Тревога-Контроль-Кастрация – разрываем женский архетип или управление ресурсами в агентствах и студиях

Агентства бывают двух типов: проактивные и реактивные. Первые имеют четкое представление о своих предложениях этому миру. Реактивные же полагаются на мнения и пожелания клиентов.

Растущие компании в свою очередь хорошо понимают, что управление ресурсами даёт значительное преимущество как для борьбы с конкурентами, так и для поддержания качества услуг.

Далее мы будем говорить об установлении контроля над ресурсами и ориентации на результаты в короткой и долгосрочной перспективе.

Управление ресурсами: балансировка нагрузки

Ресурсы, которыми мы управляем – как члены команды. И учитывая средний рабочий день диной в 8 часов, распределение ресурсов как раз и есть управление временем сотрудников.

Управление ресурсами понадобится для балансировки нагрузки сотрудников, что особенно актуально для агентств, где внезапное увеличение количества проектов – абсолютно нормальное дело.

Зачем управлять ресурсами?

Чтобы управлять ресурсами, для начала надо чётко понимать, где мы находимся в данный момент. Позже, когда всё будет отстроено, мы выйдем на следующие положительные эффекты:

1. Понимание текущей и максимальной мощности ресурсов
2. Возможность прогнозировать доход и прибыль агентства.
3. Способность лучше управлять внезапным увеличением нагрузки
4. Быстрое масштабирование при быстром росте количества заказов
5. Эффективное управление ресурсами и найм

Небольшие агентства или студии могут называть свое управление ресурсами чистым планированием. Однако, как только компания превысит пять сотрудников, следует задуматься о специальном инструменте для управлять ресурсами. Такое ПО должно качественно повышать эффективность команды и помогать расставлять приоритеты.

Этапы управления ресурсами

Прежде чем мы перейдем к этапам, важно отметить, что усилия по планированию надо организовать вокруг одного или нескольких человек. В агентствах этим человеком обычно является операционный менеджер или руководитель проекта. Иногда, на очень непродолжительный период, этим человеком может быть руководитель компании.

От чего зависит успех в управление ресурсами: менеджеры проектов

Проектные менеджеры и аккаунты — это клей, скрепляющий агентство. В зависимости от размера компании (вне зависимости от количества сотрудников) , у вас будет всего пара ответственных, контролирующих все этапы управления ресурсами. Назначив одного человека для планирования всех ресурсов, можно высвободить время производственников и позволить им сосредоточиться на качестве и сроках. В свою очередь это также даёт ряд преимуществ:

1. Управление ресурсами будет более эффективным, так как эти несколько человек будут иметь цельную картину рабочей нагрузки компании.
2. Существует четкая, единая линия предоставления отчетности и взятых обязательств.
3. Появляется единая точка контакта по вопросам рабочей нагрузки.

Теперь вернемся к этапам управления ресурсами. Как правило, в агентстве существует пять основных этапов управления ресурсами:

Этап 1: Оценка ресурсов

Для оценки ресурсов необходимо собирать данные с точки зрения спроса и предложения. На первом этапе нам для этого понадобятся: воронка продаж, запланированные ресурсы, сроки найма и список невыполненных работ. Рассмотрим каждый из них подробнее.

→ Воронка продаж

Воронка продаж — это часть вашего внутреннего ПО, где вы управляете лидами и сделками, а также фиксируете стадии их прохождения. Если всё делать правильно, вы с высокой достаточно высокой точностью сможете предвидеть как скоро будут заключен новые контракты, для которых нужны будут ресурсы.

→ Запланированные ресурсы

Кто в данный момент из сотрудников перегружен работой? Имеются ли ресурсы, которые простаивают или не полностью загружены?

Поскольку прибыльность компании напрямую зависит от использования ресурсов, в любой момент надо уметь ответить на эти два вопроса. Получить ответы можно с помощью инструмента планирования, который связывает услуги агентства и контроль времени с реальными сотрудниками. Планирование позволяет нам заранее управлять временем сотрудников. Такой подход быстро решит задачу с выявлением перегруженных/недозагруженных сотрудников.

