Классический вариант - проведение тендера, однако при многочисленных плюсах он имеет два существенных минуса: большие временные затраты и некоторые финансовые (рассматривается вариант платного тендера). Финансовые затраты сами по себе небольшие, и возникают в виде гарантированной суммы, выплачиваемой участнику тендера.
Условно говоря, Вы пригласили 3-4 агентства (которые Вы предварительно отобрали) для решения некой творческой задачи. Каждый участник получает небольшую сумму (500-1000 долл). Эта сумма компенсирует часть затрат Агентства и является для исполнителя гарантированным минимумом. Этот «минимум» демонстрирует участникам серьезность намерений заказчика и дает Вам возможность привлечь профессиональных исполнителей. Серьезные Агентства в настоящее время, как правило, в бесплатных тендерах не участвует (кризис, конечно, вносит свои коррективы). Победитель получает право на реализацию проекта в рамках утвержденного бюджета.
Несмотря на относительно небольшую сумму затрат, заказчик часто психологически не готов платить деньги «за участие». Вышестоящему руководству не всегда удается объяснить, почему бесплатный вариант хуже. Кроме того, организация тендера требует определенного административного и временного ресурса. Время – это то, чего у заказчика практически никогда нет. Все нужно было сделать вчера, а еще лучше на прошлой неделе.
Предлагается другой вариант, требующий меньше временных и административных затрат. Шаг первый – выбираете 10-12 потенциальных исполнителей. Первый источник – рекомендации, второй – ищете авторов творческих решений, которые вы считаете удачными, третий – открытые источники, прежде всего Интернет. Естественно, подбирая исполнителя даже на первом этапе, нужно учитывать бюджет, которым вы располагаете. Если Вам нравятся ролики IKEA, это не значит, что нужно сразу звонить в BBDO. Далее анализируете список, на этапе телефонного разговора несколько претендентов отсеются по разным причинам – бюджет, кто-то в отпуске, не подошли по другим пунктам.
Во второй круг выходят, допустим, 6-8 участников. Лично встречаетесь, оцениваете подход к работе с клиентами, методы и правила работы, конкретного исполнителя (креативного директора, арт-директора), более подробно изучаете портфолио; наводите справки в профессиональном сообществе. На этом этапе важно также оценить, насколько Ваша компания, Ваш заказ интересен для исполнителя. Например, для многих сетевых агентств (даже если Ваш бюджет позволяет) клиент без последующего медиа-размещения на несколько миллионов долларов будет не очень интересен. В приоритете он явно не будет.
Нужно также понять, насколько сам проект интересен для потенциального исполнителя с точки зрения содержания. Здесь важна и роль заказчика – грамотно презентовать проект, заинтересовать. Если у исполнителя «глаза не горят» - ничего выдающегося точно не получите. А они у него не загорятся, если не горят Ваши.
Итак, по итогам личных встреч выбираете 3-4 финалиста. Заключительный этап – предлагаете каждому участнику дать видение решения задачи. Для этого более детально еще раз озвучиваете проблему, формулируете бриф. Формат видения - свободный: кто-то эскиз предложит, кто-то страницу текста, кто-то ограничится устной презентацией. Рамки лучше не задавать – сам формат подачи – дополнительная характеристика потенциального исполнителя. Рекомендации, не обязательно знакомых, - также немаловажный момент.
Суть этого метода – понять возможности исполнителя, его заинтересованность, подход к работе; оценить конкретного человека, с которым вы будете работать. Может он прекрасный специалист, но у вас личная несовместимость. Это тоже важно.
Важно добавить, что никакой метод выбора подрядчика не даст 100% гарантии попадания в «десятку». Творческий продукт – не детали, которые производятся на станках в соответствии с ГОСТами. Осечка может случиться и с проверенным, профессиональным исполнителем. Но вероятность таких осечек можно минимизировать, и прежде всего на этапе выбора исполнителя и начала работы с ним.
Работа с агентством – это работа совместная. Вариант «мы вам передали техническое задание – чего вы от нас еще хотите» - будет иметь сомнительный выхлоп. Необходимо помнить, что ваш бизнес и продукт Агентство вряд ли знает лучше вас. Ваша задача, максимально корректно и полно донести до исполнителя всю информацию, необходимую для работы. Весь этот объем информации должен быть правильно структурирован и донесен до исполнителя. Вы должны убедиться, что Вас поняли, а не просто подписали бриф (что, кстати, тоже делается не всегда).
Итак,
1. Вы четко определили конечную цель ваших действий.
2. Для реализации этой цели Вы подобрали соответствующего исполнителя.
3.Вы поставили понятную исполнителю задачу и договорились о формате работы.
О методах и критериях оценки «плодов мук творческих» – в следующих заметках.