Как разобраться в многообразии совещаний?!
Чтобы эффективно использовать такой инструмент как «Совещание», надо разбираться в его типах, видах, стилях и использовать его по назначению.
В своей практике я выделяю совещания:
- по Типам: Плановые/Внеплановые
- по Видам: Оперативные/Расширенные
- по Моделям: Регулярные/Проблемные/Информационные/Проектные
- по форматам: Офлайн/Онлайн
Расширенные виды совещаний, например, конгрессы и конференции, в основном используют крупные компании. В таких совещаний участвуют от 50 человек, оно требует достаточно длительной и тщательной подготовки.
Работая в Компаниях федерального уровня, я неоднократно участвовала в такого рода совещаниях, и была в числе рабочих групп по подготовке.
Малый и средний бизнес в основном использует Плановые/Внеплановые/Оперативные/Регулярные/Проблемные/Информационные/Проектные совещания.
Такими совещаниями могут быть : Планёрки, Стендап-встречи, Scrum-meeting.
Важно помнить, что любое совещание- это групповая встреча. В этой группе есть инициатор, который должен взять на себя организацию совещания самостоятельно или с привлечением дополнительных сил.
Как подготовить эффективное совещание, можно посмотреть здесь (дать ссылку на статью «7 правил подготовки эффективного совещания…»
Плановые совещания могут быть:
- регулярными. Это совещания, которые заранее есть в календаре каждого постоянного участника.
Регулярность таких совещаний подкреплена закрепленной периодичностью (день недели/время), определенным составом участников и постоянной повесткой, которые могут меняться в зависимости от нюансов обсуждаемых вопросов.
Обычно регулярными бывают планёрки, но в целом любое совещание можно сделать регулярным на определенный период, если в этом есть необходимость.
Например, на время работы над проектом, проектная команда определяет регулярность совещаний.
- любые другие виды совещаний, которые заранее запланированы.
Для таких видов совещаний заранее определяется Цель, Состав участников, Дата и время проведения, Регламент. Все участники заранее оповещены, знакомы с повесткой, проводится предварительная подготовка докладов и выступающих и др.
Внеплановые совещания:
- это оперативные совещания, необходимость которых возникает во время рабочего процесса, и решение вопросов нельзя отложить до планового совещания.
Главное в организации такого совещания- это способность инициатора быстро сформулировать вопросы, определить круг заинтересованных участников, собрать их на совещание, провести совещание так, чтобы получить результат.
Все вышесказанное- это базовые понятия, но за несколько последних лет Совещания претерпели значительные изменения и по формату, и по используемым моделям, составу и возрасту участников. Будем вместе осваивать новые методики.