→ График найма

Используя инструмент управления ресурсами, можно получить четкое понимание объемов текущей и предстоящей работы, а также узнать, нужно ли нанимать людей или искать подрядчиков в ближайшем будущем.

→ Приостановка проектов

Иногда нужно перераспределить нагрузку. В этом случае часть задач ставиться на паузу и освободившиеся ресурсы уходят на другой проект. Наличие детальной информации о таких перемещениях помогает знать актуальную информацию по ресурсам и планировать постановку в работу новых проектов.

Этап 2: Планирование ресурсов

При планировании нужно понимать фактические возможности компании. Если вы хотите выяснить, сколько часов в день сотрудники смогут потратить на проект, надо принять во внимание, что все они с разным уровнем навыков и компетенций.

Сочетание знаний о ресурсах с запланированными временными рамками позволит в конечном итоге наметить примерный график. Позже, по мере прояснения ситуации, он будет все более и более конкретизироваться.

В следующих пяти главах мы рассмотрим основы ведения бизнеса с помощью ПО для управления проектами.

Этап 3: Реализация проектов

В реализации сложных проектов участвуют несколько заинтересованных сторон. По сути, это и есть основная причина, по которой там возникают сложности. Обеспечение слаженности команды и безкосячной реализации сильно зависят от выстроенных коммуникаций. Когда все участники используют один и тот же инструмент, а обновления доступны в режиме реального времени, нет нужды тратить время на длительные совещания.

Этап 4: Оптимизация ресурсов

Чтобы улучшить механизмы планирование ресурсов, необходимо спроектировать и периодически обращаться к отчетам по уровню использования команды. С их помощью появится возможность масштабировать производственные отделы. Накапливая информацию по таким отчётам вы обнаружите белые пятна и узкие места, которые отнимают у компании время и деньги.

Этап 5: Анализ прибыльности

Если вы проектный менеджер, то с большой вероятностью, не будете ждать конца проекта, чтобы проверить ключевые показатели и разобраться, как в целом дела. Метрики, на которые вы будете смотреть каждый день – это коэффициент использования и прибыльность.

Возможные проблемы при планировании

Теперь, когда мы рассмотрели все этапы планирования ресурсов, давайте взглянем на потенциальные проблемы.

→ Отсутствие прозрачности доступных ресурсов

Если сотрудники не трекают время, может возникнуть ситуация, когда при очередном распределении ресурсов будут приняты неверные решения. Владельцам агентств и менеджерам проектов нужна возможность прогнозировать работу заранее, чтобы через полгода случайным образом не возник кассовый разрыв, и бизнес двигался вперед.

→ Отсутствие прозрачности доступных ресурсов

Если сотрудники не трекают время, может возникнуть ситуация, когда при очередном распределении ресурсов будут приняты неверные решения. Владельцам агентств и менеджерам проектов нужна возможность прогнозировать работу заранее, чтобы через полгода случайным образом не возник кассовый разрыв, и бизнес двигался вперед.

→ Внезапные увеличения нагрузки

Многие агентства сталкиваются с изменениями в управлении проектами и внезапным ростом нагрузки. По этой причине управление ресурсами — это в первую очередь балансировка, основанная на прогнозировании ресурсов. В этом случае мы получаем четкое представление о статусах текущей и предстоящих работ.

→ Удалённая работа

Хотя преимущества удаленной работы очевидны (снижение накладных расходов, повышение гибкости и повышение удовлетворенности сотрудников) , общение между удаленными командами может деградировать (впрочем, как и их эффективность) . Как решается проблему планирования ресурсов, когда агентство работает удаленно?

Во-первых, очень важны коммуникации. Сообщите коллегам, что вы от них ждёте. Спросите, как у них обстоят дела с нагрузкой и нет ли проблем с текущими задачами. Во-вторых, планируя ресурсы, члены команды будут чётко понимать, кто и что должен делать.

