Планирование по-японски: канбан – что это и как использовать в работе

Сегодня большинство компаний отошли от идеи работы от звонка до звонка, а успешные бренды всё чаще связывают счастье сотрудника с его продуктивностью. Современный белый воротничок – вовсе не трудоголик, а работает в среднем 3,5–4 часа в день (за исключением, пожалуй, стран с культурой переработок – например, Китая с их системой “996”, при которой трудятся с 9 утра до 9 вечера 6 дней в неделю).

Поэтому грамотно управлять временем и оставаться продуктивным – задача №1 для компаний и фрилансеров. Сохранять баланс между контролем и свободой помогают гибкие методы управления.

Сегодня поговорим об одном из них, а именно – kanban.

Канбан – это способ организации работы команды, при котором все этапы выполнения проекта представляются в виде доски. Она содержит несколько столбцов: они могут различаться в зависимости от сферы и называться по-разному, но суть одна – в любом канбане есть столбцы с запланированными, выполняющимися и уже сделанными задачами. Таким образом можно визуализировать нагрузку, контролировать продуктивность, отслеживать этапы выполнения и быстро находить пробелы в процессах.

Откуда взялся канбан

В отличие от других методов проджект-менеджмента, канбан пришел не из разработки, а из автомобильной промышленности. “Канбан” – это сочетание двух японских слов: 看 кан – “вывеска” и 板 бан – “доска”. Его автором считается Тайити Оно – японский инженер, работавший в Toyota. Чтобы улучшить производительность в команде, в 50-х годах XX века он предложил рабочим обмениваться карточками с описанием задачи.

Сотрудники клеили карточки на тару, которую нужно забрать, описывая количество деталей и, например, номер партии внутри. Или передавали пустую тару с карточкой о числе и типе нужных деталей, чтобы пришедший на смену сотрудник сразу понимал, что нужно сделать. Изначальная идея канбана – в бережливом производстве (lean manufacturing): максимально удовлетворять потребности клиентов при минимальных затратах ресурсов.

В Toyota система “канбан” используется до сих пор, а японская ассоциация менеджмента даже выпустила книгу для начинающих, в которой поделилась, как вести канбан-проекты, работать с досками и т. д.

Вскоре эту систему подхватили и другие компании, а в начале 2000-х она пришла в разработку. Если в Toyota канбан реализовывался как физическая доска, то сегодня IT, маркетинг и производство работают в основном с цифровыми досками.

Как работает канбан

Доска “канбан” делится на несколько столбцов. Самый простой вариант – это столбцы To Do (“Сделать”), In Progress (“В работе”) и Done (“Сделано”). Каждый столбец означает текущее состояние работы. Описание задачи, комментарии и вложения находятся в карточке задачи. Когда задача проходит определенный этап, сотрудник переносит карточку в следующий столбец – пока задача не попадет в столбец сделанного. Так любой участник команды может быстро узнать, что происходит с той или иной задачей.

Часто используется столбец Backlog (“Бэклог”) – он означает общее количество задач к выполнению, которые оттуда переносятся в To Do (“Сделать”): если так произошло, значит, задача нужна в скором времени и ее пора брать в работу.

Какие показатели можно отслеживать

Вес задачи. Так называют время, за которое задача будет выполнена. Обычно в команде сотрудники сами определяют, когда они смогут закрыть задачу.

Чтобы все задачи выполнялись в срок, руководители ограничивают количество задач, открытых одновременно. За это отвечает показатель “лимит столбцов”. Например, если за день команда выполняет 10 задач, ее лимит на неделю – 50 задач.

Для подсчета продуктивности есть отдельный показатель – Flow Efficiency или “Эффективность потока”. С ее помощью вы можете рассчитать соотношение между стадиями ожидания и активной работы. Вот формула:

Период активной работы ÷ (период активной работы + период ожидания) × 100% = эффективность потока

Например, сотрудник работал над задачей 3 дня, а в режиме ожидания она провела 5 дней. Тогда эффективность потока будет следующей:

3 ÷ (3 + 5) × 100% = 37,5%

Это означает, что 37,5% времени между открытием задачи и ее попаданием в столбец “Сделано” она находится в работе, а оставшиеся 62,5% задача простаивает. Чтобы не попадать в ловушку перегруженности, можно снизить лимит бэклога.

