Как сформировать и отправить электронный чек

Чек — документ, подтверждающий оплату.  ИП и ООО при расчете с физлицами в интернете обязаны выдавать чеки по требованию 54-ФЗ.  

В статье расскажем, когда бизнесу надо сформировать и отправить электронный чек покупателю в интернет-магазине.

Что такое электронный чек

Это платежный документ, электронный аналог бумажного кассового чека, который отправляется покупателю по электронной почте или в SMS. 

Электронный чек обязателен к отправке, если совершена онлайн-оплата. Его выдача обязательна по закону 54-ФЗ. Все электронные чеки формируются на онлайн-кассе и автоматически отправляются в ФНС через ОФД.

Также электронный чек можно сформировать и за офлайн-покупки, но перед этим продавцу потребуется согласие покупателя на получение такого чека. 

Отличие электронного чека от бумажного чека 

Бумажные и электронные чеки обладают одинаковой юридической силой согласно Письму Министерства финансов № 03-01-15/66784 от 12 октября 2017 года. Клиенты также могут предъявить электронный чек для обмена товара или возврата покупки в магазине.

Хотя обе версии чеков равнозначны, электронный чек имеет свои особенности:

1. Бумажный чек предоставляется автоматически, тогда как электронный чек выдается только с согласия покупателя.
2. Перед тем, как создать электронный чек онлайн продавец обязан запросить у клиента номер телефона или адрес электронной почты.
3. Цифровую версию чека можно открыть и посмотреть в любое время через приложение ФНС «Мои чеки онлайн», в памяти телефона или в электронной почте. Бумажный чек имеет ограниченный срок службы. Качество чековой ленты может ухудшаться, а текст на нем стираться, что делает его ненадежным доказательством покупки со временем.
4. Бумажный чек необходимо передать покупателю сразу после оплаты. Электронный формат имеет свои сроки: чек должен быть отправлен покупателю не позднее следующего рабочего дня; за онлайн-покупку не позже момента передачи заказа курьером или в пункте выдачи.
5. Электронный чек можно превратить в брендированный, добавив логотип компании и фирменные цвета. Также на нем можно размещать промокоды, акции, скидки. 

Кому нужен электронный чек

Кто обязан сформировать электронный чек по 54-ФЗ? В первую очередь, ИП и ООО, принимающие онлайн-оплату от физлиц. Если товар был оплачен онлайн (картой, через платежную ссылку, QR-код и т.д.), то должен быть сформирован и отправлен онлайн-чек покупателю. 

Как правило, электронный чек нужен интернет-магазинам, онлайн-школам, онлайн-сервисам и тем, кто оказывает услуги в интернете.

Как начать работать с электронными чеками

Если бизнес планирует принимать онлайн-оплату, то потребуется подключить интернет-эквайринг. Он нужен для зачисления платежа на р/с продавца со счета покупателя. 

Далее надо подключить облачную кассу и сервис онлайн-фискализации. Сервис получает данные о платеже от интернет-эквайринга и формирует чек, касса присваивает чеку фискальный признак и отправляет его в ОФД. 

Поэтому следует заключить договор с ОФД, платежным агрегатором для обработки чеков и автоматической передачи данных в ФНС. Некоторые компании предлагают услуги ОФД бесплатно, но иногда может потребоваться дополнительная оплата. Предприниматель должен подписать договор с ОФД для легального осуществления отправки чеков. 

Следующий шаг — настройка кассы. Необходимо интегрировать ее с интернет-эквайрингом для приема онлайн-платежей, с сайтом или интернет-магазином.  

Если вы уже работаете в рознице, у вас есть стационарная касса и вы хотите принимать онлайн-оплаты  — вам подойдет специальный сервис для формирования электронных чеков. Например, сервис «Онлайн-Чеки» от Бизнес.Ру устанавливается на физическую кассу, после чего терминал может отправлять электронные чеки покупателям в интернете и печатать бумажные для розницы. Это решение экономит до 30 000 ₽ на покупке или аренде облачной кассы. 

Как отправить электронные чеки 

Чек отправляется автоматически, ИП или кассиру не надо участвовать в этом процессе. Облачная касса передает электронный чек в ОФД, оттуда он направляется покупателю и в ФНС.

По почте 

Как отправить чек на электронную почту? 

В онлайн-кассах функция печати чеков включена по умолчанию, но клиенты имеют возможность отключить ее через личный кабинет. Отправка чеков на электронную почту, как правило, осуществляется бесплатно. 

Законодательство не требует проверки достоверности данных, предоставляемых клиентами. Поэтому, если покупатель не получает чек из-за неверно указанного адреса электронной почты, продавец не несет ответственности. 

По SMS

Как отправить электронный чек на телефон? 

Для использования SMS-отправки необходимо приобрести соответствующий пакет сообщений у ОФД, стоимость которого зависит от тарифов вашего оператора. Чек можно отправлять не только через SMS, но и через социальные сети и мессенджеры — это позволяет избежать смешивания сообщения от ОФД с другими уведомлениями. Поскольку размер SMS ограничен, рекомендуется отправлять адрес для доступа к чеку, а не сам документ.

Обязательные реквизиты для электронного чека

Обязательные реквизиты для чеков перечислены в статье 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ.  За отсуствует  этих данных чек считается недействительным. В зависимости от формата отправки выделяют:

SMS-версия чека:В связи с ограниченным количеством символов в SMS указывается только основная информация:

1. название документа;
2. дата и время покупки;
3. общая сумму;
4. регистрационный номер ККТ;
5. фискальный признак;
6. ссылка на полную версию чека на сайте ОФД.

Версия для электронной почты:В этом случае письмо содержит такие реквизиты, как:

1. номер телефона или адрес электронной почты покупателя и магазина;
2. номер версии ФФД;
3. код формы фискального документа;
4. система налогообложения;
5. другие необходимые данные. 

Важно! Без наличия обязательных реквизитов чек будет считаться недействительным.

Штрафы за нарушение отправки чека

ОФД необходимо отправить документы не позднее 30 дней после их выдачи. Иначе фискальный накопитель может быть заблокирован, что сделает кассовые операции недоступными.

За несоблюдение требований к чекам законодательством предусмотрены штрафы, зависящие от типа нарушения:

Штраф за непробитый чек

1. Для ИП — 2 000 ₽.
2. Для юридических лиц — 10 000 ₽.

Можно избежать штрафа, если это нарушение произошло впервые и было обнаружено и исправлено самостоятельно с уведомлением налоговой службы.

Штраф за ошибки в чеке

1. Для ИП — от 1 500 до 3 000 ₽.
2. Для юридических лиц — от 5 000 до 10 000 ₽.

Штраф за невыдачу чека клиенту

1. Для ИП — 2 000 ₽.
2. Для малых предприятий — 5 000 ₽.
3. Для крупных компаний и организаций — 10 000 ₽.

Чтобы избежать штрафов, следует:

1. Внимательно следить за соблюдением требований 54-ФЗ. При выявлении ошибок в чеках их необходимо исправить до того, как налоговая служба вынесет официальное решение о штрафе.
2. Пробивать чек-коррекции. Правила составления чеков коррекции указаны в Методических рекомендациях ФНС от 6 августа 2018 года № ЕД-4-20/15240. Уведомлять налоговую о нарушении в течение трех дней не требуется, что помогает предотвратить возможные штрафы.

Больше актуальных новостей и полезных статей в телеграм-канале>>>