→ График отсутствий

Отпуск и болезни сотрудников — не первое, о чем мы подумаем при планировании ресурсов, но это обязательно нужно учитывать в планах на ближайшие несколько месяцев. Если на дворе зима, сотрудник может заболеть, а если лето, – люди уезжают в отпуска. Члены команд должны планировать свой отпуска в вашем инструменте управления.

→ Адаптация новых сотрудников

Найм новых сотрудников приносит некоторое облегчение. Это снимет часть нагрузки со штатных специалистов, однако новичкам потребуется время, чтобы влиться в команду и приспособиться к новой компании и проектам. Важно помнить о сроках адаптации, особенно в случае удалённой работы.

Используем инструмент управления ресурсами

Как мы упоминали выше, наличие макро- и микрообзора ресурсов не просто приятно, но и влияет на развитие компании. Единственный способ эффективно управлять ресурсами — точно знать, кто над чем работает.

Самая большая проблема для проектных менеджеров – отсутствие прозрачности. Так происходит потому что часто ресурсы по проектам назначаются между командами или отделами, и без специального ПО координировать это сложно.

Прогнозирование ресурсов и планирование работы сотрудников подскажет, есть ли необходимость найма людей в ближайшем будущем.

Основные функции инструмента управления ресурсами

При прогнозировании управления ресурсами в ClickUp вы можете сделать следующее:

1. Отображение всех ваших заказов на человека или на проект.
2. Редактировать, дублировать, повторять, разделять или удалять бронирования.
3. Используйте фильтры, чтобы увеличить то, что вы хотите увидеть (товарищи по команде, команды, бюджеты) .
4. Включите тепловые карты или индикаторы вместимости, чтобы увидеть, у кого больше резервов.
5. Добавляйте заполнители в качестве предстоящих бронирований для людей, которые еще не являются частью вашей команды.
6. Выделите время для разных товарищей по команде и включите автоматическое отслеживание времени, чтобы их время начало регистрироваться в соответствии с запланированными вами часами.

1. Уровень оплачиваемых часов (коэффициент использования)

Проще говоря, коэффициент использования — это количество оплачиваемых часов работы команды. Это часы, за которые заплатят клиенты. Учитывайте там также и свободное время (отпуск, больничный) , потому что нам нужно знать, сколько времени на самом деле было в распоряжении команды.

В среднем, надо стремиться к 75% оплачиваемого использования команды, что в свою очередь закроет расходы и выведет компанию в прибыль., какие из услуг наиболее популярные среди клиентов.

3. Сверхурочная работа

Составьте четкое представление, какие сотрудники работают сверхурочно. Фильтрация по отделам, за последние 2-3 месяца покажет, кто постоянно работал сверхурочно. Настало время заняться наймом!

4. Запланированное использование свободного времени

Можно увидеть прогноз использования свободного времени по отделам. Например, если вы заметили, что в следующем месяце трое сотрудников вашего дизайнерского отдела уходят в отпуск, вы можете запланировать временный найм фрилансеров.

5. Точность планирования в разрезе проектов

Если фактическое и запланированное время различаются, это может означать две вещи. Возможно вы неверно загрузили людей, или, сроки проекта продлятся еще на месяц. Эти данные необходимо учитывать при дальнейшем планировании.

Растущие агентства признают, что стабильный рост прибыли тесно связан с отстроенными механизмами планирования и оптимизации ресурсов.

Нужна помощь в выборе и внедрении программного обеспечения для управления проектами?

Будем рады пообщаться и помочь подобрать то, что подходит в вашем случае. Можно заказать звонок здесь, — поговорить с нашей командой экспертов, которые поделиться своим опытам по оптимизации процессов и управлению проектами.

Мы также подготовили для вас подробное руководство по внедрению ClickUp в агентстве, а также видео-демонстрацию основных возможностей.