Текущая ситуация поставила под угрозу все ивенты: кто-то решил перенести их «на потом», а некоторые мероприятия и вовсе отменяются. Но не IDRF. О том, как удалось перевести крупное и значимое для индустрии мероприятие в онлайн, рассказала команда 
Eventum Premo .
Еще за месяц до мероприятия, когда мы планировали проводить форум на стыке офлайн и онлайн, не был введен жесткий карантин. Меры безопасности усиливались, и в итоге мы полностью переключились в онлайн. Это был наш первый опыт проведения масштабного digital-мероприятия, и сейчас мы хотим рассказать, что из этого получилось.
IDRF — это ежегодный офлайн-форум, посвященный e-commerce. В этом году участники вместе со спикерами обсуждали основные изменения рынка онлайн-ритейла, изучали кейсы топовых маркетплейсов (OZON, «Яндекс.Маркет», Wildberries и др.) и обсуждали, как работать в новой реальности.
Юрий Шишкин, основатель 24TTL:
Мы решили не переносить форум, потому что на нашем рынке прямо сейчас происходят мощнейшие изменения. Онлайн-ритейл и e-commerce в целом — это одна из немногих сфер экономики, которая показывает рост. Происходит рост пользователей на торговых площадках — маркетплейсах: пришли покупатели, которые раньше в онлайне не покупали. Также в отдельных категориях наблюдается рост количества мерчантов-продавцов в десятикратном размере. В этой ситуации мы просто не могли отменить конференцию, формат уже был не важен.
Юлия Удовенко, директор по бизнес-консалтингу Publicis Groupe:
Я бы отметила участие экспертов из других стран, которых сложно заполучить на офлайн-конференции. Например, мы еще в прошлом году планировали приезд Джейсона Голдберга на нашу конференцию, но не успели сделать визу, а для Zoom виза не нужна, и единственная сложность — это необходимость для спикера с другого континента встать в пять утра! Также лично мне очень понравился формат Zoom-переговорок, где можно было пообщаться со спикерами лично и задать вопросы. Иногда там были дискуссии даже более интересные, чем в основном потоке, но, к сожалению, там было мало участников — думаю, потому что формат новый не только для спикеров, но и для слушателей.
Преимущества мероприятий в онлайн-формате
- Вне зависимости от того, кем является участник форума, он сможет поучаствовать в конференции где угодно, хоть на острове. Единственное условие — стабильный интернет, который есть уже практически везде.
- Онлайн-формат позволяет сделать мероприятие еще масштабнее и увеличить количество участников в несколько раз.
- В онлайн было гораздо проще привлечь зарубежных спикеров: не нужно было согласовывать даты, организовывать приезд спикера и решать миграционные вопросы — достаточно было веб-камеры и интернета.
- Комментаторы потоков могут удерживать внимание зрителей, вовлекать и делать просмотр более атмосферным.
Мероприятие было успешно проведено на Zeen — нашей платформе для online-мероприятий.
Почему именно Zeen?
- кастомизация интерфейса и функционала платформы;
- множество инструментов для работы и удержания внимания аудитории: возможности проведения голосований, опросы, постинг цитат из речи спикеров, комментаторы для вовлечения зрителей в диалог.
Юрий Шишкин, основатель 24TTL:
Мы изучили много решений из числа существующих на начало марта под наши задачи (пять потоков, удобная навигация по архиву, возможность кастомизации), но не нашли ни одного. Счастливый случай, что Павел Телитченко оказался соседом по WeWork и рассказал о новом продукте совместно с Eventum Premo — Zeen. Философия Zeen — гибкие настройки под масштабные мероприятия — полностью удовлетворяла нашим потребностям.
Подготовка
Технически было непросто объединить на одной платформе более 60 спикеров. Мы уделили этому большое количество времени: обеспечили всех набором для трансляции — брендированным фоном, веб-камерой и светом, некоторым доставляли адаптеры для использования проводного интернета и получения более устойчивого соединения.
В сотрудничестве с бюро «Глагол» была проведена подготовка спикеров с учетом специфики выступления перед онлайн-аудиторией: серия мастер-классов о том, как не растеряться во время презентации и уметь объяснять, убеждать и вдохновлять.
Следующая сложность — это интернет-соединение у спикеров и модераторов. Даже тесты накануне не смогли дать гарантию хорошей картинки в день мероприятия, потому что домашнее соединение, к сожалению, нестабильно и может «плавать» в зависимости от общей нагрузки на провайдера.
Для исключения форс-мажоров каждый перед выходом в эфир сначала подключался к нашей виртуальной пультовой, где мы могли отследить его скорость интернета и качество соединения. Иногда оказывалось, что даже при высокоскоростном Wi-Fi картинка может иметь плохое качество, из-за чего требовалось проводное соединение.
