Чтобы всё прошло гладко. Кто такие ClickUp-кураторы и где их искать

Размышляли об автоматизации, но при этом не раз задавали себе вопрос: “а кто за этим новым хозяйством будет следить?”?

В статье мы подробно описываем как должен выглядеть/дышать/пахнуть тот человек, которому вы доверите управлять новой ИТ-системой.

Выстроенной, конечно же, на базе ClickUp: )

Куратор ClickUp – это ваш сотрудник, который отвечает за работу ClickUp (в широком смысле этого слова).

Он отвечает за:

1. Дизайн системы
2. За то, что и как делают остальные сотрудники внутри системы
3. Консультирование команды по всем вопросам работы в ClickUp

Обычно кураторы ClickUp уже имеют какой-то опыт управления проектами, общее представление о процессах агентства, а также понимание о сроках.

Независимо от используемой платформы, у вас должен быть внутренний ответственный — Clickup-куратор, Битрикс24-куратор, Trello-куратор и т. д.

Итак, если вдруг что-то из этого у вас отзывается:

1. Вы работаете в агентстве и претендуете/получили/… роль куратора вашей внутренней платформы для коммуникаций и управления проектами.
2. Хотите схантить или найти/вырастить среди сотрудников куратора для вашего ClickUp/Битрикс24/Trello/другой системы.

Качества успешного Clickup-куратора

Понимание и сопереживание

Самые успешные ClickUp-кураторы глубоко понимают клиентов и чувствуют членов команды. При этом они являются организованными и в целом структурированными личностями:

1. Разбираются в roadmap’ах клиентских проектов и сроках
2. Понимают как сам клиент видит свои реперные точки на проекте
3. Чувствуют эмоции внутренней команды, работающей над проектом – дизайнеров, копирайтеров, разработчиков.
4. Хорошо понимают ожидания обеих сторон и способы совместной работы (а также шероховатости, которое могут исходить от неправильных ожиданий)

Они связующее звено между заказчиком и командой исполнителя. И будучи этим звеном, а также оптимизируя этот процесс в ClickUp, они гарантируют надежную работу единственного полноценный источник информации в агентстве.

Разнообразие опыта

Управление проектом

Хотя это и не требуется, и куратору нет необходимости проходить сертификацию, он должен хорошо разбираться в оценках и дедлайнах.

ClickUp-куратора нужен, чтобы кто-то следил за всеми нюансами коммуникаций. Поэтому этот человек по определению должен быть внимателен к деталям.

Им понадобиться чутьё на:

1. Выявление причин и докапывание до правды, в случае, если что выглядит подозрительно (отсутствие обычное, присутствие необычного)
2. Чёткое понимание, является ли обнаруженная проблема ошибкой системы или сотрудника

Забота о клиента (CSM) или Аккаунт менеджмент

Куратор должен ясно представлять, что чувствуют клиенты:

1. Какие боли они испытывают?
2. Что их мотивирует?
3. Что они хотят по итогу получить?

Эта информация поможет ClickUp-куратору управлять графиками, расставлять приоритеты и более гибко разруливать конфликты.

Куратор должен сопереживать и не может быть просто надсмотрщиком. Чтобы хорошо работать с внутренней командой и клиентами, у него должны быть навыки общения с людьми.

Критерии поиска ClickUp-куратора

1. Не владелец и не руководитель

Этот критерий обязателен.

Мы слишком много раз были свидетелями неудавшихся внедрений. Владелец или директор, как правило, начинают с большим с энтузиазмом, но как только дело доходит до рутинных стычек на передовой, всё летит в тартарары.

Это роль с большим количеством монотонных и повторяющихся задач. Надо проверять, тестировать и вносить какие-то мелкие корректировки в систему практически каждый день, – такая работа подходит не всем.

2. Готовность принимать непростые решения

ClickUp-куратор должен иметь полномочия для высказываний претензий, когда сотрудники нарушают утвержденные правила коммуникаций.

