Выбираем инструмент управления проектами для агентств и студий

В своё время, общаясь со своими заказчиками, мы с удивлением обнаружили, что в поисках идеального решения агентствам часто приходится менять ПО для управления проектами. Как правило, этот процесс болезненный, но желание найти удобный и эффективный инструмент каждый раз перевешивала боль и неудобства переезда.

Когда в 2007 году мы впервые решили установить себе систему управления проектами, был выбран Basecamp. Потом были Trello, Redmine, Megaplan, Asana, Bitrix24… мы попробовали их все, а затем в течение 6 месяцев тщательно тестировали 20+ различных западных и российских систем. Такой скрупулезный анализ привел нас к ClickUp – самому быстрорастущему инструменту управления проектами для агентств.

Проведя последнее десятилетие в этой области и общаясь более чем с 150+ агентствами и их рабочими процессами, навело нас на простую мысль:

У большинства команд нет выстроенной системы управления, стандартизированных процессов, четких правил взаимодействия, ответственности за свой стиль поведения и систематического подхода к постоянному улучшению.

Соберите этот пазл вместе, и подходящий инструмент станет отличным ускорением и для вашего агентства. Игнорируйте эти строительные блоки, и скорее всего вы будете по-прежнему менять их каждые 2-3 года, гоняясь за очередным модным решением.

Но давайте вернемся к вопросу подбора инструмента и выделим основные критерии. В нашем случае они следующие:

1. Иерархия
2. Управление задачами
3. Многослойные система шаблонов
4. Представления данных
5. Детальная отчётность
6. Настраиваемые права
7. Отчетность и контроль времени
8. Управление ресурсами
9. Надежные интеграции и API
10. Скорость развития самого продукта
11. Стоимость

А теперь подробно по каждому из элементов.

Правильно выстроенная структура

Чтобы иметь возможность всё обрабатывать, в агентском бизнесе, основанном на услугах, нужно иметь достаточно глубокий уровень иерархической структуры:

ClickUp и Teamwork, были созданы с учетом этих потребностей. Другие инструменты (как Bitrix24 и Trello) были рождены для работы с конкретными проектами. Asana и Basecamp борются с одними и теми же проблемами более плоской иерархии.

Пример иерархии в ClickUp

Например, в Bitrix24 можно насоздавать сколько угодно проектов (рабочих групп), но если нужно подняться выше и взглянуть на картину в целом, то... удачи.

Управление задачами

Звучит очевидно, верно? Большинство инструментов из топ-10 (список в конце статьи) справляются с этим без проблем (Notion будет единственным исключением, поскольку он был разработан как платформа для документации с массой возможностей базы данных, но это как раз и усложняет его использование для полноценного управления проектами).

Нам нужен лёгкий и понятный способ назначать исполнителей, фиксировать сроки, управлять пользовательскими полями, приглашать наблюдателей, прикреплять файлы, отслеживать время, добавлять подзадачи + контекст, обсуждать задачу и т. д. – причем, как вручную, так и с помощью автоматизации или шаблонов.

Также было бы полезно убедиться, что система поддерживает повторяющиеся задачи. ClickUp, Asana и Teamwork — все здесь блестяще, но Bitrix24 по этой позиции не дотягивает.

Наконец, хотелось бы убедиться, что ПО поддерживает массовое редактирование задач. Включая смену исполнителей, если кто-то отсутствует, массовую установку значений настраиваемых полей, перемещение задач, изменение статусов и т. д.)

Ваши сотрудники проведут здесь МНОГО времени (они практически будут жить здесь), поэтому интерфейс должен быть простым и понятным.

Система многослойных шаблонов

Не секрет, что агентства получают существенный процент своей маржи от повторяющейся работы. Чтобы повысить её эффективность, следует искать:

1. Широкий выбор вариантов шаблонов (например, шаблоны для новых клиентов/проектов/результатов/задач, а не только шаблоны задач)
2. Простота в развертывании шаблонов, когда можно быстро запланировать работу с использованием стандартизированных процессов и сразу назначить исполнителей/даты выполнения/оценки времени и т. д.
3. Возможность переназначать сроки выполнения на основе переменных (например, даты начала проекта) сэкономит вам много времени при планировании новой работы.

В этом случае ClickUp со своей гибкой и проработанной системой шаблонов делает всех как стоячих. Так, в Битрикс24 можно добавлять шаблоны задач (и в старших редакциях облачной версии даже иметь возможность скопировать Проект/Workspace), но ни о какой шаблонной иерархии пока речи не идёт.

Функциональные представления данных

Агентству нужно три основных уровня анализа, с которых идёт управление проектом:

уровень 1: ИСПОЛНИТЕЛЬ

1. Отдельные исполнители должны точно знать, что у них в работе, с каким клиентом и проектом связана каждая задача, оценки времени, где лежат все материалы проекта и т. д.
2. Им нужно представление «Мои задачи» с сортировкой работ в хронологическом порядке + по приоритету, с возможностью настройки этого представления на основе ваших конкретных рабочих параметров.