Мероприятие
Конечно, разрабатывая это мероприятие, мы понимали, что опыт пользователя в онлайн — это не просто трансформированный опыт из офлайн. Это принципиально новый опыт, и поэтому тут важно уделить внимание психологии и потребностям пользователя: сделать так, чтобы участник получил качественный контент и не переключился на что-то другое, получил возможность общения со спикерами и другими участниками. Поэтому мы тщательно проработали этот блок вовлечения и добавили много активностей для удержания внимания гостя, чтобы если он и отвлекался, то на наш же контент.
Мы одновременно вели пять потоков, словно это были разные конференц-залы с выступлениями спикеров, воркшопами, питчинг-сессиями старапов и панельными дискуссиями. Во время конференции любой участник мог ознакомиться с программой и поставить напоминание о начале интересующего его выступления.
Для каждого спикера мы сделали профайл, чтобы можно было получше узнать его бэкграунд, опыт работы и ознакомиться с его текущими публикациями и выступлениями. Все выступления сопровождались текстовыми комментариями, которые вовлекали аудиторию в диалог и удерживали ее внимание к мероприятию. Также мы внедрили онлайн-тесты и виртуальный пресс-волл.
VIP-участники могли присоединиться в Zoom-лаунжи со спикерами и партнерами мероприятия и лично обсудить все самые актуальные вопросы онлайн-ритейла, а после окончания форума всех участников пригласили на афтепати. В онлайн-барах была проведена партнерская интеграция Pernod Ricard: мастер-классы от бренд-амбассадоров, розыгрыш призов и выступление диджея.
Самый большой вопрос при проведении крупного мероприятия в онлайн — сможет ли платформа выдержать большой наплыв пользователей. Для того, чтобы обеспечить стабильность работы платформы, мы проводили нагрузочные и функциональные тестирования, и все прошло гладко.
Юрий Шишкин, основатель 24TTL:
Мероприятие оставило четкое послевкусие крупного офлайнового форума масштабностью подготовки и координацией 60+ спикеров, пяти потоков, конкурса стартапов, премии и вечеринки. И, как я уже говорил, формат отошёл на второй план. То, что дал онлайн, — это прозрачные метрики по качеству контента и интересу аудитории; также мы сильно расширили аудиторию с планируемых тысячи до семи тыс.
Юлия Удовенко, директор по бизнес-консалтингу Publicis Groupe:
Я думаю, что формат точно приживется, но, скорее всего, эволюционирует — например, в гибридную модель, где будут совмещаться преимущества офлайна и онлайна. Безусловное преимущество и главный мотиватор офлайн-мероприятий — нетворкинг, который для многих является даже более сильным мотиватором, чем контент. А вот в онлайн-формате главное — контент и интерактив. Совмещение этих функций, когда можно и присутствовать физически, и получить доступ к онлайн-сессиям спикеров (в том числе из других стран), будет интересно и перспективно. Я думаю, что в 2020 году мы будем жить в формате онлайн-конференций, так как снятие карантина все равно подразумевает длительные ограничения на массовые собрания более 50 человек, а затем уже выработается привычка в новому формату.
Итоги IDRF 2020 в цифрах
Нам удалось:
- вовлечь семь тыс. участников из двух тыс. компаний;
- привлечь 61 спикера из четырех стран;
- услышать 28 стартапов;
- вручить девять наград E-Retail Tech Award;
- получить более 265 тыс. просмотров стрима мероприятия VK.
Для себя мы поняли, что в онлайн-мероприятиях реально работают следующие инструменты:
- возможность задать вопрос спикеру;
- возможность перемотки эфира в любое место;
- возможность сразу «подружиться» со спикерами в соцсетях;
- развлекательный контент, даже на деловом мероприятии;
- возможность «апгрейдить» билет прямо во время мероприятия для расширения функционала и получения дополнительных привилегий;
- онлайн-бары и другие возможности для нетворкинга.
Юрий Шишкин, основатель 24TTL:
Ситуация, в которой мы оказались, ускорила все процессы, которые раньше называли digital-трансформацией. Теперь это новая нормальность, в которой бизнес-мероприятия проходят в онлайне. Их станет еще больше, чем мы видим сейчас, но главное — они станут качественнее и технологически, и по контенту, адаптированному к лайв-стримам, да и в целом по организации. Мне радостно, что мы оказались одними из первых, кто рискнул провести крупную конференцию в онлайне и, судя по фидбеку гостей и спикеров, сделали это на высоком уровне.
Спасибо коллегам из Eventum Premo за их огромный вклад в подготовку! Сразу чувствуются опыт масштабных офлайн-инвентов, элементы которых нам удалось перенести в онлайн. Спасибо Zeen — она была на высоте!