Bitrix, Trello, Asana: не статья-обзор, а личный опыт поиска дешевого и удобного планера

Мы оплачивали пакет Битрикса, пока не поняли, что пользуемся 3 функциями. Пришло время что-то менять, и команда SUPPORT отправилась на поиски задачника.

Для чего команде задачник?

Команда агентства полностью удаленная, направлений работы и проектов много, поэтому управляющему менеджеру сложно отслеживать все процессы одновременно, если они оформлены в разных таблицах и документах.

Единое рабочее пространство в интернете — это как виртуальный офис. Там мы можем оставить важную информацию для тех, кому нужно будет оперативно погрузиться в проект или задачу. А еще это понятная база знаний для адаптации новых членов команды.

Какие критерии были важны для нас:

1. Удобный интерфейс на русском языке, простота входа и интеграции. В команде есть подрядчики, которые не работают инхаус, но имеют отношения к определенным проектам. Каждый из них должен иметь доступ к задачам внутри планировщика. Поэтому возможность быстрого добавления и удаления пользователей, а также лаконичный дизайн и функционал — важные поинты, повлиявшие на наш выбор.

1. Доступная стоимость. Нам нужен был планер с комфортной ценой, чтобы его не хотелось отключить, чтобы сэкономить. Поэтому популярные системы — Jira, Asana — нам не подошли.
2. Возможность бесплатного теста. Нам хотелось протестировать платформу, прежде чем оплачивать доступ для команды. Поэтому мы искали планер с бесплатным периодом.
3. Возможность хранения документов. Нам важно собирать базу знаний и информацию по проектам в одном месте, и чтобы при этом все было разложено по папкам.
4. Наличие статистики результативности команды. Конечно, наш идеальный формат — отслеживание метрик каждого члена команды индивидуально.

Bitrix умер, да здравствует поиск нового места

В декабре прошлого года мы обнаружили, что наша подписка на Bitrix заканчивается, а из всех функций платформы команда пользовалась только задачником — поэтому продление показалось дорогим.

В это же время мы тестировали Trello для одного проекта. Команда была небольшой, 4 человека, но даже тогда функций бесплатной версии нам не хватало, а платная все еще не закрывала все потребности.

С увеличением количества проектов навигация в Trello становится все сложнее: интерфейс быстро загромождается, поиск нужной доски занимает много времени. В базовом функционале отсутствует расчет времени на задачи, а классификация карточек ограничена. Кроме того, функционал Trello ограничен для пользователей из России.

Trello хорош для ведения краткосрочных проектов с маленькими командами, но в качестве полноценного офиса, к сожалению, нам не подошел.

P.s.: Ничего плохого про Bitrix и Trello сказать не можем, нам просто не подошел формат приложений (функции и их цена).

Platroom или WEEK

Platroom — целая система для построения команд. Именно то, что мы искали — и база знаний, и задачник, и персональный трекер метрик, возможность построить древо команды — оргсхему.

«Внедрение этого инструмента помогло бы структурировать все проекты и работу агентства целиком. Но для нас важно попробовать тестово приложение, чтобы всей команде и тим-лидам было удобно в нем работать. Platroom не дал нам такой возможности, бесплатная версия очень ограничена – рассчитана на одного пользователя», – Константин Снегов, основатель и генеральный директор SUPPORT.

Поиски продолжились. Задачников, как оказалось, видимо-невидимо, в том числе и отечественных. Но нас судьба (поисковик) привела в WEEK – там мы и остались.

Почему мы остановились на WEEK: плюсы и минусы платформы

WEEK дал нам возможность протестировать все функции. Бесплатная версия пускала 5 человек и разрешала создать достаточное количество досок и проектов, а также сразу завести базу знаний. При этом доступ не был ограничен по времени, что стало решающим фактором. Мы начали тестировать функции, привязались и не захотели уходить.

Что нам предложила платформа?

Если честно, мы так и не используем большинство функций, которые предлагает планер. Но все, что мы описали в запросах – нашли в приложении.

1. Удобный задачник с канбан-досками, разделением по проектам, возможностью назначить ответственных, распланировать этапы, зафиксировать дату, время, важность и приоритет. Каждый член команды может увидеть общие доски, а если не хочет погружаться в чужие проекты, то ему будет достаточно персонального планера с личными тасками.
2. База знаний, куда можно выгрузить любые файлы и структурировать их по темам и подтемам. Также можно настроить доступ – закрыть или открыть разделы.
3. Интерфейс понятный и простой: напоминает стандартные задачники, например, тот же Trello. Все нативно понятно, в планерелегко разобраться без длительного погружения.
4. Доступная цена.

Минусы есть, но их не так уж и много:

1. Постоянные уведомления о том, что сервис (читай – страницу) надо обновить. Могут приходить по несколько раз в день, что иногда режет глаз в процессе работы.
2. Набор текста при открытии новой задачи иногда может «лагать»: буквы пропечатываются с отставанием, что может замедлять «раздачу» ТЗ. Лечится обновлением страницы.
3. Сортировка родительских задач или подзадач частенько происходит криво, без четкой логики.
4. Список досок скрыть нельзя: это может быть недостатком для тех, кто работает за маленьким экраном.
5. Кастомизации нет: пока что, интерфейс WEEK для всех выглядит одинаково.
6. Не самая расторопная и эффективная служба поддержки.

Как мы планируем задачи в WEEK

Наша система простая и подойдет для любой небольшой команды до 20 человек с 10-15 проектами.

У каждого нашего клиента есть свой “проект” внутри приложения. Там мы создаем доски с главными направлениями работы, например: копирайтинг, дизайн, реклама, организационные задачи.

Мы также храним информацию по проекту на отдельной доске.

У каждой доски есть столбцы. Нам удобно работать с канбан-досками, чтобы любой менеджер мог быстро сориентироваться в выполненных задачах. Классическая структура: задачи на выполнение, задачи в работе, выполненные задачи.

Для аутсорс-сотрудников мы создали отдельные проекты, в них менеджеры ставят задачи для конкретного человека. Так внештатным специалистам не приходится разбираться в длительных процессах и отделять собственные задачи от чужих.

WEEK – проект-стартап, он продолжает развиваться и делает это вместе со своими пользователями – нам это откликается. Почему бы не дать шанс тем, кто только начал свой путь? Тем более, если функционал и возможности покрывают наши запросы.