Вот пример такого представления (ClickUp):

Пример представления «Мои задачи» для конечного пользователя (ClickUp)

уровень 2: АККАУНТ-МЕНЕДЖМЕНТ/управление департаментом

1. Аккаунты должны иметь возможность видеть, как продвигается проект каждого клиента, есть ли риски, и как лучше всего отработать новые запросы и расставить приоритеты.
2. Руководителям отделов необходимо видеть потенциал команды, нужна ли отдельным сотрудникам помощь или дополнительное обучение, иметь актуальные данные для принятия взвешенных решений.

Пример представления для аккаунта с группировкой по клиентам (ClickUp):

Представление для аккаунта (ClickUp) для менеджера

уровень 3: Взгляд на агентство для РУКОВОДСТВА

1. Руководителям необходим взгляд с высоты птичьего полёта, – как работает агентство в целом, какие клиенты/услуги/члены команды приносят наибольшую и наименьшую прибыль, какие решения по найму и кадрам необходимо принять.

В ClickUp такое предоставления для руководства агентства может выглядеть вот так:

Пример представления для руководителя (ClickUp)

Данные также можно анализировать через панели управления ClickUp:

Пример панели управления для руководителя

Убедитесь, что ваш инструмент управления проектами может работать со всеми тремя уровнями, иначе вам будет сложно достичь полного внедрения в команде.

Например, Битрикс24 может быть популярен в коммерческом отделе, но большинство участников проектной работы будут страдать (бывали случаи обострения неврозов и интенсификация обращения к психологам в попытке разобраться в своей кармический структуре и выяснить, за что на текущем витке перерождений жизнь их так наказывает).

Basecamp и Trello отлично подходят для индивидуальных пользователей. Basecamp довольно хорош на уровне 2, но руководители агентств не получат там цельной картины. Monday отлично подходит как для Уровня 1, так и для уровня 2, но требует много настроек, чтобы правильно получить уровень 3.

В других инструментах, таких как ClickUp, Asana и Teamwork, доступны отчеты для всех трех уровней, но нужно обратить внимание на нюансы использования каждого инструмента.

Детализированная отчётность

В идеале инструмент управления проектами должен идти с базовыми отчетами прямо из коробки. Трекинг план/факт времени, прогресса проекта, управления просроченными задачами и т. д. Но в любом случае надо проверять, насколько легко будет настроить отчетность в соответствии с вашими конкретными задачами.

Можно ли быстро создавать отчеты на основе значений пользовательских полей? Сколько можно создать информационных панелей? Как обстоят дела с настройкой прав доступа?

ClickUp и Asana — хорошие варианты по вопросу отчетности и панелей управления.

Настраиваемые права доступа

Очевидно, что там просто необходимо иметь возможность настраивать права, поэтому обязательно проверьте, что приглянувшийся инструмент поддерживает как минимум следующий готовы набор прав:

1. Администраторы/cуперадминистраторы
2. Полноценные пользователи
3. Подрядчики
4. Клиенты

Существуют разные варианты, как именно система будет реализовывать права доступа. Иногда это предустановленные наборы, а где-то это возможность кастомизировать на более низком уровне. Не зацикливайтесь на попытке учесть всё.

Просто убедитесь, что для каждой такой роли есть решение.

Отчётность и трекинг времени

Будучи агентством, вы скорее всего в основном продаете часы. Это метрика доставляемой ценности, – и одновременно ценный ресурс.

Чтобы держать руку на пульсе управления ресурсами и планирования мощностей, вам нужен простой способ измерения:

1. Доходность по клиенту
2. Доходность по услуге
3. Доходность по отделу/члену команды

Пример отчёта по текущим статусам активных клиентов (ClickUp)

Необязательно пользоваться встроенным в систему трекером (хотя мы и настоятельно рекомендуем его), поскольку на рынке полно достойных внешних утилит, таких как Harvest, Everhour или Toggl, – их с большой вероятностью хватит с лихвой.

С другой стороны, если вы сможете хранить информацию о затратах времени в одном месте, – данные будут более точными.

Платформы, на которых нет внутреннего инструмента для отслеживания времени: Asana, Basecamp, Trello и Notion.

Управление ресурсами

Возможно, это не та задача, которая прямо сейчас занимает вашу компанию. Однако в какой-то момент вам действительно нужно будет начать управлять ресурсами.

И ключевыми здесь являются задачи, в которых фиксируются сроки выполнения, ответственные и оценка по времени.

Пример отчёта по загрузке ресурсов (ClickUp)

Если у вас в агентстве есть правило всегда фиксировать эти три переменные, ваш инструмент должен показывать четкую визуализацию, кто перегружен, а у кого есть свободное время. Все это поможет в нужный момент актуализировать планы, основываясь на реальных данных.

