Работа креативных агентств является тайной для людей, не вовлечённых в индустрию брендинга, рекламы и коммуникаций. Поскольку рынок отрасли, несмотря на внешние кризисы и препятствия, переживает рост в объёме продаж, интереса и популярности, необходимо детализировать внутреннюю структуру деятельности таких компаний. Специалисты 
Getbrand рассказали Sostav об организации и функционировании структурных элементов внутри брендингового агентства на начальном этапе работы.
Рабочее пространство
Несмотря на кажущуюся обособленность зоны деятельности каждого отдела, работа в агентствах — это работа единого механизма. Экологичная внутренняя обстановка, а также вовлечённость генерального директора на каждом этапе производства проекта ведёт к успеху деятельности компании. Для того чтобы добиться именно такого результата, агентства, как правило, размещаются в светлых больших офисах с возможностью обустроить опенспейс. Отсутствие зонирования между рабочими местами даёт определенные преимущества в виде комфортного общения и оперативного реагирования на различные новости или задачи.
Для снижения уровня стресса используются специальные зоны отдыха, которые вместе с переговорными комнатами, кабинетом руководителя, конференц-залом и другими специализированными помещениями разделяются полностью прозрачными или полупрозрачными конструкциями с дверями и жалюзи. Небольшая кухня со столовой может быть отделена от остальной зоны отдыха либо интегрирована в неё. Важно учесть, что зоны максимального шума должны быть чётко разграничены, чтобы не создавать помех другим зонам.
Постановка задачи
В ранее опубликованном на Sostav материале мы рассматривали, как разработать эффективную структуру агентства, а также функционал каждого отдела и иерархию в нём. Стоит понимать, что брендинговое агентство — это небольшая структура. Здесь нет нормативно-правовых актов, которые могли бы регламентировать взаимоотношения креативного и коммуникационного агентства. В данном случае локальные акты компании могут быть упрощены до самых простых. Вся работа выстраивается по системе постановки задач: нет задачи — нет работы. Если задача поставлена, зафиксирована, декомпозирована на подзадачи и структуризирована, вероятность её успешного выполнения возрастает.
Системы коммуникации
Коммуникация между отделами должна строиться комплексно, на основании постановки и контроля выполнения задач. Для этого существует множество разных платформ, которые позволяют руководителям отслеживать ход работы, период и детали технического задания. Оно должно быть конкретным и нацеленным на определённого исполнителя, который будет ответственен за полученный результат. Так как постановка задач является фундаментом для выполнения поставленных перед агентством целей со стороны клиента, то отслеживание деятельности исполнителя ведет к успешной работе всего агентства.
Рассмотрим системы для бизнеса, которые помогают креативным агентствам.
- «Битрикс 24» — представляет собой комплекс средств: CRM, видеозвонки, онлайн-документы, управление задачами и проектами, контакт-центр, инструменты для создания сайтов, интернет-магазинов и другое.
- «ПланФикс» — представляет собой систему, способную управлять деятельностью всех подразделений компании. В своей базовой версии он предназначен для координации проектов и задач, ведения базы клиентов, обработки их обращений из мессенджеров и социальных сетей, автоматического создания документов и отчетов. Более того, система обладает настройками для управления различными бизнес-процессами.
- «Мегаплан» — система управления бизнесом, ориентированная на работу как крупных, так и малых предприятий. Основной упор делается не на размер компании, а на необходимость эффективного управления её деятельностью. Он объединяет в себе CRM-систему и инструменты управления проектами. Автоматизация процессов в этой системе позволяет организовать работу бизнеса так, чтобы настроенные бизнес-процессы направляли исполнителей по этапам таким образом, чтобы каждый работник знал, когда и что делать. Это уменьшает ошибки у начинающих и освобождает более опытных сотрудников от необходимости держать все детали в голове.
- Yougile — система управления проектами, платформа для коммуникации в команде. В данном сервисе есть чат по каждой задаче на привычных agile-досках. Система объединяет возможности таск-трекера и корпоративного мессенджера, предоставляя командам инструмент для управления проектами и для взаимодействия.
- «Аспро.Cloud» — отечественная облачная платформа для совместного управления проектами, постановки задач, контроля продаж и финансов. Платформа предназначена для оптимизации работы в малых компаниях, небольших строительных компаниях, рекламных и цифровых агентствах, юридических фирмах, дизайн-студиях, агентствах недвижимости, производственных компаниях и организациях, работающих в рамках проектного подхода.
Мы перечислили только несколько систем, которые помогают держать команду «в тонусе»: не потеряться в бизнес-сделках, в собственных задачах, которые неопытные сотрудники пока не могут ранжировать по приоритетности.
Оформление документов
Если вовремя поставить задачу коммерческому отделу, запустится бюрократический процесс, который продолжится в отделе производства вместе с чередой встреч с клиентом. Этот процесс включает в себя оформление всех документов: заключение договора, выставление счёта, заполнение брифа и предварительное заполнение отчёта. Порой именно этот этап может оказаться затянутым, поскольку условия сотрудничества чаще всего подлежат изменением, пока обе стороны не придут к консесусу. Это ответственная задача для сотрудников коммерческого отдела и руководителей проекта. Только по итогу переговоров, иногда очень длительных, начинается креативная работа над самим дизайном проекта.
Функции коммерческого отдела и отдела производства на этом этапе не заканчиваются, так как сотрудники вовлечены в процесс на протяжении всего периода подготовки проекта. Контакт с клиентом не ограничивается первой и последней встречей: сотрудники агентства взаимодействуют с заказчиком каждый раз, когда возникает необходимость со стороны офиса, и ещё чаще, если клиент проявляет особый интерес к процессу выполнения работы. Как правило, такой интерес выливается в плодотворное успешное сотрудничество, а затем переходит в долгосрочные отношения с компаниями.