Другими словами, ClickUp-куратор должен легко переносить «тяготы и лишения службы», потому что такого рода здоровых конфликтов у него будет предостаточно.

3. Не боится руководства

ClickUp-куратор должен спокойно и без лишних эмоций настаивать на несоблюдении правил и руководителями компании.

По-другому команда просто не поведется на все эти новые внедрения, если менеджмент не будет сам следовать правилам.

4. Имеет общее понимание о процессах в компании

У них должно быть общее представление о том, как происходит работа в командах над проектами компании.

1. Как идёт работа на начальных стадиях проектов?
2. Что мы делаем в процессе реализации каждого их типовых проектов?
3. Как в компании функционируют процессы по удержанию клиентов?

Им нужно также понимать внутренние механизмы за протекающими процессами.

1. Какие задействованы отделы, команды и роли?
2. Как назначаются задачи?
3. Как идёт управление нагрузкой?
4. По какой схеме назначаются ответственные?

Ответы на эти вопросы и понимание процессов в целом даст им цельную картинку и сделает их полноценным связующим звеном.

5. Есть достаточно свободного времени

Иногда роль ClickUp-куратора может занимать и полный рабочий день, но в большинстве случаев будет хватать 20-30% времени аккаунта или проектного менеджера. Важно, что этим человеком не должен стать уже перегруженный сотрудник, – для ежедневных, еженедельных и ежемесячных сводок требуется время.

6. Аналитический склад ума

У ClickUp-куратора должен быть аналитический склад ума. Комфортно ли он себя чувствует с электронными таблицами и множеством данных?

При том, что не нужно быть мастерами Excel, – достаточно иметь навык смотреть на данные и уметь делать выводы.

7. Проактивный и технически подкованный

Им не нужен многолетний опыт, – важно, чтобы они быстро обучались, когда дело доходит до ИТ-систем.

1. Любопытны ли они?
2. Хотят ли учиться и разбираться в новом?
3. Были ли замечены за проведением экспериментов?

Это огромный бонус, когда у вас есть ClickUp-куратор, который постоянно вносит рацпредложения и оптимизирует уже и так неплохо работающие инструменты и процессы.

1. Есть ли у них отдельный ClickUp-аккаунт для отладки и тестирования различных функций?
2. Экспериментируют ли они с платформами автоматизации?
3. Изучают ли они лучшие практики и рекомендации?

Они уважают существующий процесс, но при этом бросают ему вызов, пытаясь доказать что и его можно улучшить.

Чем занимается ClickUp-куратор?

После того как система будет внедрена и запущена, ClickUp-куратор сосредоточится на четырех периодических задачах — ежедневных, еженедельных, месячных и квартальных.

1. Ежедневные и еженедельные задачи сосредоточены на анализе действий пользователей и занесении данных в ClickUp.
2. Месячный и квартальны анализ направлена на разборе достигнутых результатах.

Все эти задачи нужны, чтобы научиться принимать более эффективные бизнес-решения на основе собранных из ClickUp.

1. Ежедневная выборочная проверка

Соблюдают ли люди правила взаимодействия, которые мы совместно сформировали и установили?

Если нет, – надо связываться с конкретными членами команды и привлечь их к ответственности.

Поддержка команды.

«Я заметил, что ты не трекаешь время по своим задачам. Давай может помогу вспомнить как это делать?»

Привлечение к ответственности.

«Я заметил, что ты не трекаешь время по своим задачам. Ты же знаешь, как это делать и просто решил сэкономить время на этом, верно? Так не пойдёт».

2. Еженедельный анализ

Тут мы в основном концентрируемся на тенденциях в планировании и управлении проектами.

1. Что из тенденций повторяться и нужно ли это обсудить с кем-то ещё?
2. Или: этот товарищ перегружен, и хорошо бы подумать о перераспределении нагрузки.

