Карантин: как PR-отделу подготовиться к удаленной работе

Большинство сотрудников коммуникационных подразделений вполне можно перевести на удаленку без ущерба для компании. Опыт показывает, что это достаточно гибкая сфера, не требующая особого оборудования и привязки к офису. Сотрудники агентства Ex libris, имеющие опыт работы из дома, составили небольшую инструкцию о том, как адаптировать рабочие процессы к домашним условиям без ущерба для бизнеса.

Многим пиарщикам, вероятно, уже приходилось работать вне офиса, однако, тем, кто впервые сталкивается с удаленной работой, да еще на достаточно длительный срок, будет полезно узнать о нюансах, внимание к которым позволит сохранить, а может, даже повысить производительность и мотивацию.

Расписание и взаимодействие

Удаленная работа требует от сотрудников внутренней дисциплины. Множество тех, кто давно и успешно работает из дома говорят о том, что во многом этот успех зависит от их расписания (которое начинается с отказа от постоянного ношения халата и пижамы). Поддерживать сотрудников «в форме» помогут общие собрания с использованием не только телефонных звонков, но и видеосвязи, – они хорошо сказываются как на личных установках и распорядке сотрудников, так и на их вовлеченности в рабочий процесс.

Обсудите в коллективе правила этикета онлайн-встреч, а также процессы и установки, которые не всегда были очевидны в офлайне. Это может быть краткосрочное (или не очень) отсутствие на рабочем месте, невозможность выполнить ту или иную задачу. Как и во время работы в офисе, обо всем этом надо сообщать коллегам и руководителям.

Границы рабочего и личного времени

Тоже история про внутреннюю дисциплину, но с другой стороны. Связь через conference call или чаты поможет не выпадать из рабочего процесса. Однако неформальная обстановка и повышенный в первое время энтузиазм сотрудников часто способствует тому, что работа начинает занимать все больше времени – не нужно спешить домой, можно подкрепиться прямо на месте или проспать до обеда, а потом поработать до ночи. Руководители проектов и отделов рискуют больше исполнителей – решение рабочих вопросов может стать непрерывным и практически постоянным. В результате, через пару недель можно получить профессионально выгорающий коллектив.

Важно донести до сотрудников необходимость четкого графика работы, перерывов и пределов рабочего времени.

Техническое оснащение и связь

От компьютеров, гарнитур и высокоскоростного доступа в интернет до программ и сервисов, необходимых для удаленного доступа и организации работы (корпоративные доски, облачные хранилища), – удостоверьтесь, что всем всего хватает.

Что касается работы со СМИ – здесь не должно происходить глобальных изменений. С нами остаются телефон, почта и сервисы журналистских запросов.

Несколько советов сотрудникам на удаленке

Главное – самоорганизация. Составляйте план задач на день и вычеркивайте сделанное. Это поможет сосредоточиться, и в то же время вы будете видеть прогресс, а это не может не радовать. Если у вас есть дети – составьте план и для них. Напишите, когда вы работаете, а они делают задания, когда у всех перерывы, когда приемы пищи.

Сели работать? Закройте все лишние вкладки на ноутбуке, поставьте телефон на беззвучный режим, отключите уведомления в не связанных с работой чатах. Но не забывайте и об отдыхе – ставьте таймер, делайте паузы. Сообщите членам семьи о том, как вы работаете, и что вас можно беспокоить только во время перерывов.

Если на карантине вся семья – не изолируйтесь друг от друга, когда это возможно. Общайтесь и обнимайтесь, дома можно:)

Пара слов руководителям

Ставьте людям четкие задачи и сроки. Доверяйте и не дергайте сотрудников. Если человек новый или не очень надежный – дробите задачу на более мелкие и для каждой части ставьте отдельный срок.

Слабое место удаленной работы в том, что многие коммуникации и эмоциональные процессы происходят скрыто, и может быть трудно увидеть полную картину происходящего. Чтобы сгладить эти моменты – проводите регулярные встречи в онлайне: командные, с рабочими группами и индивидуально. Информированность и прозрачность – залог успеха.

Здоровайтесь. Во время удаленной работы стирается ощущение встреч и прощаний, поэтому стоит считать каждое обращение с новым вопросом новой встречей и начинать его со слова «Привет». Тот случай, когда лучше больше, чем меньше.

Будьте вежливы и приветливы. Живые улыбки компенсируются смайликами и стикерами по контексту и пожеланиями хорошего дня.

И напоследок, всем

Во время карантина, в независимости от того, просто ли вы находитесь дома или работаете удаленно, – важно соблюдать психогигиену.

Если вы не можете повлиять на развитие событий, сосредоточьтесь на том, что поддается контролю. А именно – на своей работе, досуге и чистоте рук. Стресс и паника тратят нашу энергию и могут привести к проблемам со здоровьем, в то время как простые рутинные дела дают ощущение опоры.

Не старайтесь быть в курсе всего о коронавирусе, – выбирайте только главное, например, новости о ситуации в вашем регионе. Проверяйте достоверность информации и не распространяйте сомнительные сообщения среди коллег и близких.

В сети появилось много ссылок на бесплатные образовательные и развлекательные материалы, многие онлайн-бизнесы открывают временные бесплатные доступы, или делают большие скидки на свой контент. Выберите то, что вам действительно необходимо и по силам.

Сейчас из соображений безопасности многие отказываются от занятий в спортзале, — но это не причина прекращать физическую активность, ведь организм весной, как никогда, нуждается в тонусе. Занимайтесь спортом дома, сами или по видеоурокам (самодисциплины здесь потребуется едва ли не больше, чем для удаленной работы).

Отдайте приоритет тем делам, которые помогают вам восполнять и поддерживать ресурс. Закройте основные потребности: вовремя питайтесь, высыпайтесь, старайтесь чаще выходить на свежий воздух. Не забывайте про маленькие радости, такие как ванна с пеной перед сном и любимая книжка с чашечкой кофе за завтраком.

И выдыхайте! Карантин не будет продолжаться вечно.