. Приведем примерный план онбординга для нового работника, условного тестировщика в IT-компании.
Пребординг (1-3 дня до выхода нового сотрудника)
Опытные и дальновидные HR-специалисты планируют и начинают онбординг заранее, как только кандидат принял предложение о работе и подтвердил дату выхода. На этом этапе ему можно отправить приветственное письмо с презентацией о компании. До его выхода в офис нужно организовать рабочее место, установить необходимый софт, заказать пропуск в бизнес-центр и подготовить доступы к рабочим системам. А также предупредить будущего наставника и других коллег, которые будут принимать непосредственное участие в онбординге новичка.
Первый день в компании
Пожалуй, самый ответственный этап, когда не только сотруднику, но и компании важно показать себя с лучшей стороны. Нужно решить формальности с документами, лично познакомить новичка с коллегами, наставником и ключевыми участниками проекта, в котором он будет задействован. Если вы не пропустили предыдущий этап, рабочая среда уже готова, а значит, остается провести обзор рабочего места, инструментов и внутренних ресурсов. А после дать время самостоятельно осмотреться и пообщаться с командой.
Первая неделя в компании
Сотрудник обучается инструментам и методологиям, вникает в специфику проектов, выполняет первые задачи под присмотром наставника, участвует в совещаниях с руководителем и ходит на ланчи с коллегами. На этом этапе HR уступает ключевую роль в онбординге своим коллегам, но находит время поинтересоваться, как идут дела. Важно делать это без давления, в полуформальной обстановке. Например, предложить попить кофе и побеседовать в лаундже.
Первый месяц в компании
За месяц уже можно оценить, насколько хорошо новый человек влился в коллектив и встроился в рабочие процессы. Обычная практика по итогам месяца онбординга — собраться со всеми его участниками за столом переговоров, обсудить успехи и точки роста, над которыми нужно работать.
Три месяца в компании
Заключительный этап, когда HR собирает и анализирует обратную связь от сотрудника и участников команды. Сотрудник встречается с руководителем один на один. По итогам трех месяцев работы можно объективно оценивать результаты, принимать решение о дальнейшем сотрудничестве и планировать карьерный рост в компании.
Каждый из этих этапов направлен на помощь новому сотруднику включиться в работу на новом месте. И в каждом из них администрация TheOffice готова принять участие, поскольку стремимся создать комфортные условий работы для всех резидентов.
Как сделать онбординг комфортным для новичков
Дадим еще несколько советов, что можно сделать, чтобы новым сотрудникам было уютно в компании с первых дней.
Совершенствуйте программу онбординга
Собирайте и поддерживайте актуальность базы знаний. Новый человек в команде не должен разбираться в хаосе. Помните, что на этапе онбординга не только вы присматриваетесь к сотруднику, но и он к вам. Вы ведь нанимаете настоящих звезд и хотите работать с ними долго, верно?
Создавайте условия для отдыха
Дайте знать новичку, когда и где можно делать короткие перерывы. Покажите, как работает кофемашина, где лежат общие плюшки и чай. Это базовый минимум, который всегда работает.
Дарите подарки
Во многих компаниях принято дарить корпоративные подарки — велком-паки (от англ. welcome pack — «приветственный пакет»). Это могут быть канцелярские принадлежности с фирменной символикой, портативные аккумуляторы, толстовки, рюкзаки или забавные носки. Задача таких подарков — сформировать чувство причастности. Чем интереснее и полезнее подарок, тем больше позитивных эмоций он вызовет у сотрудника.
Проявляйте заинтересованность
Старайтесь находить индивидуальный подход к каждому, искренне интересоваться мнением и работать с полученной обратной связью. Иногда в общении с вновь прибывшими сотрудниками проясняются скрытые проблемы в коллективе.
Проводите неформальные мероприятия
Участие в корпоративных мероприятиях помогает преодолеть барьеры в общении. Проводите совместные праздничные обеды, вечеринки с настольными играми или тренинги. Вовлекайте новичков в организацию, чтобы они могли проявить себя в неформальной обстановке.
Читайте также: «Нескучная жизнь в The Office: 10 идей мероприятий в сервисном офисе».