3. Ежемесячный и квартальный анализ

Ежемесячно ClickUp-куратор оценивает прибыльность по клиентам, проектам, отделам, услугам и т. д.

При этом собираются все еженедельные отчеты, фиксируются общие тематики, формируются выводы, которые дальше уходят вместе с идеями и предложениями руководству.

После чего эти данные обязательно должны быть проанализированы руководством.

1. Занесение данных
2. Формирование отчетности
3. Анализ тенденций
4. Формирование идей
5. Предложения по улучшению и внесение рацпредложений
6. Составление планов
7. Оптимизация системы
8. Расширение возможностей команды…
9. Повторение

Дополнительная работа для ClickUp-кураторов

По мере того как ClickUp-куратор делает выборочные проверки, формирует сводки и отчеты, он также должен:

Управлять вовлечением пользователей

ClickUp-куратор поощряет, обучает, исправляет, а также инструктирует команду по вопросам взаимодействия с системой.

Мониторинг системы

Использование сконфигурированных представлений или информационных панелей (dashboard’ов) для:

1. Понимания того, что все задачи находятся на своих местах
2. Задачи создаются по шаблонам, а не хаотично/вручную.
3. Специальные задачи, созданные не из шаблонов, создаются с правильными настраиваемыми полями.
4. Работа привязана к бюджету и т. д.

Обслуживание системы

Во время мониторинга системы ClickUp-куратор:

1. Вносит корректировки в систему, а потом информирует и обучает этому команду.
2. Взаимодействует с конкретными членами команды, которые не соблюдают правила коммуникаций.

Общая база знаний

ClickUpClickUp-куратором будет человек, который лучше всех разбирается в ClickUp, понимает общую функциональность и знает, как и где получить ответы. Это будут люди, к которым другие обращаются с вопросами по работе ClickUp.

Они будут в курсе обновлений ClickUpdates, улучшений платформы и случайных изменений.

Они любопытны, заинтересованы и всегда видят, где можно улучшить систему.

Как найти хорошего ClickUp-куратора?

Составить четкое описание позиции

Это рекламная презентация, позволяющая привлечь к вам высококвалифицированных кандидатов. Продайте свою компанию и продайте эту интересную роль.

Не забудьте включить информацию:

1. Каково работать в вашем агентстве (добавьте личное видео в описание вакансии)
2. Влияние, которое роль окажет на компанию в целом
3. как ClickUp-куратор будет влиять на удовлетворенность сотрудников, удержание клиентов, доход и прибыль

У них должен быть существенных опыт в проектном управлении, при этом описание вакансии должно включать опыт работы с ClickUp. Лучше найти того, кто:

1. Имеет опыт работы с платформой
2. Принимал участие во внедрении
3. Есть опыт обучения других работе с платформой

Процесс интервью

Когда уже есть группа кандидатов и вы готовы начать собеседование, лучше всего первым делом проверить их навыки и понять, как они мыслят.

Дайте такое задание: попросите задокументировать процесс, который они используют в своей реальной жизни, и пусть научат вас тому, как они это делают.

Во время этого упражнения обратите внимание на две вещи:

1. Как они общаются и учат своему процессу?
2. Насколько детализированной они погружаются в процесс? Учитывают ли сроки выполнения, оценки времени, зависимости и т. д.?

ClickUp-куратор можно нанять, – это неплохая идея

Каждому агентству с платформой управления проектами нужен внутренний куратор. Эти люди как клей, который крепко держит все детали конструкции вместе.

Нужна помощь в выборе и внедрении программного обеспечения для управления проектами?

Будем рады пообщаться и помочь подобрать то, что подходит в вашем случае. Можно заказать звонок здесь, — поговорить с нашей командой экспертов, которые поделиться своим опытам по оптимизации процессов и управлению проектами.

Мы также подготовили для вас подробное руководство по внедрению ClickUp в агентстве, а также видео-демонстрацию основных возможностей.