Планирование. Избавляемся от лишнего в списке задач
Если вы уже умеете выгружать из головы список дел, чтобы высвободить в ней пространство для размышления, то пора двигаться дальше. Начнем разгребать завалы вокруг нас. Об этом расскажет специалист по продуктивности и джедай нашего времени — Максим Дорофеев.
Привычка собирать нужное
Если при помощи спусковых крючков вы научились выгружать из своей памяти дела, то уже почувствовали некоторое облегчение. Иногда, конечно, люди после этого начинают ощущать беспокойство. Как правило это происходит из-за того, что рабочая память способна удержать максимум десяток важных дел.
Любые новые важные дела, проникающие в рабочую память, затирали за собой предыдущие, а тут спусковые крючки помогли вспомнить извлечь много хорошо забытого старого. И вдруг оказалось, что срочных дел куда больше и многие из них уже просрочены. Тем не менее, какими бы не были ваши ощущения, я надеюсь, вы поняли, что вы на правильном пути и надо двигаться дальше.
Продолжаем экономить мышление
Надеюсь, вы знаете одну важную мысль — если вы работник умственного труда, то скорее всего времени у вас достаточно и вашу продуктивность ограничивает что-то другое. Это – запас мышления, оно же – мыслетопливо. Сейчас мы продолжим движение на пути к экономии мышления.
У нашего мозга есть еще одна неприятная особенность, которую нужно иметь в виду – процесс мышления (читай, растраты этого драгоценного ресурса) может запуститься без вашего на то согласия. Достаточно просто запнуться взглядом о незакрытую вкладку в браузере, документ на рабочем столе, всплывшее уведомление о новом сообщении, и как понеслось. Все наше внимание перескакивает туда, мозг запускает процесс размышлений о том, что же надо с этим сделать. Потом он напрягается и начинает вспоминать, почему этого нельзя сделать прямо сейчас, и под конец вы осознаете, что вообще-то собирались делать совсем не это…
Запущенный процесс мышления, расходует определенное количество мыслетоплива и… результат этой затраты мыслетоплива просто оказывается выкинутым в помойку. Не верите? Понаблюдайте за собой, через 20 минут, когда вы опять «запнетесь» взглядом о ту же самую вкладку и опять продумать ту же самую цепочку мыслей практически как в первый раз.
Знакомо? Если да, то у меня для вас опять хорошая новость – у вас все еще есть хороший потенциал для повышения вашей продуктивности! И что же надо делать? Все эти разбросанные словно в каком-то квесте подсказки о срочных делах надо собрать в одну большую кучу, обработать и больше не разбрасывать.
Сбор всего в одну кучу
Вспомните, где у вас находятся все ваши узелки на память и подсказки о ваших делах, которые нужно сделать? Как правило, это могут быть:
- Блокнотик или ежедневник
- Холодильник на кухне
- Стикеры на мониторе
- Бумаги в тумбочке или на рабочем столе
- Документы на рабочем столе компьютера (часто с «говорящими» названиями типа Untitled.txt или 11111.txt)
- Незакрытые вкладки в браузере или окна приложений
- Непрочтенные (или что еще хуже – отмеченные непрочтенными) электронные письма
- Список не отвеченных звонков и/или сообщений
Все то, что как-то намекает вам о делах, которые надо будет когда-то сделать или что просто «вдруг пригодится» – называется обобщенным входящим. А то место, в котором хранятся старые или материализуются новые обобщенные входящие, мы будем называть обобщенными инбоксами.
Для нашего удобства нам необходимо свести число обобщенных инбоксов к минимуму. В идеале к 2-3. В качестве инбокса для всего электронного или того, что может с легкость быть переведено в электронный формат лучше использовать свою любимую почту рабочую или личную — без разницы. Тут важно лишь, что удобнее вам и что меньше всего нервирует вашу службу безопасности на работе.
В качестве упражнения сделайте вот что:
- Потратьте 5 минут и напишите на листке бумаге все ваши обобщенные инбоксы
- Потратьте еще 10 минут, и начните сгребать в одну кучу содержимое из всех инбоксов.
Сгребать можно по-разному. Можно, например, взять лист А4 и создать реестр обобщенных входящих:
Если вам удобнее, можно это делать не на листе бумаги, а по каждому обобщенному входящему отправлять самому себе письмо. Так или иначе, большую часть рабочего времени мы проводим за компьютером, нам будет удобнее в нем и вести список входящих.
Сейчас мы не составляем список задач, но если вы увидели, что за каким-то входящим скрывается дело, перед тем как записать его в список дел, обязательно его нужно правильно переформуировать. Но в общем случае за входящим далеко не всегда скрывается одно конкретное дело, поэтому сейчас прежде всего нам нужно просто перечислить все то, что «лежит не на своем месте», чтобы потом все это методично обработать. Но сейчас имеет смысл остановиться на одной не менее важной теме: как больше не разбрасывать.
Сбор как привычка
В будущем одним из необходимых для нас навыком будет навык сбора всего потенциально полезного. При этом здесь важным является умение быстро и не погружаясь в детали понять: оно может нам пригодится в будущем или нет? И если есть хоть какие-то сомнения, лучше перестраховаться и собрать.
На этапе сбора мы даже близко не пытаемся оценить необходимость или ценность того, что мы собираем.
Это как основное правило мозгового штурма – генерируем идеи отдельно от их оценки. Сначала мы соберем все, что может нам пригодиться, а потом будем разбираться нужно ли оно нам.
Привыкайте тут же складывать все потенциально полезное в ваш инбокс, если, конечно, не готовы прямо в этот момент начать с этим разбираться. Это в большей части относится к идеям, возникающим в нашей голове. Из-за особенностей нашей рабочей памяти в большинстве случаев у нас есть 20-40 секунд, чтобы что-то сделать с идеей, появившейся в сознании. Через это время наше внимание переключится на какой-то другой объект и с очень хорошей вероятностью идея будет потеряна.
Конечно, мы можем приложить усилия к тому, чтобы не позволить вниманию переключиться на что-то другое, но это будет стоить вам большого количества мыслетоплива и все равно вы не сможете силой воли удерживать внимание на чем-либо одном. Не верите? Попробуйте, хотя бы 2 минуты посидеть с закрытыми глазами, концентрируясь на вашем дыхании, чтобы при этом внимание не перескочило на какую-нибудь мысль. Получилось?
Поверьте, для подобных мыслей лучше выработать привычку немедленно их фиксировать и складывать в свой инбокс для последующей обработки. Самое простое средство – отправлять мысль самому себе по электронной почте или в личку. Понятно, что при помощи смартфона не всегда удобно вводить много текста и детально описывать идею, но вы можете воспользоваться функцией голосового ввода. И пусть, алгоритмы распознавания речи пока еще далеки от совершенства, но они способны распознать большую часть текста правильно. Даже если где-то он и ошибется, все равно полученный текст позволит позже вам восстановить идею в голове в тот момент, когда вы будете готовы ее обработать.
Точно так же, надо обращаться не только с мыслями, но и с любыми вещами, требующими от вас какого-либо решения – все собирать в одну кучу. Скорее всего, у вас уже есть опыт ведения всякого рода списков и не исключено, что не самый успешный. Самый главный момент - если мы что-то куда-то записываем, то мы это потом обязательно оттуда считываем.