Maslov:agency (ранее Ketchum) — независимое коммуникационное агентство полного цикла. В штате более 80 человек, из них 85% — консультанты различных уровней в PR, GR, диджитал, внутрикоме, контенте и других областях. Maslov:agency использует Timetta не только для учёта рабочего времени, но и для планирования и оценки эффективности проектов. Все эти данные формируют и общую управленческую отчётность фирмы. Какие данные помогает собирать Timetta и как с их помощью можно повысить эффективность управления в консалтинге, представители агентства рассказали Sostav.
Как устроена оценка эффективности бизнеса в maslov:agency
В агентстве выстроена проектная модель управления по принципу паритетного лидерства — dual leadership. Это собственная разработка maslov:agency. У клиента два директора: клиентский и проектный партнёры. Первый отвечает за рост и развитие проекта, решение бизнес-задач, поиск релевантной экспертизы и расширение возможностей для репутации клиента. Проектный партнёр отвечает за рост и развитие команды, за реализацию предложенных решений.
Каждая команда — как маленькое агентство со своей структурой. Для оценки эффективности деятельности на уровне проекта, проектного кластера или всего агентства используются показатели, которые делятся на две группы: «материальные» и «нематериальные».
К «нематериальным» KPI относятся такие показатели как:
- вовлечённость сотрудников;
- уровень удовлетворённости;
- лояльность, мотивация и эмоциональное состояние.
К «материальным» KPI относятся:
- рентабельность;
- часы переработок;
- уровень утилизации персонала и так далее.
Почти все эти показатели строятся на основе данных учёта рабочего времени. Указанные группы KPI имеют равный приоритет: без вовлечённости сотрудников не будет финансовых результатов. Но если первую группу KPI отслеживать относительно просто, то для сбора и анализа «материальных» показателей приходится строить целостную систему сбора и анализа данных.
Когда время — главный ресурс: о специфике рынка профессиональных услуг
Для расчёта себестоимости услуг в консалтинге используют почасовую ставку оплаты труда: стоимость часа работы специалиста умножают на количество часов, которые он проработает на проекте. Количество часов определяется исходя из опыта и знания бизнес-процессов.
Екатерина Оверко, управляющий партнёр maslov:agency:
Мы всегда ищем самые быстрые пути достижения цели, чтобы в том числе ответить коммерческим ожиданиям клиента, к тому же бюджеты у нас преимущественно фиксированные. В таких условиях тщательность планирования и точная фиксации потраченного времени уже не прихоть, а необходимость для контроля безубыточности.
Почему выстроить информативную систему учета рабочего времени — непростая задача?
С диверсификацией портфеля проектов, ещё в бытность принадлежности к сети Ketchum, встал вопрос о поиске решения для учёта рабочего времени, которое было бы информативным по комплексной аналитике. Ещё агентству была важна возможность планирования ресурсов и ведения управленческой отчётности по стандарту US GAAP.
Екатерина Оверко, управляющий партнёр maslov:agency:
Когда в компании 120 человек, как это было в 2019 году, когда мы внедряли Timetta, когда разброс сроков проектов составляет от 12 месяцев до двух недель, когда численность команд варьируется от трёх человек до 15, когда нужна постоянная мотивация для заполнения таймшитов, требуется уже комплексная система автоматизации.
Почему maslov:agency остановило свой выбор на Timetta
«Timetta — это российская разработка, все данные локализованы, а решение идеально подходит для консалтинга. Система использует хорошо знакомый консультантам язык: себестоимость часа, процент утилизации сотрудников, фиксированная стоимость проекта и так далее. Ещё Timetta подкупила тем, что в ней были сразу заложены функциональные возможности для планирования ресурсов проекта», — рассказывают представители агентства.
Планирование ресурсов проекта в Timetta
Процесс планирования в Timetta насчитывает порядка девяти шагов. Менеджер проекта указывает почасовую ставку оплаты труда, а затем планирует работы и ресурсы.
Для удобства работы в системе реализована диаграмма Ганта, ресурсные календари, графики бронирования часов сотрудников и другие инструменты планирования, которые знакомы большинству менеджеров проектов.
Отслеживание плановых и фактических показателей по экономике проекта в Timetta
Timetta позволяет быстро улучшить контроль расходов и осуществлять мониторинг рентабельности проектов за счёт интегрированных инструментов учёта и анализа рабочего времени.
Timetta умеет собирать данные не только из таймшитов, но и из заявок на затраты, а также помогает контролировать процесс оплаты счетов от клиентов. Все данные по фактическим затратам и выручке автоматически попадают в P&L-отчёт.
Как устроена управленческая отчетность в maslov:agency после внедрения Timetta
Из Timetta приходит до 90% данных, которые затем попадают в Power BI для составления финальной управленческой отчётности по «материальным» KPI. В отчётность входят, например, следующие показатели:
- текущая средняя рентабельность по агентству;
- показатели по выполнению финансового плана;
- отдельные финансовые показатели по клиентам и проектам;
- рентабельность по кластерам проектов;
- данные по типам и источникам выручки;
- текущая численность сотрудников агентства и коммерческой полезности;
- данные по видам работ, на которые списывается время;
- количество незаполненных таймшитов;
Как внедрение Timetta отразилось на работе maslov:agency
Внедрение Timetta помогло maslov:agency отслеживать рентабельность проектов в моменте. Теперь агентству проще реагировать на изменение себестоимости проектов во время их реализации: можно обнаружить отклонение от запланированного бюджета и вовремя внести коррективы в работу, чтобы не терять прибыль. Но использование Timetta принесло и другие, «нематериальные» результаты.
Увеличилась вовлечённость сотрудников в обсуждение своей загрузки. Это произошло потому, что благодаря таймшитам у них есть возможность предметно обсуждать свою работу с руководством и быть уверенными, что они могут направить максимум своего времени на то, что интересно и важно в развитии конкретно для них.
Компания теперь может более прозрачно обсуждать с клиентами трудозатраты на выполнение различных работ по проекту и более эффективно управлять бюджетами на благо и цели проекта. Так, вместе с клиентом можно, например, отказаться от отчётности ради отчётности и сосредоточить усилия на более действенных блоках работы.
«Нематериальные результаты едва ли не важнее для нас, чем-то, для чего была создана Timetta — отслеживать рентабельность проектов. Мы верим, что отношения важнее связей. Удивительно, но программа учёта рабочего времени — когда она для людей, а не в целях контроля против них — может стать надёжным проводником в более крепкие и доверительные отношения как с сотрудниками, так и с клиентами», — поделились представители maslov:agency.
Попробовать все возможности Timetta можно во время бесплатного пробного периода.