Always fresh: решение проблем актуальности данных

В наш век цифровых технологий и тотальной автоматизации понятие «База данных» уже давно перекочевало из лексикона ИТ-шников во все остальные сферы. Любая более-менее крупная и солидная компания сегодня ведет различные базы данных – по клиентам, по сотрудникам, по товарам, по поставщикам, по посредникам, по подрядчикам, и так далее, и так далее.

Появились свои базы данных и у маркетологов. Одни из них содержат информацию по клиентам и сделкам и нужны для работы CRM-систем, в других собраны различные медиа-данные (фото, видео, рекламные макеты, презентации), и используются они в работе MRM-систем.

И есть проблема, которая актуальна для любой базы данных – независимо от того, где и кем она используется, и какую информацию содержит. Это проблема актуальности самих данных. Ведь мало просто поместить данные в базу. Нужно постоянно корректировать их, дополнять, удалять устаревшие материалы. Как можно автоматизировать этот процесс, чтобы свести к минимуму «человеческий фактор»?

Сегодня мы хотим поделиться тем опытом решения подобных проблем, который накоплен в BrandMaker.

1. Система согласования загружаемых в базу материалов.

С этим все просто. Загрузить материал в базу может любой пользователь, обладающий соответствующими правами. Однако для того, чтобы этот материал стал доступен всем пользователям базы для просмотра и скачивания, необходимо, чтобы его сначала согласовал соответствующий модератор.

Эта функция базы данных легко подстраивается под существующие в компании схемы согласования материалов – например, рекламный макет должен пройти согласование у юридического отдела, у маркетологов и у заказывающего подразделения. Пока представители всех трех отделов не поставят свой «Approve» на этом файле в системе – он просто не будет виден остальным пользователям.

2. Установление сроков использования материалов.

Часть материалов, используемых маркетологами, заведомо склонна к устареванию через некий промежуток времени. К примеру, рекламные материалы, сделанные специально к какой-либо акции. Поэтому в системе для файлов предусмотрен такой параметр как «Срок использования». После истечения этого срока файл помещается в архив, и не отображается при поиске, просмотре, сортировке материалов своего раздела. Лицензию в любой момент можно продлить, «достав» файл из архива и подкорректировав даты.

3. Исключение дублирования материалов

Очень легко запутаться, когда в общую базу вносится сразу несколько версий одного и того же файла под разными названиями. Поэтому желательно, чтобы система пресекала это уже на этапе загрузки материалов, анализируя каждый файл не по названию, а по содержимому. Так это происходит, например, в модуле BrandMaker Медиа Ресурсы.

4. Хранение всех версий файла

Бывают ситуации, когда необходимо хранить несколько версий одного и того же файла – например, в ходе разработки рекламного макета. Например, в макет последовательно вносятся различные изменения, и нужно видеть общий ход этих изменений и иметь возможность в любой момент вернуться к одному из более ранних вариантов. Чтобы облегчить работу с такими группами файлов, в BrandMaker они хранятся как единый объект – файл с «историей изменений».

5. Автоматическая конвертация файлов в нужный формат.

Еще одна распространенная ситуация – файл (например, тот же рекламный макет) был помещен в общую базу материалов в нескольких форматах – например, исходники в .indd, превью-файлы в .jpeg, и различные версии, пригодные для распечатки – скажем, .pdf или .tiff. Затем материал был подкорректирован, но изменения внесли не во все его форматы. В итоге мы имеем исходники актуальной версии, а часть конечных файлов – например, .pdf - остаются устаревшими. И хорошо, если эти нестыковки вовремя обнаружатся.

В BrandMaker таких проблем не возникает, потому что большинство файлов хранится на сервере в каком-то одном исходном формате, и конвертируется в другие непосредственно при скачивании. Скажем, файлы с графикой хранятся сразу в исходниках, и сервер сам генерирует превью для предпросмотра в браузере, конвертирует файл в нужный формат при скачивании. При этом исходный файл всегда можно просмотреть прямо в браузере, без использования специальных программ.

6. Установление взаимосвязей между материалами.

Еще одна ситуация, ведущая к потере актуальности некоторых материалов, причем потере, которую трудно отследить.

Скажем, у вас есть некая иллюстрации товара, которую вы используете в своих каталогах, на сайте, на плакатах и т.п. Вы решили сменить эту иллюстрацию. Это сразу приводит к «эффекту домино» - ведь теперь нужно отыскать все материалы, где эта иллюстрация используется, и внести соответствующие изменения. В системе BrandMaker есть возможность сделать это автоматически. Более подробно о решении этой проблемы мы писали в одной из наших прошлых публикаций – Как победить эффект домино?

7. Использование системы оповещений

Внутренняя система оповещений решает очень широкий спектр задач, и в том числе может помочь в поддержании актуальности материалов – за счет уведомлений о загрузке новых версий файлов, напоминаний об истечении срока действия того или иного материала, и так далее.

Это основной набор инструментов для актуализации материалов в медиапуле BrandMaker. Очевидно, похожие механизмы и принципы могут применяться и в других решениях.

© BrandMaker Russia http://www.brandmaker.com/ru/