ClickUp и Wrike достойно справляются с этой задачей.

Интеграции с внешними системами и наличие API

В какой-то момент вы неизбежно захотите подключить свою систему к другим ИТ-инструментам.

Есть ли у них прямая интеграция или хотя бы хорошая связь с Zapier, Make(Integromat) и подобными инструментами?

Базовый набор возможных интеграций:

1. Трекинг времени. Если будет выбрана платформа, на которой нет собственного трекера времени, скорее всего понадобится интеграция с внешним инструментом (это верно для платформ типа Asana/Basecamp/Notion).
2. CRM. Возможна ли интеграция с amoCRM или Bitrix24?
3. Выставление счетов и бухгалтерский учёт. Умеет ли выбранный вами инструмент обмениваться данными с 1С или другими учётными системами?
4. Файловое хранилище. Google Drive, Dropbox и OneDrive — самые популярные варианты облачного хранилища.
5. Email. Яндекс/Gmail и Microsoft Outlook, как правило, должны поддерживаться.
6. Коммуникации. Slack, Microsoft Teams и Zoom были бы наиболее важными коммуникационными интеграциями.

Это та часть, где надо обратить особое внимание на то, что на самом деле делают интеграции.

Обычно интеграцию создают только для того, чтобы можно было громко заявить «у нас есть прямая интеграция с XXX» — но что на самом деле делает эта интеграция? Паритет функций выглядит хорошо на маркетинговом веб-сайте, но зачастую многие функции реализованы для галочки.

Asana, ClickUp, Teamwork и Monday занимают лидирующие позиции благодаря широкому выбору нативных интеграций.

Тем не менее Bitrix24, Notion и Trello имеют массу сторонних вариантов интеграции.

Скорость развития самого продукта

Этот момент часто упускается из виду, но популярность SaaS со временем быстро меняется. Это высококонкурентная арена, где мантра «если ты не растешь, ты умираешь» не только является чистой правдой, но и верна в очень коротком промежутке времени.

ClickUp является лидером в этой категории, и мы готовы сделать ставку на то, где они будут через два года по сравнению с конкурентами из списка ниже.

Высокая скорость разработки ClickUp приводила к появлению ошибок в работе функционала и проблемам со стабильностью. Они их быстро исправляли, и их лучшие клиенты — это технологичные предприниматели, легко переживающие краткосрочные сбои, которые при этом быстро устраняются. Взамен же ClickUp выдает новые функции и улучшения с беспрецедентной скоростью.

С другой стороны, Asana славиться своей нерасторопностью в этом деле. Но когда они выкатывают новую функцию, она как правило уже хорошо оттестирована и не приносит негативных эмоций.

Не стоит принимать решение исключительно базируясь на скорости разработки продукта, но учитывать этот фактор будет разумно.

Стоимость

Цена намеренно указана последней в нашем списке.

Менеджмент проектов в агентстве является настолько ключевым компонентом системы, что по сути, нет такого понятия как «слишком дорого», если мы хотим все сделать правильно с первого раза.

Независимо от того, платите ли вы за ClickUp $12 в месяц или в 4 раза больше за Teamwork, это окажет существенно меньшее влияние на ваш бизнес, чем увеличенная производительность c прибыльностью и общим состоянием команды.

Тем не менее все же стоит оценить стоимость подписки, чтобы увидеть, какая платформа дает вам наибольшую отдачу от вложений.

Bitrix24, вероятно, самый дешевый для команд из 5 человек. За фиксированную плату в размере порядка $35 в месяц это привлекательное предложение, если конечно вы сможете мириться с остальными недостатками.

Notion, Trello и ClickUp недороги по сравнению с остальными, в то время как Asana, Monday.com и Teamwork находятся посередине, а Wrike стремится к более высокой ценовой планке, что ставит его в один ряд с такими инструментами, как Mavenlink.

Ещё раз, не принимайте решение исходя из экономии пары долларов на пользователя в месяц. Ценообразование должно служить только средством разрешения конфликтов или эталоном для оценки соотношения цены и качества.

10 лучших инструментов управления проектами для агентств

Наш обзор PM-tools на конец 2022 выявил следующие инструменты:

1. ClickUp
2. Asana
3. Teamwork
4. Monday.com
5. Bitrix24
6. Basecamp
7. Trello
8. Notion
9. Wrike
10. Accelo
11. Smartsheet

Нужна помощь в выборе и внедрении программного обеспечения для управления проектами?

Будем рады пообщаться и помочь подобрать то, что подходит в вашем случае. Можно заказать звонок здесь, – поговорить с нашей командой экспертов, которые поделиться своим опытам по оптимизации процессов и управлению проектами.Мы также подготовили для вас подробное руководство по внедрению ClickUp в агентстве, а также видео-демонстрацию основных возможностей: