«Я всегда знала, что цифры — основа любого бизнеса» — личный опыт финучета от руководителя digital-агентства

В digital-агентстве DIAL вели управленческий учет с момента появления компании. Сначала использовали Excel и собственную внутреннюю программу, но решили автоматизировать учет в ПланФакте. В итоге избавились от рутины, настроили финучет по юнитам, переехали в новый офис и получили возможность вести учет несколькими методами сразу. Как автоматизация помогла ускорить работу и принятие решений рассказала Алла Штауб, руководитель компании.

О компании

Digital-агентство DIAL работает на рынке 15 лет. Компания занимается разработкой сайтов на платформе 1С Битрикс, маркетингом и рекламой, внедрением Битрикс24. Отдельное направление — консалтинг, обучение предпринимателей выстраиванию системы маркетинга и продаж.

В команде 150 человек. Годовой оборот — 90 млн рублей. Каждый юнит в компании находится на самоокупаемости.

Автоматизация финучета как зона роста

Мы вели управленческий учет, как только появилась компания. Я всегда знала, что цифры — основа любого бизнеса.

Управленческий учет — упорядоченная система всех финансовых показателей бизнеса. Учет показывает, сколько денег потратили, сколько заработали, есть ли долги, какие направления убыточны, а какие прибыльны, сколько денег можно вывести без ущерба бизнесу. Помогает владельцу бизнеса видеть финансовое состояние, контролировать его и принимать решения на основе цифр.

В самом начале работы создали внутреннюю программу финансового учета. Часть данных вели в ней, часть — в Excel. Постоянно дорабатывали систему учета.

Со временем решили автоматизировать и оптимизировать процессы, чтобы избежать ручного труда. Это стало особенно актуально, когда компания разделилась на юниты. Возникла необходимость учета по нескольким направлениям.

Сложно вести финучет в Excel: руководитель начинает собирать цифры, потом забивать, потом забЫвать, все обрастает ошибками, учет становится неточным, а значит бессмысленным. Нельзя построить бизнес, если ты не понимаешь, что у тебя происходит с деньгами. Это то же самое, что прийти к врачу и сказать: «Вылечите меня, но анализы я сдавать не буду». В бизнесе так же. Бизнес начнет меняться и расти правильно, когда руководитель будет принимать управленческие решения не вслепую, а опираясь на цифры.

Как внедряли сервис автоматизации

Выбором сервиса автоматизации и процессом внедрения у меня занимались сотрудники бухгалтерии. Остановились на ПланФакте, потому что он больше соответствовал задачам бизнеса.

Один из моих управленческих принципов состоит в том, что любую задачу бизнеса должен решать компетентный эксперт. Если такого нет в команде, значит нужно нанять его для выполнения задачи. Первые месяцы внедрения сервиса проходили под руководством финансового эксперта ПланФакта. Каждый этап внедрения мне презентовали.

Основной сложностью стало разделение операций по трем юнитам. Это добавило работы сотрудникам и сначала даже были недовольства. Но в результате внедрения я стала получать более оперативный и наглядный результат по бизнес-показателям в цифрах.

Как ведется учет после внедрения

Вместе с исполнительным директором мы каждый день проверяем в ПланФакте фактические и запланированные платежи. Раз в месяц смотрю отчет о движении денежных средств и план по расходам.

Еженедельно руководители направлений и отделов собирают отчеты по финансовым показателям. В плане ежеденевный оперативный контроль.

Чтобы digital-бизнес работал корректно, все показатели нужно проверять каждый день. Это дает руководителям направлений полную картину и контроль. А я могу быстро сверить показатели отделов с данными ПланФакта.

Мы не разговариваем с сотрудниками на языке мнений: «продаж нет» «показатели плохие». Мы всегда говорим на языке цифр «сделали 50 действий, получили 5 результатов, такая конверсия, такие прогнозы.

Немного результатов

Увидели рентабельность юнитов и смогли оценить ее в динамике.

Увидели, что рентабельность отдела разработки не соответствует плановым показателям в финансовой модели. Чтобы повысить объемы продаж и приблизиться к плану, сформировали новый отдел продаж и планируем менять руководителя отдела.

Отклонение от плановых показателей можно было бы обнаружить и во время еженедельных отчетов руководителей отделов, но важно было быстро проанализировать динамику отклонения. Это позволил сделать ПланФакт.

Оценили расходы на помещение в собственности и сменили офис.

Я проанализировала затраты на офис, который находился в собственности. Увидела, что они на одном уровне с затратами на аренду более современного офиса в центре города. Решили переехать. На анализ и принятие решения ушло 5 минут, потому что вся информация была под рукой. Это дало нам конкурентное преимущество.

Теперь ведем учет кассовым методом и методом начисления.

Смотрим отчеты в разрезе обоих методов. Это помогает получить больше данных для решения конкретных задач и использовать наиболее подходящий метод для учета каждого юнита.

Самостоятельно построить отчет о движении денежных средств (ДДС), который поможет отследить все деньги в бизнесе, можно с помощью бесплатного шаблона от ПланФакта.

Еще больше материалов о ведении бизнеса и деньгах можно найти в телеграм-канале и блоге ПланФакта.