Как производители мебели избавились от кассовых разрывов, воровства и сэкономили сотни тысяч рублей на закупках
Несколько лет бизнес по производству дизайнерской мебели и предметов интерьера работал без финучета, затем основатели придумали «свой» учет. В какой-то момент стало сложно выбираться из кассовых разрывов, а развитие бизнеса остановилось, ведь все решения принимались интуитивно. Рассказываем, как автоматизация учета в «ПланФакте» помогла компании справиться с кассовыми разрывами, победить воровство и сэкономить 360 тысяч рублей на закупках.
Компанию ARCHPOLE в 2008 году основали архитекторы Константин Лагутин и Анна Сажинова. ARCHPOLE производит дизайнерскую мебель и предметы интерьера и продаёт их по всей стране.
В команде работает 10 человек. Годовой оборот — 60 млн руб.
Творческий бизнес начинали без финучета
Бизнес партнеры основали еще во время учебы в МАрхИ. Архитекторам не преподавали финучет. Собственники не знали инструментов финансового учета, поэтому пытались придумать что-то своё. Так часто бывает на старте бизнеса.
Мы не знали никаких инструментов финансового учета, которые люди обычно изучают на бизнес-курсах или в экономических университетах. Придумали свой финучет. Сначала это был excel, потом он трансформировался в google-таблицы
Проблемы бизнеса без управленческого учета
Первые несколько лет компания не вела учет совсем. После вели учет в табличках, но с ростом бизнеса становилось все сложнее контролировать и вести табличный учет. Отсутствие учета приводило к проблемам и остановке роста.
Проблема номер один — кассовые разрывы. Собственники компании видели остатки на счетах и казалось, что денег хватает. На самом деле, не считалась прибыль, не было планирования доходов и расходов. Из-за этого случались кассовые разрывы, из которых с каждым разом было все сложнее выбраться.
Проблема номер два — отсутствие контроля над ресурсами и деньгами приводило к воровству. Некоторые сотрудники поняли, что учет не ведется, никто не заметит, если что-то не сойдется, и стали этим пользоваться.
Проблема номер три — отсутствие понимания прибыльности направлений. В компании не было учета доходов, расходов и прибыли по разным проектам и направлениям. Собственники не понимали, что приносит основную прибыль — дизайн-проекты или производство мебели, куда стоит инвестировать деньги, а куда — нет. Все решения принимались интуитивно, а не на основе цифр. Это тормозило развитие бизнеса.
Решение для роста — автоматизация учета в ПланФакте
Долгое время учет кое-как вели в таблицах, а бухгалтерию в 1С. Когда бизнес вырос и количество заказов увеличилось, стало понятно, что ручные инструменты финучета не работают. Приходилось постоянно вносить данные вручную, а цена ошибки могла привести к тому, что все данные окажутся неверными. Собственники не успевали фиксировать в таблицах поступления и затраты. Фактически, компания осталась без финансового учета.
Константин Лагутин задумался об автоматизации финансового учета. Он искал сервис, в котором можно самостоятельно разобраться в цифрах.
Я знал, что существуют такие сервисы для бухгалтерии, но мне хотелось иметь такой инструмент для себя как для собственника бизнеса. Чтобы я сам имел возможность проводить регулярный аудит всей финансовой системы компании. Мне нужен был несложный, понятный инструмент, как excel, но чтобы он позволял видеть актуальные данные за разные промежутки времени.
ПланФакт оказался спонтанным выбором. Сервис был одним из первых в поисковой выдаче. Константин Лагутин созвонился с консультантами сервиса и рассказал о своих проблемах.
Константин был приятно удивлен компетентности консультанта, который за время разговора емко и понятно все объяснил. Было принято решение — воспользоваться услугой ведения учета вместе с консультантом сервиса.
Всего 3 часа в неделю для полного контроля над финансами
Первые полгода работы с сервисом собственник знакомился с основами учета денег и вместе с экспертом внедрял ПланФакт. Сначала двигались по верхам: не делили деньги по статьям, а просто вносили все сразу. Анализировали данные за предыдущий год.
Мы настраивали учет постепенно: сначала разобрались в деньгах компании, научились вести наличку. Потом перешли к методу начисления и подсветили, чем он ценен, стали внедрять его в работу. Константин был вдохновлен, так как теперь он начал понимать кредиторку. Разделение по статьям дало собственнику понимание, куда и сколько он тратит. Поэтапное внедрение сервиса привело к тому, что сейчас все идеально настроено: теперь мы видим показатели каждого заказа и не только в деньгах. Константин сам лучше стал разбираться в учете, отличать ДДС от ОПУ, активно использует платежный календарь
Теперь собственник тратит на учет финансов всего 3 часа в неделю, созваниваясь с экспертом ПланФакта. 90% времени они разбирают по полочкам все финансовые операции компании до рубля, а 10% тратят на анализ отчетов, считают прибыльность направлений. Предприниматель видит финансовые показатели в режиме реального времени и принимает верные решения по развитию бизнеса. Такая система позволяет получить полный контроль над доходами, расходами и прибылью компании и не совершать ошибок.
Результаты внедрения и консультаций
1. Избавились от кассовых разрывов и воровства.
Непредвиденные кассовые разрывы возникают чаще всего из-за того, что бизнес не ведет учет и планирование. Как только в компании появился удобный инструмент появляется, то собственники сразу сразу стали видеть риски, перенаправлять средства и предотвращать разрывы. Проблема с воровством решилась сама собой. Все сотрудники понимают, что финансы и учет ресурсов под контролем.
2. Сэкономили 360 тысяч рублей в год.
ПланФакт помог увидеть возможность экономии на закупках в разрезе месяца и года. Раньше эту выгоду оценивали только разово при каждой закупке. Теперь компания экономит 7% на закупке материалов и логистике. По некоторым позициям экономия доходит до 50%. В деньгах это примерно 360 тысяч в год.
3. Финучет стал простым и занимает всего 3 часа в неделю.
Раньше Константин не тратил время на учет, но находился в состоянии стресса из-за отсутствия контроля. Работа с финансами казалась чем-то страшным и сложным. Теперь учет занимает всего 3 часа в неделю, а увидеть, что происходит с бизнесом можно в любую минуту.
Главная ценность сервиса в том, что у меня все учтено и все до рубля прозрачно внутри той огромной кучи, которая еще два года назад казалась неразгребаемой
Cамостоятельно построить отчет о движении денежных средств (ДДС), который поможет отследить все деньги в бизнесе, можно с помощью бесплатного шаблона. Еще больше материалов о ведении бизнеса и деньгах можно найти в блоге ПланФакта.