Еще один важный показатель – лимит задач на сотрудника. Работает так же, как и лимит столбца. Важно найти такое количество задач, которое позволит команде двигаться вперед, не перегружая каждого специалиста.

Какие есть канбан-сервисы

Самые разные – например, Trello, Asana, Jira, Bitrix, Notion и т. д. Многие из них уже не работают в России, поэтому мы решили поделиться примерами платформ, которые сейчас развиваются и могут заменить ушедшие.

1. Kaiten

По визуальному оформлению похож на Trello: те же колонки, те же цветовые решения для доски и карточек, тот же дизайн карточек. Сервис достаточно детализированный, при этом здесь можно работать не только по канбан-системе: есть разные варианты отображения списка задач, а не только доски. Ряд компаний уже перешли на Kaiten. Среди успешных кейсов, например, Good Wood – бренд по строительству загородных домов, который благодаря использованию канбан-досок увеличил количество изменений для развития компании с 3–4 до более чем 100 в месяц.

1. Shtab

У этой платформы приличный список клиентов: СДЭК, СОЮЗМУЛЬТФИЛЬМ и еще более 30 тысяч компаний с помощью Shtab перешли на канбан. Процесс работы с платформой можно оценить онлайн – на сайте есть live-презентация. Среди интересных функций Shtab – трекер времени, который делает скриншоты во время работы сотрудника. В программе можно вести финансовый учет, создавать подробные автоматические отчеты и, конечно, командно работать над задачами на доске. Бесплатно можно использовать платформу две недели.

1. WEEEK

А этот сервис больше похож на Notion: здесь будет удобно работать тем, кто часто пишет статьи. Блочный редактор, удобное форматирование, таск-трекер, различные шрифты – всё это делает WEEEK подходящим для копирайтеров, редакторов, методистов, smm-менеджеров, контент-менеджеров и пр. А еще к WEEEK можно подключить календари, настроить уведомления в Telegram и многое другое.

Разумеется, это далеко не полный список существующих таск-менеджеров (например, сейчас набирают популярность российские сервисы Teamly, Strive, Ganttpro и LeaderTask), поэтому в одной из наших следующих статей мы поделимся более подробным разбором возможностей таск-менеджеров 🤓.

Кто использует канбан-доски

На 2022 год около 50% компаний-респондентов в исследовании Digital.ai использовали канбан, а с 2020 по 2022 год число таких организаций выросло в 8 раз – или с 7% до 56%.

Среди главных сфер для применения канбан-метода – личные нужды, производство и, конечно, разработка. Канбан популярен в маркетинге, SMM, а также везде, где нужно отслеживать продуктивность и успевать за трендами.

Канбан-первопроходцем в IT среди мировых компаний был Microsoft – именно они в 2004 году первыми внедрили у себя эту технологию. Следующим был Spotify. Вслед за Microsoft компания ввела канбан, чтобы масштабироваться: процессы не успевали за ростом и потребностями бренда, а новая система досок решила проблему. Сейчас Spotify используют всего три доски: “Сделать”, “В работе” и “Сделано”. Также руководители ограничивают количество предстоящих задач и задач в процессе, чтобы избежать перегрузки команды. По мнению инженера по эксплуатации Spotify Маттиаса Дженсена, после введения Kanban сроки выполнения заказов стали короче, команда начала закрывать больше внутренних задач и даже стала счастливее.

А что может быть лучше в том числе и для эффективности бизнеса, чем счастливая команда? 🙂

В автомобильной промышленности канбан продолжают использовать и по сей день. Например, Jaguar сталкивался с проблемой долгого ожидания фидбека по задачам, который порой затягивался до 12 недель, и перешел к идее MVP (минимально жизнеспособного продукта), разбив команды на более малочисленные группы, внедрив канбан и таким образом сократив длительность обратной связи с недель до дней.

В Zara канбан используется сразу на нескольких уровнях – как в магазинах, так и в производстве. Постоянное отслеживание процессов с помощью досок позволяет компании встраиваться в концепцию fast fashion (от англ. “быстрая мода”) и выпускать коллекции несколько раз за сезон. А еще канбан-доска связывает разные отделы компании между собой: магазины с офисом, а офис с отделом дизайна.

