Планирование. Составляем правильный список задач

У вас наверняка уже хорошо составленный список дел, если вы умеете:

1. выгружать дела из мозга;
2. собирать всё, что может пригодиться и находить потенциально забытые дела;
3. работать с потоком входящей информации.

Но как поддерживать список задач постоянно в свежем и актуальном состоянии? Об этом расскажет всем известный специалист по продуктивности и джедай — Максим Дорофеев.

Заменитель приоритета и секрет свежести списка дел

Свежесть списка — это не сложно, но начну я немного с другого конца…

«Как правильно расставлять приоритеты» — один из «любимых» и часто задаваемых вопросов у меня на тренингах. Любовь к этому вопросу вызвана даже не тем, что слово «приоритет» до определенного момента не имело множественного числа (см. например толковый словарь Ушакова) и «расставить приоритеты» звучит как «список единственных жен».

Я люблю этот вопрос еще потому, что очень часто в качестве ответа люди уже подсознательно ожидают рассказ об очередной матрице 2х2 и всяких волшебных «важноенесрочное», которое позволит не думая понять, что же надо делать. Но так, к сожалению, не получится – думать придется.

Под задачей мы подразумеваем действие, которое удовлетворяет 5 критериям:

1. Сформулирована как полный ответ на вопрос «Что нужно сделать?». 

2. Начинаться с глагола в начальной форме. Например: написать, позвонить, спросить, найти, и т.д.

3. Содержит необходимые дополнения.

4. Выполнима максимум за полчаса с минимальными затратами мыслетоплива. Задачи с формулировками: подумать, придумать, решить, изучить, проанализировать будут лишь вызывать желание отложить их на потом. Что делать с такими задачами, когда они перед нами возникают – будет темой отдельного поста. Пока просто поверьте, то даже у сложных исследовательских задач всегда можно найти первоочередной шаг, выполнимый с минимальными затратами мозга.

5. Формулировка задачи один в один совпадает с действием. Если для задачи «Отправить отчет начальнику» необходимо «Запросить ексельку у Леши из ИТ отдела», то в план работы следует поместить именно второе.

«Срочность» я называю «грубой», потому что предполагаю всего три возможных варианта ответа на вопрос: «Когда нужно выполнить эту задачу?»:

1. Сегодня
2. На этой неделе
3. Не на этой неделе

Этот подход был взят мной у Майкла Линенбергера и оказался наиболее простым среди работоспособных.

Таким образом, все ваши задачи раскладываются по трем коробочкам. Один-в-один такую схему коробочек поддерживают Micromiles и MS Outlook. Если же вы используете инструмент, заточенный под GTD, то там есть списки Next (их можно использовать как «На этой неделе») и Someday (их можно использовать как «Не на этой неделе»).

На первый взгляд, у этого метода есть один недостаток: а что если мне нужно сделать задачу в определенный день Х? Почему мне нельзя просто назначить этой задаче нужный срок, чтобы до этого дня о ней вообще не думать?

Если вам так хочется, то, конечно же можно, но:

1. А если вдруг обстоятельства сложатся так, что у вас появится возможность выполнить задачу до этого срока? Вы сможете использовать эти обстоятельства себе на благо?
2. А когда придет срок выполнить эту задачу, вы ее узнаете или будете судорожно вспоминать, что же конкретно имелось в виду? С момнта записи в список до момента когда задачей надо будет заняться, через ваш мозг может пройти очень много разных других дел.

Если же вам не нужно выполнять задачу раньше срока и у вас нет проблем с описанием и формулировкой задачи, то можете назначить ее на конкретный день и скрывать с глаз долой до этого момента. Однако если вам хочется выполнять все дела заранее и без лишней суеты, то я бы рекомендовал именно схему «грубой срочности» или как ее еще называют: «схему трех коробочек».

Такая схема «трех коробочек» позволяет выполнять нужные задачи максимально быстро, но только при условии проведения периодических обзоров:

Самое главное – проводить обзор регулярно, пусть даже и не в полном объеме: лучше провести двухминутный обзор, чем прокрастинировать получасовой. Наряду с пятью критериями правильной формулировки задач, обзоры являются второй важной составляющей чуда.

Если для управления списком дел вы используете какую-либо программу, то обязательно создайте повторяющуюся задачу на еженедельный и ежедневные обзоры. Для проведения периодических обзоров я также рекомендую использовать чек-лист или список контрольных вопросов, который поможет понять, что именно нужно просматривать. Ниже приведены примеры таких списков.

Вопросы к ежедневному обзору

1. Посмотрите задачи, выполненные сегодня. Надо ли вам еще что-то сделать в связи с этим?
2. Посмотрите задачи, запланированные на сегодня, но не выполненные. Надо ли вам в связи с этим что-то сделать прямо сейчас/завтра/на неделе/потом?
3. Есть ли в вашем списке на сегодня задачи, которые менялись больше суток назад? Переформулируйте их.
4. Какие задачи вам надо будет выполнить завтра? Внесите их в список «Сегодня»

Вопросы к еженедельному обзору

1. Все ли источники входящих обработаны?
2. Все ли задачи в списке задач все еще надо сделать?
3. Посмотрите ваш список активных проектов. Есть ли задачи, которые вы забыли внести в список?
4. Все ли проекты в вашем списке проектов все еще активны?
5. Посмотрите задачи, завершенные на прошлой неделе. Надо ли (можно ли) еще что-то сделать?
6. Какие задачи вам обязательно нужно выполнить на этой неделе? Поместите их в коробочку «Неделя».
7. Посмотрите календарь на неделю/две вперед. Надо ли что-то сделать в связи с этим?

Оперативный обзор

Оперативный обзор вы так или иначе проводите несколько раз за день, когда вы завершили одну задачу и решаете, за какую взяться после нее. Никто не запрещает вам в этот момент проверить и обработать свои входящие и пополнить списки дел свежими поступлениями.

Единственный момент, если в течении дня вам часто прилетают новые незапланированные дела (а в большинстве случаев это совершенно нормально), то перед тем, как схватиться за свежеприлетевшее срочное дело загляните в список «Сегодня», оно точно такое срочное? Если нет, то запишите свежеприлетевшее в список, и следующим выполните то, что действительно срочно.

Спонтанный обзор

У вас же бывают кусочки времени, когда вы ничего не можете делать? Например, вы спускаетесь по эскалатору в метро, ждете своей очереди у кассы или ожидаете супругу у примерочной. И что вы обычно делаете, когда ничего делать нельзя?... Скорее всего «трогаете себя за смартфон», прогуливаясь по соцсетям или новостным сайтам.

Такое поведение чем-то похоже на наркотическую зависимость от новой информации, а ряд современных исследователей утверждают, что это ровно так и есть. Но пока вы это не победили, вы можете это использовать себе на благо: просто в следующий раз, когда «все равно делать нечего» откройте свой список дел и начните вдумчиво читать задачу за задачей, спрашивая себя:

1. А это точно мне надо делать?
2. Было ли сегодня что-то такое, что помогло бы мне с этой задачей?
3. А мог бы я из этой задачи извлечь еще какую-то пользу?
4. Возможно ли это дело выполнить каким-нибудь очень простым способом?

Если вас посетят какие-либо мысли относительно той или иной задачи – обязательно запишите их в описание это задачи, а то они забудутся, или, как минимум, вы не вспомните о них в нужный момент.

Начните практиковать эти обзоры своего списка дел и посмотрите, что изменится