Еще один пример успешного использования канбана – Nike, который в 1990-х столкнулся с критикой условий труда на заводах. Компания попыталась сократить задержки в заказах с помощью канбана, переоценить поток создания ценности компании для выявления и сокращения отходов. В итоге бренд очистил репутацию, поднял продажи и возродил моду на Nike среди клиентов.

Преимущества и недостатки канбана

Как и у любого другого метода, у канбана есть как сильные, так и слабые стороны.

Плюсы:

1. Гибкость планирования. Команда может работать над одной задачей или несколькими, переключаться между ними и уделять задачам разное время в зависимости от приоритетов. Задачи можно двигать, убирать в “Бэклог”, возвращаться к ним спустя время и так далее.
2. Вовлеченность команды. Сотрудник, мониторя свой уровень продуктивности и видя результаты коллег, понимает свой вклад в общее дело.
3. Итерации короче. Когда сотрудники постоянно взаимодействуют друг с другом, задачи выполняются быстрее. К тому же, при канбане все заинтересованы в своевременном закрытии “тасок”, так что любая помощь – это ситуация “win-win” 🤝.
4. Быстрое выявление проблем. Когда все задачи визуализированы в формате доски, отслеживать “заторы” и устранять их удобнее.
5. Наглядность. Все процессы прозрачны: каждый сотрудник и руководитель может отследить, чем заняты коллеги или подчиненные.

Минусы:

1. Ограничение по размеру. Чем больше команда, тем сложнее отследить результаты. Если группа состоит из 10+ человек, разумнее заводить каждому отдельную доску или формировать мини-команды.
2. Краткий срок планирования. Масштабных планов бэклог не выдержит, поэтому можно решать в основном “тактические” задачи. Канбан в этом смысле похож на Scrum: последний рассчитан на двухнедельные отрезки времени. Правда, большую задачу можно разбить на несколько подзадач, но и у такого подхода есть свои подводные камни 👇

Чек-лист: о чем важно помнить, если вы собираетесь использовать канбан

💡 Визуализируйте. Стройте доски так, чтобы процессы были прозрачны, а проблемы – видны невооруженным глазом.

💡 Ограничивайте число открытых задач. Это полезно не только для счастья сотрудников, но и для бизнеса: одновременное ведение множества задач сказывается на продуктивности.

💡 Управляйте потоком задач. Меняйте их статусы вовремя и не забывайте оперативно устранять “заторы” в процессах.

💡 Сформулируйте первую и последнюю точку задачи. Избегайте ловушки, когда задача “почти готова” – определяйте четкие статусы: когда брать задачу в работу и когда она считается выполненной.

💡 Включайте буферный столбец. Если по задаче много принимающих решение, добавьте столбец “На согласовании”, чтобы отслеживать время ожидания и быстро реагировать на фидбек.

💡 Экспериментируйте. Если перевести все процессы на канбан пока сложно, начинайте с отдельных отделов. Комбинируйте канбан со скрамом или даже приглашайте agile-специалиста для настройки системы – и покоряйте бизнес-горизонты 😎.

Заключение

Согласно исследованиям, внедрение Kanban может привести к снижению затрат на 69%, а команды могут таким образом улучшить уровень визуализации работы в среднем на 78% и сократить время выполнения на 300%.

У себя в Бегете мы тоже успешно используем канбан, так что смело рекомендуем оценить возможности этого практически волшебного метода и вам. А если вы хотите автоматизировать рабочие процессы по максимуму, в этом может помочь чудо-платформа n8n, которая есть у нас в маркетплейсе готовых решений для VPS. Благодаря поддержке более 300 различных приложений (среди них есть даже Почта России), которые можно использовать одновременно, она позволяет автоматизировать управление серверами, аналитикой, проектами и многое другое и всё это – без необходимости писать код.

Если у вас возникли какие-либо вопросы, свяжитесь с нами удобным для вас способом – и мы обязательно ответим. Также ждем вас в нашем официальном Telegram-канале, а обсудить статью или просто пообщаться на любую тему с коллегами по цеху и сотрудниками Бегета вы можете в нашем чате.